[팀워크·협업]워크로드 계획으로 스마트하게 업무해보세요

2023-07-17
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이번주에는 처리해야 할 업무가 넘쳐났지만, 다음 주에는 할 일이 없어 의미 없이 인터넷을 서핑한 경험은 누구나 한 번쯤 해보셨을 겁니다. 여러분과 여러분의 팀이 매주 일관성 있게 일할 수 있다면 훨씬 더 낫지 않을까요? 더 이상 업무를 몰아서 하지 않아도 될 것입니다. 각자의 역량을 최대한 발휘할 수 있는 업무량을 안다면 더할 나위 없을 것입니다.


여러분의 팀과 조직이 이러한 균형을 이룰 수 있도록 도와주는 개념인 워크로드 계획에 대해 소개해 드리겠습니다. 이번 포스팅에서는 성공적인 워크로드 계획의 프로세스를 단계별로 안내해 드립니다. 그런 다음 보다 효과적인 워크플로우를 구축할 수 있게 모든 도구를 제공하는 플랫폼인 먼데이닷컴 WorkOS를 소개합니다.




워크로드 계획이란 무엇인가요?


워크로드 관리라고도 하는 워크로드 계획은 팀의 생산성을 극대화하여 목표를 달성하기 위한 전략적 접근 방식입니다. 기본적으로 팀의 업무를 세분화하고 효율적인 방식으로 일정을 예약하여 업무가 균등하고 의도적으로 분산되도록 하는 프로세스입니다.


팀원의 역량, 기술 수준 및 전문 분야에 따라 요청을 할당하는 것으로 시작하는 경우가 많습니다. 또한 휴가, 관리 또는 비프로젝트 업무에 필요한 시간 등의 요소도 고려합니다.


워크로드 계획은 능동적인 프로세스입니다. 프로젝트가 발전하거나 팀 역학 관계에 변화가 생기면 정기적으로 워크로드 할당을 검토하고 수정해야 합니다. 하지만 이 접근 방식에 따라 팀의 워크로드를 관리하면 몇 가지 일반적인 비즈니스 문제를 즉시 해결할 수 있습니다.


워크로드 계획 템플릿은 팀의 현재 업무량을 파악하고 균형을 맞추기 위해 작업을 할당하는 방법을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리 기능 및 도구와 함께 사용할 수도 있습니다. 


워크로드 계획에는 무엇이 포함되나요?

워크로드 계획은 다음을 포함하는 반복적인 프로세스입니다.


1. 스케줄링: 목표와 프로젝트 마감일을 적극적으로 매핑하여 구체적이고 달성 가능하며 시기적절한 계획을 수립합니다.


2. 소유권 및 리소스 할당: 기존 역량, 강점, 능력에 따라 특정 직원에게 작업을 할당합니다. 이렇게 하면 여러 직원에게 업무가 고르게 분산되어 누구도 과중한 업무에 시달리지 않습니다.


3. 업무량 모니터링: 원래 계획이 제대로 진행되고 있는지 지속적으로 확인합니다. 프로젝트 범위에 변경이 있었나요? 예상치 못한 상황이 발생했나요? 그에 따라 계획을 조정하세요.



워크로드 계획의 이점은 무엇인가요?


워크로드 계획은 비즈니스 전체에 도움이 됩니다. 다음은 워크로드 계획이 조직에 가져다 줄 수 있는 다양한 이점 중 일부에 불과합니다:


  • 직원의 스트레스와 번아웃 감소: 번아웃을 경험한 직원의 47%가 그 원인을 업무량으로 꼽았습니다. 워크로드 계획은 모든 직원이 일관되고 합리적인 업무를 수행하도록 보장하여 문제가 발생하기 전에 직원의 소진을 방지할 수 있도록 지원합니다.
  • 관리자에게 팀 업무에 대한 인사이트를 제공: 팀의 현재 업무량을 검토하면 최고의 성과를 내는 직원과 성과가 저조한 직원을 파악할 수 있습니다. 또한 모든 직원이 비슷한 수준의 성과를 낼 수 있도록 업무량 배분을 최적화할 수 있는 방법을 찾을 수 있습니다.
  • 직원 만족도 및 참여도 향상: 직원의 58%는 일상적인 업무 흐름에 완전히 만족하지 못하기 때문에 참여도와 생산성이 떨어집니다. 업무량 계획을 통해 직원의 업무 계획을 세울 때 직원의 강점과 관심사를 고려할 수 있습니다.
  • 오류 완화: 스킬셋을 기반으로 작업을 할당하면 우선순위가 가장 높은 작업을 가장 적합한 직원이 처리하도록 할 수 있습니다. 전반적으로 특정 스킬에 맞는 작업을 더 잘 매칭할 수 있습니다.
  • 단일 소스 제공: 명확한 작업 할당, 소유권, 마감일을 설정하면 직원과 작업자 간의 커뮤니케이션 공백을 메울 수 있습니다.
  • 생산성 향상: 무엇보다도 워크로드 계획은 팀의 생산성에 큰 도움이 됩니다.


직원의 강점과 가용성에 따라 업무가 공정하게 할당되면 모든 사람의 시간과 노력을 최대한 활용할 수 있습니다. 스트레스 수준이 낮아지고 참여도가 높아지면 전반적으로 생산성이 향상됩니다. 


이 모든 것을 달성하기 위해서는, 특히 커뮤니케이션을 개선하려면 먼데이닷컴 WorkOS와 같은 업무량 관리 도구를 사용하면 좋습니다.



워크로드 계획 소프트웨어로 팀의 워크로드를 추적하는 방법


워크로드 계획은 몇 가지 간단한 단계로 구성되어 있지만, 사실 그리 간단한 과정은 아닙니다. 팀원들 사이에서 리소스와 작업의 적절한 균형을 찾는 데는 약간의 연습이 필요할 수 있습니다. 예기치 않게 변경될 수 있는 많은 요소를 고려해야 합니다.


아래의 단계를 따르고 워크로드 관리 도구를 사용하면 팀의 워크로드를 테스트하고 최적화할 수 있는 탄탄한 기반을 확보할 수 있습니다.


1. 팀이 해야 할 모든 일을 목록으로 만들기

워크로드 계획의 첫 번째 단계는 팀의 운영 방식에 따라 다가오는 프로젝트에 대한 워크로드 또는 특정 기간에 대한 팀의 실제 워크로드를 완전히 파악하는 것입니다. 팀이 정해진 기간 내에 완료해야 하는 모든 작업을 생각해 보세요. 이 목록에는 우선순위가 높은 전문 작업부터 관리 작업 또는 이메일 확인이나 회의 참석과 같은 일반적인 업무 항목까지 모든 것이 포함되어야 합니다.


이미 먼데이닷컴 템플릿을 기반으로 만들어진 아래 도구와 같은 팀 작업 관리 도구를 사용 중이라면 작업 목록을 작성하는 데 좋은 출발점이 될 수 있습니다.


팀원들에게 매일 또는 매주 완료하는 다른 작업에 대한 인사이트를 요청하는 것을 두려워하지 마세요. 업무 할당을 시작하기 전에 작업 목록을 최대한 완벽하게 작성하는 것이 좋습니다. 


2. 각 팀원의 업무 능력 고려하기

이제 작업 목록이 완성되었으므로, 팀원들이 작업할 수 있는 시간을 결정해야 합니다. 먼저, 프로젝트가 진행되는 동안 직원들이 일할 것으로 예상되는 총 시간을 목록으로 작성하세요. 하루에 8시간 동안 사무실에 있어야 하나요? 아님 그 이상인가요?


그런 다음 예정된 휴가, 점심 또는 기타 휴식 시간, 정기 회의 등을 고려하여 각 직원의 실제 근무 시간을 파악하세요. 이렇게 하면 직원들이 실제로 업무를 완수할 수 있는 시간을 확보하는 데 도움이 됩니다. 마지막으로, 직원이 가지고 있을 수 있는 특별한 기술이나 강점을 고려하세요. 특정 고객과의 친밀도, 전문화된 업계 배경, 또는 특정 업무를 다른 업무보다 더 능숙하게 처리할 수 있는 모든 것이 여기에 해당할 수 있습니다.


