[태스크 관리]더 나은 2024년을 위한 업무 관리 소프트웨어

2024-02-13
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"여기는 원래 그런 식이지"라는 이유로 매일 같은 프로세스를 수행하며 틀에 박힌 업무만 하고 있지는 않나요? 안타깝게도 이러한 업무 프로세스로는 좋은 결과를 얻을 수 없습니다.


바로 이때 업무 프로세스 관리(Business Process Management) 소프트웨어가 유용합니다. BPM 소프트웨어로는 프로세스의 모든 단계를 들여다보며 문제와 해결책이 어디에 있는지 확인할 수 있습니다. 


이번 포스팅에서는 시중에서 널리 사용되는 4가지 BPM 소프트웨어을 살펴보고, 체계적인 업무 관리를 위한 먼데이 WorkOS를 소개할 예정입니다.



업무 프로세스 관리(BPM, Business Process Management) 소프트웨어란 무엇인가요?


업무 프로세스 관리는 효율성을 높이고 비용을 절감하며 비즈니스 목표를 달성하기 위해 회사의 프로세스를 문서화, 분석, 개선하는 작업입니다. 업무 프로세스 관리 소프트웨어는 이러한 작업을 간소화하기 위해 모든 작업을 자동화하고 간소화하여 기업이 운영을 관리하고 변화하는 시장 상황에 적응할 수 있도록 지원합니다. 올바른 도구가 있다면 조직은 다음과 같이 할 수 있습니다.

  • 워크플로우 최적화
  • 팀 간의 협업 개선
  • 성과 지표에 대한 귀중한 인사이트 확보

고객 온보딩을 예로 들어보겠습니다. BPM 소프트웨어가 없다면 신규 고객을 맞이하기 위해서 고객 연락처 데이터를 수동으로 수집하고, 계정을 설정하고, 후속 이메일을 보내고, 신규 구매자로서의 활동을 추적해야 합니다. BPM 소프트웨어는 이러한 작업을 간소화하여 보다 원활하고 인상적인 고객 브랜드 소개를 가능하게 합니다.



업무 프로세스 관리 소프트웨어 BEST 4


업무 프로세스 관리 소프트웨어 선택은 일반적으로 감당할 수 있는 예산, 필요한 기능, 다른 고객들이 특정 제품을 어떻게 경험했는지에 따라 결정됩니다. 인기 있는 4가지 옵션을 확인하여 조직에 가장 적합한 제품을 선택하세요.


1. 먼데이닷컴(monday.com)

최적 대상: 모든 규모의 팀


주요 기능

- 리소스 관리 및 시간 추적

- 27개 이상의 보기(View) 타입

- 200개 이상의 타사 앱과 연동

- 자동화 및 AI 도구


가격

무료 요금제 사용 가능

사용자당 월 $8부터 시작


2. 아사나(Asana)

최적 대상: 작업 중심 워크플로우를 가진 조직


주요 기능

- 여러 보기로 작업 추적

- 다른 도구와의 연동

- 작업 종속성 및 자동화


가격

무료 요금제 사용 가능

사용자당 월 $10.99부터 시작


3. 트렐로(Trello)

최적 대상: 소규모 팀 


주요 기능

- 목록과 카드가 있는 칸반 스타일 보드

- 체크리스트 및 마감일 설정

- 팀원에게 댓글 달기 및 태그 지정


가격

무료 요금제 사용 가능.

사용자당 월 $5부터 시작


4. Wrike

최적 대상: 워크플로우 관리 조직 


주요 기능

- 문서 관리

- 400개 이상의 앱과 연동

- 커스터마이징 가능한 워크플로우


가격

무료 요금제 사용 가능.

사용자당 월 $9.80부터 시작



업무 프로세스 관리를 위해 소프트웨어를 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?


