[태스크 관리]고객들을 온보딩하는 데 필수적인 인테이크 폼

2023-01-13
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고객은 모든 서비스 기반 비즈니스의 생명이라고 할 수 있습니다. 그러나 새로운 고객들은 만날 때에는 어떠한 챌린지가 있기 마련입니다. 그렇다면 어떻게 고객들에게 긍정적인 첫인상을 주고 성공적인 결과를 달성할 수 있을까요? 만약 인테이크 폼을 올바르게 사용한다면 고객들의 원활한 온보딩이 가능해질 것입니다.

이번 포스팅에서는 고객들의 온보딩 과정에서 인테이크 폼이 중요한 이유에 대해 설명할 예정입니다. 또한 사용하기 쉬운 인테이크 폼 템플릿을 공유해드리고, 모든 고객에게 일관되고 고품질의 환경을 제공하는 방법에 대해 알려드리겠습니다.😊





인테이크 폼(Intake Form)이 무엇인가요?


인테이크 폼은 온보딩 과정에서 고객 정보를 수집하기 위해 사용하는 폼의 한 유형입니다. 고객들을 도입하는 과정에서는 고객에게 비즈니스를 소개하고 서비스를 제공하는 데 필요한 정보를 수집해야 합니다. 인테이크 폼의 질문 중에는 고객의 이름 및 연락처 정보에 대한 질문과 같은 기본 정보가 포함됩니다. 그러나 더 상세한 질문도 할 수 있습니다. 예를 들어 고객에게 가장 큰 문제점을 설명하도록 요청하는 경우와 같이 고객의 의견을 더 많이 요구할 수 있습니다.


인테이크 폼에는 여러가지 사용 사례가 있습니다. 다음과 같은 다양한 시나리오에서 사용할 수 있습니다.

  • 새로운 잠재 고객의 문의 포착
  • 영업 상담 전 설문지 요청
  • 온보딩 프로세스 중 관련 정보 수집
  • 건강 관련 분야의 병력이나 법무법인의 재무정보 접근 요청으로 사용
  • 보험 CRM 소프트웨어의 일부로 청구 정보를 수집


많은 기업에서 온라인 폼을 만들기 위해 폼 빌더를 사용하지만 일부 기업에서는 여전히 워드 프로세서로 폼을 만들어 인쇄하고 있습니다. 어떤 방법으로 비즈니스를 위한 고객 인테이크 폼을 작성하든, 이러한 양식은 고객과 함께 작업하는 데 있어 중요한 부분입니다.


왜 인테이크 폼을 사용할까요?


인테이크 폼은 고객 업무를 하는 데에 있어 기초가 됩니다. 특히 비즈니스를 확장하려고 할 때 혼란이 발생할 수 있는 곳의 기준점이 될 수 있습니다. 몇 가지 주요 이점을 살펴보겠습니다.


통화 및 미팅 중에 중요한 사항에 집중할 수 있습니다

인테이크 폼을 사용하면 이미 답변이 끝난 새로운 고객에게 질문을 할 필요가 없으므로 킥오프 통화 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 인테이크 폼은 온보딩 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 특정 구조도를 제공합니다. 고객이 프로젝트 시작 날짜를 예약하기 전에 인테이크 폼을 작성하도록 요구한다면, 고객이 필요로 할 수 있는 항목을 미리 준비할 수 있습니다. 


또한 서비스에 대해 문의하는 잠재 고객의 가능성을 선별하는 데에 도움이 될 수 있습니다.


원하는 서비스, 회사 규모 등의 정보를 통해 고객에 대해 더 알아 볼 지를 결정할 수 있습니다. 또한 노트북이나 스프레드시트에 정보가 흩어져 있는 것이 아니라 한 곳에서 고객의 정보를 정리할 수 있습니다.


고객 프로젝트의 범위를 더 정확하게 추정합니다

인테이크 폼은 보다 정확한 프로젝트 로드맵을 작성합니다. 고객과 고객의 목표에 대한 정확한 정보가 없으면 프로젝트에 소요되는 시간을 예측하기가 어렵습니다. 모든 예측되는 정보에 대해 알기 시작하면 나중에 프로젝트에서 예상치 못한 문제가 발생할 위험을 줄일 수 있습니다. 인테이크 폼을 통해 프로젝트의 명확성과 구조를 파악할 수 있습니다.