팀의 모든 강점이나 선호도를 모두 충족시킬 필요는 없지만, 가능한 한 그렇게 하면 업무의 질이 높아지고 직원들의 참여도가 높아집니다. 이는 모두에게 윈윈입니다.


3. 팀원에게 작업 할당하기

작업을 할당하여 모든 것을 하나로 모으기 시작하세요. 우선 순위가 가장 높은 작업을 먼저 할당하고, 이전 단계에서 설명한 역량과 강점을 고려하여 각 작업에 가장 적합한 팀원에게 할당하세요.


이 작업을 최대한 쉽게 하려면 먼데이닷컴 WorkOS의 리소스 할당 템플릿 또는 이와 유사한 레이아웃을 사용하는 것이 좋습니다. 이러한 템플릿에서는 프로젝트 간에 작업을 할당하고 작업 상태 또는 마감일을 지정할 수 있습니다.


처음에 이 작업을 완벽하게 수행하지 못할 가능성이 높습니다. 직원의 요구, 프로젝트 범위 변경 또는 기타 여러 가지 이유로 인해 작업을 전환하거나 변경해야 할 수도 있습니다. 하지만 확실한 기준선이 있으면 이러한 조정을 훨씬 쉽게 할 수 있습니다. 


4. 워크로드 계획 도구를 사용하여 팀의 작업을 시각화하세요.

스프레드시트나 기타 수동 프로세스는 워크로드 계획에 매우 비효율적입니다. 한 가지를 변경하면 그 변경으로 인해 영향을 받은 모든 항목을 업데이트했는지 확인하기가 어렵습니다.


반면 워크로드 계획 도구는 생산성을 높이고 작업을 더 빠르게 계획할 수 있도록 도와줍니다. 실제로 온라인 도구를 사용하여 업무를 관리하는 사람들은 회사의 효율성이 높다고 답할 확률이 두 배나 높았습니다.


먼데이닷컴 WorkOS와 같은 플랫폼을 사용하면 리소스 할당 보기를 구축하여 팀의 업무량이 균형 잡혀 있는지 확인할 수 있습니다. 이는 다음과 같은 편리한 시각적 표현으로 나타납니다.


일이 진행되거나 변경되면 작업을 다른 마감일이나 팀원에게 끌어다 놓아 업무량의 균형을 맞출 수 있습니다. 모든 내용이 즉시 업데이트되어 팀 전체가 항상 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 즉, 47%의 사람들이 어렵다고 답한 프로젝트에 대한 정확한 업데이트를 모두가 즉시 받을 수 있습니다.


5. 정기적으로 체크하고 팀과 검토하세요

팀이 업무량 계획을 이해하고 따라갈 수 있는지 확인하세요. 팀원들에게 할당된 업무에 대한 우려 사항이나 충돌 사항을 제시할 기회를 주고, 조정이 필요하다고 생각되면 조정하세요. 업무 계획은 살아있는 문서라는 점을 명심하세요. 업무 범위가 변경되거나 새로운 업무가 발생하거나 기타 여러 가지 요인이 작용하면 팀과 다시 검토하고 확인하여 번아웃의 위험을 줄여야 합니다.


이러한 소통은 직원의 참여를 유도하고 스트레스를 완화하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 이는 행복한 직장을 위해 중요합니다. 직원의 73%는 자신이 가치 있고 참여한다는 느낌을 받으면 업무에 더 많은 관심을 갖게 된다고 답했으며, 67%는 업무에 더 많은 노력을 기울일 수 있는 동기를 부여한다고 답했습니다.


적절한 업무량 관리는 직원의 업무 경험을 개선하는 동시에 생산성을 향상시킬 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 



워크로드 계획을 위한 기술에는 어떤 것이 있나요?


워크로드 계획에는 다음과 같은 특정 기술이 필요합니다.


프로젝트 분류

효과적인 워크로드 계획은 큰 프로젝트를 관리 가능한 작은 작업으로 세분화하는 것부터 시작합니다. 이렇게 하면 각 작업에 소요되는 시간을 더 쉽게 예측할 수 있고, 각 프로젝트의 규모를 보다 현실적으로 파악할 수 있습니다.


프로젝트를 작은 작업으로 세분화하면 한 사람에게 거대한 프로젝트를 떠넘기지 않고 여러 팀원에게 프로젝트를 더 쉽게 분배할 수 있다는 의미이기도 합니다.