다른 기술과 마찬가지로 BPM 소프트웨어는 속도, 정확성, 편의성을 제공합니다. 하지만 이는 소프트웨어가 주요 업무 프로세스를 관리하는 장점의 일부입니다. 다음은 BPM 소프트웨어를 사용해야 하는 이유입니다.


프로세스 모델링 및 설계

소프트웨어를 사용하면 선형, 순서도 또는 더 복잡한 형태의 차트나 다이어그램과 같은 그래픽 표현을 사용해 특정 프로세스를 플로팅할 수 있습니다. 프로세스와 관련된 단계를 시각화하면 비효율적인 부분을 파악하고 그에 따라 조정할 수 있습니다. 또한 프로세스를 구현하기 전에 실시간으로 시뮬레이션할 수도 있습니다.


실시간 모니터링

BPM 소프트웨어는 업무 프로세스의 실시간 모니터링 및 분석을 위한 도구를 제공합니다. 특정 작업이 발생할 때 트리거를 설정하고 알림을 전송함으로써 조직은 쉽게 성과를 추적하고 데이터에 기반한 신속한 의사 결정을 내려 효율성과 효과를 개선할 수 있습니다.


규정 준수 및 표준화

프로세스에 일관된 접근 방식을 적용하면 매번 동일한 방식으로 프로세스를 실행할 수 있습니다. 이는 품질 관리와 리스크 관리에 중요한 규제 표준 및 내부 정책을 준수하는 데 있어 핵심적인 요소입니다.


신속성 및 유연성

실시간 데이터를 통해 변화하는 시장 상황에 맞게 프로세스를 조정하여 신속하게 대응할 수 있습니다. 예를 들어, 소프트웨어 개발 프로세스를 재설계하여 신제품을 신속하게 시장에 출시할 수 있습니다.


고객 경험 개선

개선된 내부 프로세스는 더 나은 고객 경험으로 이어지며, 이는 회사와의 일관된 상호작용을 기대하는 79%의 고객에게 중요한 요소입니다. BPM 소프트웨어는 온보딩, 구매자 여정, 업그레이드, 고객 서비스 등 다양한 고객 경험을 매핑하여 고객에게 마찰 없는 경험을 제공할 수 있는 훌륭한 솔루션입니다.



팀은 업무 프로세스 관리 소프트웨어를 통해 어떤 이점을 얻을 수 있을까요?


  • 운영 관리자는 리소스 할당을 최적화하고 전반적인 운영 효율성을 높이며 공급망 관리에서 제품 재고 관리에 이르는 모든 프로세스를 계획할 수 있습니다.
  • IT 관리자는 BPM 시스템을 나머지 기술 스택과 통합하여 데이터 보안 및 규정 준수 표준을 보장합니다.
  • 고위 경영진은 데이터 분석을 통해 전략적 인사이트를 얻어 정보에 입각한 의사 결정과 장기 계획을 수립할 수 있습니다.
  • 고객 서비스 팀은 문의 및 불만과 관련된 프로세스를 검토하여 응답 시간을 개선하고 전반적인 고객 만족도를 향상시킬 수 있습니다.
  • 프로젝트 관리자는 프로젝트 작업, 일정, 리소스를 효율적으로 계획, 추적, 관리할 수 있습니다.
  • 인사팀 리더는 급여, 오프보딩, 고충 관리와 같은 HR 프로세스를 설계하여 팀 협업을 촉진하고 인력을 지원할 수 있습니다.



업무 프로세스 관리 소프트웨어에서 살펴봐야 할 사항


BPM 도구는 비즈니스에 적합할 수도 있고 적합하지 않을 수도 있는 광범위한 기능을 제공합니다. 선택의 폭이 넓어 산만해지기 쉽지만, 우수한 소프트웨어에서 제공되는 몇 가지 핵심 기능에 집중하세요. 아래의 모든 기능은 먼데이 WorkOS에서 사용할 수 있습니다.