인테이크 폼의 예시


이제 다양한 상황에서 여러 기업들이 인테이크 폼을 통해 어떤 도움을 받을 수 있는지 알아보겠습니다.


1. 비즈니스 상담 접수 폼

인테이크 폼은 비즈니스 전략, 마케팅, 기술 컨설팅 등을 지원하는 컨설턴트에게 매우 중요합니다. 이러한 양식은 컨설턴트가 고객과 해결하려는 문제를 완전히 이해하는 데 도움이 됩니다. 그런 다음 컨설턴트는 모든 클라이언트에 대해 접근 방식을 커스터마이징 할 수 있습니다.



2. 비즈니스 서비스 인테이크 폼


비즈니스 서비스 인테이크 폼은 B2B 프로젝트의 실행에 유용합니다. 컨설팅과 비슷하지만 일반적으로 비즈니스 소유자의 실제 구현이 더 필요합니다. 예를 들어 웹 사이트 디자인, 카피라이터링, 브랜드 변경, 광고 관리 등이 있습니다.




3. 중소기업 인테이크 폼

중소기업 기업주들은 또한 그들의 고객들로부터 정보를 수집해야 할 것입니다. 소상공인의 예로는 물리치료사, 마사지치료사, 보육서비스 제공자, 영양사 등이 있습니다.

소규모 기업 소유자를 위한 인테이크 양식은 일반적으로 건강 및 개인적인 문제를 이해하는 데 도움이 됩니다. 의료 산업에서 일하고 있는 경우 이러한 양식은 HIPAA를 준수해야 합니다.






monday.com의 인테이크 폼 템플릿


별도의 폼 빌더에서 데이터를 모니터링하고 복사하여 붙여넣거나 HTML 및 사용자 지정 코드로 양식을 설정하기 힘드시죠? 

이제 Work OS 내에서 인테이크 폼을 작성할 수 있습니다.

monday.com을 사용하면 모든 고객들의 데이터를 단일 플랫폼에 보관하고 서로 다른 애플리케이션 간의 주고받는 작업을 중단할 수 있습니다. monday.com에는 커스터마이징 가능한 인테이크 폼 템플릿이 있으며, 이 템플릿은 비즈니스의 다른 부분과도 통합할 수 있습니다.

monday.com에 등록할 때 이 무료 템플릿을 사용하면 인테이크 폼에 원하는 만큼 질문을 추가할 수 있습니다. 배경색 변경, 로고 추가 등을 통해 브랜드에 맞게 양식을 커스터마이징할 수 있습니다. 고객과의 상호 작용 또는 총 거래 금액에 대한 참고 사항과 같이 내부 용도로만 쓰기 위해 칼럼을 숨길 수도 있습니다.

회의 또는 이벤트에 태블릿을 가져와 온라인에서 또는 직접 잠재 고객과 폼을 공유할 수 있습니다. monday.com Work OS에 연결되어 있기 때문에 이들의 응답은 자동으로 보드에 채워지고 바로 새 항목이 생성되므로 고객 관계를 쉽게 파악할 수 있습니다.


원하는 웹 페이지에 폼을 임베딩할 수도 있습니다.



인테이크 폼 사용 꿀Tip!


인테이크 폼을 사용하는 것만으로도 좋지만, 좀 더 효율적으로 사용한다면 더 좋겠죠?

다음은 비즈니스에서 인테이크 폼을 최적화하여 사용하는 방법에 대해 설명드리겠습니다.


1. Work OS에 자동화 구현


지금까지 자동화 할 수 있었던 작업들에 얼마나 많은 시간을 할애하셨나요?


2021년에는 76%의 기업이 일정 수준의 자동화를 사용했기 때문에 자동화가 어떻게 비즈니스 가치를 높일 수 있는 방법을 고려해 볼 필요가 있습니다. 워크플로우의 반복적인 부분을 자동화하면 더 가치 있는 작업을 완료하고 수익을 극대화할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.


따라서 다른 사용자가 인테이크 폼을 완료할 때 자동화를 추가하여 입력 워크플로우를 자동화해야 합니다. 예를 들어, 고객이 인테이크 폼을 완료하고 제출할 때 계정 관리자가 답변을 검토할 수 있는 태스크를 생성하는 자동화를 만듭니다. 또는 웹 사이트의 연락처 페이지에 있는 인테이크 폼에 새 리드가 채워지면 CRM의 다음 단계로 이동할 수 있는 자동화를 생성할 수도 있습니다.