작업 순서 지정

프로젝트를 작업으로 세분화했다면, 시간대별로 작업을 계획해야 합니다. 또한 작업 종속성(예: 어떤 작업을 먼저 수행해야 하는가?)을 파악한 다음 순서대로 배치해야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트 막바지에 병목 현상과 막바지에 작업이 쌓이는 것을 방지할 수 있습니다.


아래와 같은 간트 차트는 작업 순서를 시각화하고 시간의 흐름에 따라 프로젝트의 구성 요소가 서로 어떻게 맞물려 있는지 확인하는 데 유용한 방법이 될 수 있습니다.



작업량 계획

작업량 계획은 팀의 역량과 능력을 평가하여 그에 따라 업무량을 조정할 수 있도록 하는 프로세스입니다. 다음과 같은 요소를 고려해야 합니다.


  • 사용 가능한 근무 시간
  • 휴일
  • 작업을 완료하는 데 필요한 특정 기술
  • 경쟁하는 우선순위(예: 팀원이 동시에 여러 프로젝트를 진행하는 경우) 



먼데이닷컴WorkOS가 워크로드 계획에 어떤 도움이 되나요?


먼데이닷컴WorkOS를 사용하면 다음과 같은 유용한 기능으로 업무량 계획을 훨씬 쉽게 세울 수 있습니다.


  • 프로젝트 및 작업 관리: 아이디어부터 실행까지 프로젝트 목표, 요구사항, 범위를 파악하세요. 그런 다음 소유자에게 작업을 할당하고, 명확한 마감일을 설정하고, 개별 프로젝트의 상태를 추적하여 업무량 계획이 성과를 거둘 수 있도록 하세요.

  • 자동화 및 템플릿: 템플릿 프로젝트 보드 만들기, 승인 알림 및 미리 알림 보내기 등 업무의 중요한 요소를 자동화하여 귀중한 시간을 절약하고 팀의 전반적인 업무량을 줄여보세요.


  • 연동 및 애드온: 워크로드를 하나의 시각적 플랫폼으로 중앙 집중화하여 팀의 작업과 프로젝트를 완벽하게 파악할 수 있습니다.

먼데이닷컴 Work OS는 표준화된 워크플로우, 이해하기 쉬운 대시보드, 기본 제공 커뮤니케이션 도구를 통해 프로젝트, 프로세스 및 일상적인 업무량 계획을 쉽게 탐색하고 모두가 같은 정보를 공유할 수 있도록 도와줍니다.



워크로드 계획에 관해 자주 묻는 질문(FAQ)


1. 워크로드는 어떻게 계산하나요?

기본 워크로드를 계산하는 간단한 공식은 다음과 같습니다:


작업 x 작업 수행 시간 x 빈도


2. 워크로드를 계획할 때 유의해야 할 사항은 무엇인가요?

워크로드를 계획할 때는 다음 사항을 염두에 두는 것이 중요합니다.

  • 팀 수용 능력
  • 예상치 못한 변경 가능성
  • 팀원의 강점
  • 프로젝트 마감일 및 기대치


3. 워크로드 계획 소프트웨어는 그만한 가치가 있나요?

워크로드 계획 소프트웨어는 워크로드 계획을 최대한 간단하고 효과적으로 만들어 줍니다. 이를 통해 팀은 워크로드와 리소스 가용성을 시각화하고, 더 나은 계획으로 쉽게 변경하고, 기대치를 명확하게 전달할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 한 곳에서 모든 정보를 확인할 수 있다는 점입니다.



지금 바로 팀 워크로드 계획을 시작해보세요

워크로드 계획은 팀 또는 조직 전체에서 리소스를 보다 효율적으로 활용하는 데 도움이 됩니다. 또한 직원의 스트레스와 소진을 줄이고 참여도와 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.


먼데이닷컴WorkOS에서 업무량 계획 도구를 만들면 프로젝트 관리, 작업 관리 등을 위한 다른 보드 및 도구에 연결할 수 있습니다. 비즈니스 전반에 도움이 되는 업무 관리 환경을 위해 먼데이닷컴WorkOS를 사용해 보세요.