  • 팀 협업: 여러 사람 또는 팀이 참여하는 프로세스의 경우 대화, 피드백, 브레인스토밍 세션을 관리할 수 있는 공간이 필요합니다. 먼데이 WorkOS는 모든 규모의 팀이 연결하고 아이디어를 공유할 수 있는 협업 공간입니다. 직원들은 특정 보드 항목에 메시지를 첨부하거나, 이메일 또는 다이렉트 메시징 앱에서 대화를 가져오거나, 먼데이 Work Docs에서 광범위한 텍스트 블록을 공유할 수 있습니다.


  • 커스터마이징 View: 비즈니스 프로세스는 다양한 형태와 크기로 존재합니다. 예를 들어, 구매 프로세스를 급여 프로세스와 완전히 다르게 보거나 두 가지를 모두 경영진에게 선호하는 형식으로 보여줘야 할 수도 있습니다. 먼데이 WorkOS를 사용하면 원하는 방식으로 업무를 확인할 수 있습니다. 커스터마이징 가능한 대시보드를 설정해 중요한 데이터를 가져오고 Gantt, 칸반, 캘린더, 타임라인 등 다양한 보기를 사용해 작업과 워크플로를 표시하세요.

  • 리소스 관리: 적절한 리소스를 확보하여 프로세스 효율성을 극대화하세요. 프로젝트 예산 및 일정 계획부터 팀 전체의 업무량 균형 조정까지, 먼데이 WorkOS는 모든 것을 체계적으로 관리할 수 있는 완벽한 플랫폼입니다.

  • 요청 및 승인: 사람 중심의 프로세스는 일반적으로 관리자, 리더 또는 워크플로우에 관련된 인접 부서의 결재가 필요합니다. 먼데이 WorkOS는 기본 제공되는 커스터마이징 가능한 양식과 프로젝트 승인 프로세스를 통해 이 필수 데이터 수집을 간소화하여 모든 것이 제 시간에 서명되고 점으로 표시되도록 보장합니다.

  • 연동 및 자동화: 소프트웨어는 기술 스택의 다른 도구와 동기화될 때 더욱 가치가 높아집니다. BPM 소프트웨어를 Google 드라이브, 시간 추적 도구, 메시징 앱 또는 프로젝트 관리 소프트웨어와 연동할 수 있습니다. 먼데이 WorkOS는 72개 이상의 다른 도구와 기본 연동 기능을 제공하므로 간단한 자동화 레시피를 만들어 워크플로우를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 새 헬프데스크 티켓을 올리면 IT 관리자에게 자동화된 이메일을 보낼 수 있습니다.


먼데이 WorkOS: 다목적 업무 프로세스 관리 소프트웨어


시중에는 다양한 유형의 업무 프로세스 관리 소프트웨어가 있으며, 특정 플랫폼에 투자하기 전에 몇 가지를 조사하고 비교해 보는 것이 좋습니다. 모든 유형의 팀이나 조직의 모든 유형의 비즈니스 프로세스를 시각화, 이해, 개선할 수 있는 올인원 공간인 먼데이 WorkOS를 고려하는 것을 추천드립니다.


Mid Yorkshire NHS Trust이라는 기업은 이전에 예산 프로세스를 관리하기 위해 43개의 탭이 있는 스프레드시트를 사용했는데, 데이터를 수동으로 크롤링하는 데 몇 시간이 걸렸습니다. 디지털 서비스 담당 부책임자인 Kat Poole이 먼데이닷컴으로 프로세스를 이전한 후의 성공 사례를 설명합니다.


"우리는 각 계획에 점수를 매기고 우선순위를 정하고, 인력을 할당하고, 상태를 업데이트하고, 대시보드를 연도별로 필터링할 수 있는 프로세스를 구축했습니다. 먼데이닷컴에서는 훨씬 더 쉬워졌습니다."


업무 프로세스를 개선하여 직원과 고객들의 경험을 향상시킬 준비가 되셨나요?  지금 바로 먼데이닷컴의 무료 체험판을 사용해보세요.