[프로젝트 관리]프로젝트 타임라인을 만드는 간단한 방법

2024-04-30
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프로젝트 타임라인을 잘 지킨다고 해서 전체 프로젝트가 성공하는 것은 아닙니다. 하지만 제시간에, 그리고 예산 범위 내에서 제공되는 프로젝트와 그렇지 않은 프로젝트의 차이를 결정지을 수 있습니다. 하지만 일부 회사는 여전히 프로젝트 타임라인을 사용하고 있지 않습니다.


이번 포스팅에서는 정확한 프로젝트 범위와 핵심 요소인 프로젝트 타임라인을 쉽게 만드는 방법을 보여드리겠습니다. 또한 올바른 프로젝트 관리 도구를 사용하여 프로젝트 타임라인을 만드는 몇 가지 팁도 알려드릴 예정입니다. 마지막으로 monday WorkOS를 통해 프로젝트 타임라인을 빠르고 효율적으로 구축하는 방법을 함께 살펴봅시다!🚀



프로젝트 타임라인이란 무엇인가요?


프로젝트 타임라인은 팀이 시작부터 끝까지 프로젝트 일정을 이해하는 데 도움이 되는 도구, 기능 또는 다이어그램입니다.


프로젝트 일정을 시각화하여 다양한 작업 순서, 시작일과 종료일, 기간을 표시합니다. 프로젝트 타임라인에는 마일스톤, 작업 종속성 또는 프로젝트의 진행 상황을 추적하는 데 필요한 기타 정보도 포함될 수 있습니다.


프로젝트 타임라인을 어떻게 사용할지 더 쉽게 이해하려면 건설 회사가 새 집을 지을 때 사용해야 하는 타임라인을 생각해 보세요.


이 타임라인에는 건축 허가 취득, 기초 공사, 지붕 설치, 인테리어 디자인 마무리 등 프로젝트의 각 단계에 대한 완료 날짜가 포함될 것입니다. 이럴 때 타임라인은 집을 제시간에 예산 범위 내에서 지을 수 있도록 도와줍니다.



프로젝트 타임라인 사용의 이점


프로젝트 계획을 위해 타임라인을 사용해야 하는 몇 가지 이유가 있습니다. 프로젝트 관리 타임라인은 팀, 프로젝트 관리자 및 프로젝트 이해관계자에게 다음과 같은 이점을 제공합니다.

  • 팀이 프로젝트 마일스톤에 따라 프로젝트 진행 상황을 시각화할 수 있는 방법 제공
  • 병목 현상, 장애물 및 리소스 관리를 더 쉽게 평가할 수 있습니다.
  • 진행 중인 특정 작업의 우선순위를 정하는 데 도움
  • 프로젝트 관리자가 시간을 두고 작업을 분산하여 팀의 과로를 피할 수 있도록 지원
  • 다양한 프로젝트 이해관계자가 노력을 조율할 수 있는 방법 제공
  • 프로젝트 성공을 보장하기 위해 팀 내 책임감과 생산성 향상



프로젝트 타임라인에는 어떤 유형이 있나요?


사용할 수 있는 프로젝트 타임라인에는 몇 가지 유형이 있습니다. 프로젝트의 고유한 요구 사항이나 작업 시각화에 대한 개인적인 선호도에 따라 어떤 것을 선택할지 결정할 수 있습니다.


다음은 몇 가지 일반적인 프로젝트 타임라인 유형입니다.

1. 간트 차트

간트 차트는 시간 경과에 따른 프로젝트 관리 방법을 확인할 수 있도록 프로젝트 타임라인을 보여주는 막대형 차트의 일종입니다. 간트 차트는 프로젝트의 여러 작업 간의 종속성을 보여주는 데 도움이 됩니다.


2. 마일스톤 차트

마일스톤 차트는 개별 프로젝트 마일스톤을 기준으로 타임라인을 시각화합니다. 각 마일스톤은 강조 표시되어 전체 프로젝트에서 차지하는 중요성을 보여주며, 프로젝트가 진행됨에 따라 타임라인이 업데이트됩니다. 일반적으로 프로젝트의 타임라인에 대한 개략적인 개요를 파악하고 잠재적인 장애물을 식별하는 데 사용됩니다.


3. 순서도

워크플로 차트를 사용하면 타임라인을 프로세스의 단계로 시각화하여 서로 다른 작업이 어떻게 연결되어 있는지 보여 줍니다. 이러한 유형의 타임라인은 원하는 작업 및 이벤트의 흐름을 매핑하는 데 가장 일반적으로 사용됩니다.