2. 고객과의 모든 단계에서 인테이크 폼 사용

인테이크 폼은 신규 고객을 온보딩하는 것 이상으로 유용합니다. 예를 들어, 새 리드가 상담을 예약하기 전에 인테이크 폼을 사용합니다. 이를 통해 새로운 영업 기회를 확보할 수 있으므로 비즈니스에 적합하지 않은 사람들과 이야기하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.

새 프로젝트를 요청할 수 있는 기존 고객이 있는 경우, 해당 고객이 해당 요청을 스스로 완료할 수 있도록 인테이크 폼을 추가할 수 있습니다. 이 프로세스를 자동화하여 적절한 사용자가 요청을 검토하도록 지정할 수 있습니다. 이메일이 유출되어 잠재적인 프로젝트를 잃을 일 없어지게 될 것입니다.


3. 고객에게 상품에 대해 어디서 들었는지 묻기

대부분의 유료 고객들은 어디에서 오시는지 아시나요? 이 정보는 주의 깊게 추적하지 않으면 알 수 없습니다. 따라서 모든 신규 리드 및 고객에게 귀사에 대해 어디서 들어봤는지 반드시 문의해보는 것이 좋을 것입니다. 또한 고객의 인테이크 양식 템플릿에 질문을 추가하는 것보다 더 좋은 방법은 없습니다.

대부분의 고객이 어디에서 왔는지 알게 되면, 더 많은 노력을 거기에 쏟을 수 있습니다. 예를 들어, 실제로 고객의 80%가 소셜 미디어를 통해 오고 있을 때 유료 광고에 너무 많은 비용을 지출하고 있다는 것을 깨달을 수 있습니다. 아니면 당신이 원하는 만큼 많은 추천서를 받지 못하고 있다는 것을 깨닫게 될 것입니다. 추천 마케팅 플랫폼에 투자하는 것은 유익할 수 있고 추천 고객의 수를 증가시킬 수 있습니다.




인테이크 폼에 대한 FAQs


인테이크 폼에는 무엇이 있어야 하나요?

인테이크 폼에 무엇을 추가해야 하는지는 사업체, 프로젝트 유형 및 고객에 따라 다릅니다. 어떤 서비스를 제공하고 어떤 업종에서 운영하는지에 따라 사용하는 인테이크 폼의 유형이 크게 달라질 것입니다.


다음은 인테이크 폼에 포함될 수 있는 몇 가지 예입니다.

  • 기본 클라이언트 정보(이름, 주소, 전화 번호 등): 모든 유형의 입력 양식에는 최소한 이 정보가 포함되어야 합니다
  • 고객이 처리하는 문제에 대한 질문: 개인적인 문제일 수도 있고 비즈니스 문제일 수도 있습니다
  • 이상적인 프로젝트 시작 날짜: 프로젝트 일정 및 우선 순위를 설정하는 데 도움이 됩니다
  • 알레르기 정: 건강 관련 서비스에 중요합니다 


언제든지 입력 폼을 편집할 수 있다는 사실을 잊으시면 안됩니다. 포함해야 할 모든 항목을 제대로 생각하지 못한 경우 양식을 있는 그대로 실행하고 진행하면서 조정해보세요. 각 새로운 고객에게 필요한 작업에 대한 정보가 얼마나 잘 작동하는지 확인할 수 있습니다.


인테이크 문서는 무슨 뜻인가요?

인테이크 문서란 고객을 온보딩하기 위해 필요한 모든 서류를 말합니다. 이것은 단지 인테이크 폼만을 포함하는 것이 아닙니다. 여기에는 사용하는 업종에 따라 다양한 서류 작업 유형이 포함될 수 있습니다.


인테이크 문서의 몇 가지 예는 다음과 같습니다:

  • 보험 정보
  • 계약 또는 서비스 약정
  • 신분증
  • 사업자 등록증


온라인 인테이크 폼에는 파일 업로드를 위한 필드가 포함되어 있어 고객에게 필요한 모든 인테이크 문서를 업로드할 수 있습니다.