4. 중요 경로 방법(CPM)

CPM은 프로젝트를 실행하기 위해 완료해야 하는 종속 작업의 가장 긴 순서를 식별하는 프로젝트 스케줄링 기법입니다. CPM 타임라인은 잠재적인 지연을 정확히 파악하고 프로젝트의 중요 경로를 결정하는 데 도움이 됩니다.


5. 프로그램 평가 및 검토 기법(PERT)

PERT는 프로젝트 완료에 필요한 작업을 분석하는 데 사용되는 또 다른 유형의 프로젝트 타임라인입니다. 잠재적인 위험을 파악하고 프로젝트의 전반적인 효율성을 개선하는 데 유용합니다.



프로젝트 타임라인에는 무엇이 포함되어야 하나요?


프로젝트 타임라인에는 다음 요소가 포함되어야 합니다.

  • 프로젝트 시작일과 종료일: 프로젝트 작업이 시작되는 날짜와 최종 결과물이 마감되는 날짜입니다.
  • 프로젝트 작업 목록: 프로젝트에 관련된 모든 작업의 목록입니다.
  • 작업 시작 및 종료 날짜: 각 작업의 시작 날짜와 종료 날짜입니다.
  • 각 작업의 기간: 각 작업을 완료하는 데 필요한 시간입니다.
  • 마일스톤: 주요 작업 완료 또는 주요 구성 요소 제공과 같은 프로젝트의 중요한 이벤트 또는 성과입니다.
  • 종속성: 다른 작업을 시작하기 전에 완료해야 하는 작업과 같은 작업 간의 관계입니다.



프로젝트 타임라인을 만드는 5단계


이제 프로젝트 타임라인과 그 모양에 대해 더 잘 알게 되었으니, 나만의 타임라인을 만드는 방법에 대해 자세히 알아봅시다.


적절한 계획은 예산, 리소스, 용량, 시작일과 종료일을 고려하도록 함으로써 효율성을 극대화합니다. 궁극적으로 계획을 통해 결과물을 극대화하고 위험을 완화할 수 있습니다.


다음은 효율적인 프로젝트 타임라인을 만들기 위해 따라야 할 5가지 단계입니다.


1. 목표와 비상시 계획 세우기

초기 단계에서는 프로젝트 결과물을 결정하고 어떤 팀원이 어떤 일을 담당할지 파악하여 현실적이고 우선순위를 정할 수 있는 프로젝트 타임라인을 쉽게 설정하세요. 계획을 시작할 때 프로젝트에 소요되는 시간과 함께 모든 결과물을 명확하게 설명하는 작업 명세서(SOW)를 작성하는 것도 좋은 방법입니다.


이 과정에서 비상 상황이 발생할 수 있으므로 언제 그러한 상황이 발생할 수 있는지 정확히 파악하고 비상 상황이 발생할 경우 가능한 해결책을 구상하는 것이 가장 좋습니다.


2. 프로젝트를 작은 결과물로 나누기

대규모 프로젝트는 그 복잡성 때문에 부담스러울 수 있습니다. 모멘텀을 구축하고 유지하려면 어려운 작업은 작은 작업으로 나누는 것이 가장 좋습니다. 이때 작업 분류 구조(WBS)가 유용합니다.


WBS는 프로젝트 관리 및 프로젝트 계획을 위한 조직 체계입니다. 주로 크고 복잡한 목표를 관리 가능한 목표로 세분화하는 데 사용됩니다. 본질적으로 WBS는 모든 작업이 완료되도록 보장하고 서로 다른 작업 간의 종속성을 설명하는 일종의 체크리스트입니다.


monday.com에서는 다음과 같이 관리할 수 있습니다.

3. 각 작업의 마감일 설정

프로젝트를 작은 작업으로 나누는 것은 도움이 되지만 그것만으로는 충분하지 않습니다. 또한 각 작업의 예산과 일정을 정확하게 추정하여 실현 가능한지 여부를 파악해야 합니다.


다음과 같은 질문을 스스로에게 해보세요.

  • 이 작업을 수행할 수 있는 예산이 있는가?
  • 우리 팀에 이 작업을 수행할 수 있는 기술이 있는가?
  • 팀에 대역폭이 있는가?

이러한 질문에 답하고 나면 마감일 설정을 시작할 수 있습니다. 이때부터 프로젝트 타임라인이 구체화되기 시작합니다. 작업과 사용 가능한 리소스를 중심으로 계획을 세울 수 있습니다. 프로젝트 타임라인 도구는 이 작업을 실시간으로 할 수 있으므로 훨씬 더 쉽습니다.


monday WorkOS에서는 프로젝트 관리 타임라인을 구성하는 모든 작업과 마일스톤을 추적할 수 있는 기본 보드를 만들 수 있습니다. 파란색 십자 아이콘을 클릭하고 빈 보드를 클릭하기만 하면 됩니다.

여기에서 열 유형을 선택해 각 작업에 사람을 할당함으로써 모든 작업의 상태를 정확히 파악할 수 있습니다. 그런 다음 작업 종속성을 만들어 작업이 서로에게 어떤 영향을 미치는지 보여줄 수 있습니다.


4. 프로젝트 타임라인을 위한 차트 작성

monday.com에는 프로젝트 타임라인을 시각화하는 데 도움이 되는 컬럼이 하나 있는데, 바로 타임라인 컬럼입니다. 이 컬럼을 사용하면 팀이 프로젝트의 모든 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 한눈에 파악할 수 있습니다. 더 중요한 것은, 클래식 보드를 본격적인 프로젝트 타임라인으로 전환하는 데 필요한 마지막 요소라는 점입니다.

위 이미지에서 볼 수 있듯이 타임라인 보기에서는 각 개별 작업에 대한 대략적인 개요와 완료까지 걸리는 시간을 확인할 수 있습니다. 완료되지 않은 작업은 향후 예상 타임라인이 표시됩니다. 며칠, 몇 주, 몇 달 또는 몇 년 동안의 진행 상황을 자세히 볼 수 있습니다.


타임라인에 다양한 작업, 날짜, 담당 팀 또는 팀원, 종속성 등 더 많은 정보를 추가할수록 프로젝트의 예산과 타임라인을 유지하기가 더 쉬워집니다.


5. 모든 이해관계자와 타임라인 공유

프로젝트 자체와 마찬가지로 프로젝트 타임라인도 끊임없이 진화합니다. 우선순위가 바뀌고, 장애물이 나타나고, 예상보다 오래 걸리는 일도 있습니다. 프로젝트 타임라인은 쉽게 액세스할 수 있고 항상 최신 상태로 유지되는 '살아있는 문서'라고 생각하세요.


첫 번째 초안이 완성되면 스탠드업 회의를 진행하여 모든 사람이 프로세스를 이해하고 전체 프로젝트 계획에 동참할 수 있도록 하는 것이 현명합니다. 이해관계자와의 공유도 마찬가지로 중요합니다. 이해관계자는 프로젝트의 진행 상황을 완전히 파악할 수 있어야 합니다.



monday WorkOS로 프로젝트 타임라인을 만들어보세요


팀 전체가 만족할 만한 프로젝트 관리 타임라인을 만들려면 monday WorkOS가 든든한 지원군이 되어줄 것입니다. 간트 차트와 같은 프로젝트 관리 타임라인 뷰는 투명성을 제공하므로 모두가 어떤 작업을 하고 있는지 알 수 있습니다.


 monday WorkOS가 프로젝트 타임라인을 위한 훌륭한 플랫폼인 이유를 알려드리겠습니다.


프로젝트 타임라인 템플릿으로 시간 절약

동적 인터페이스로 목표를 쉽게 시각화하고 통합 작업 관리와 함께 프로젝트의 모든 단계를 추적할 수 있습니다. 다음은 프로젝트 타임라인 템플릿을 실제로 사용하는 모습입니다.

프로젝트의 정확한 날짜를 설정하고 필요할 때 작업 일정을 쉽게 변경할 수 있으므로 모든 중요한 날짜를 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 마지막으로, 심층적인 보고를 통해 명확한 인사이트를 얻고 템플릿을 Excel로 쉽게 내보내 추가 분석을 할 수 있습니다.


마일스톤을 쉽게 추적

타임라인은 작업을 완료해야 하는 날짜 범위를 추적하는 데 도움이 되는 반면, 프로젝트 마일스톤은 프로젝트가 제시간에 진행되기 위해 특정 작업을 완료해야 하는 특정 날짜를 표시합니다. monday WorkOS를 사용하면 이 두 가지를 모두 쉽게 추적하여 제시간에 완료되었는지 확인할 수 있습니다.

Milestone view in monday.com for project timeline

메인 테이블 보기에서 왼쪽에 다이아몬드가 있는 이정표가 표시됩니다. 마감일 모드에서 타임라인 열을 볼 때 완료된 경우 다이아몬드가 녹색으로, 기한이 지난 경우 빨간색으로 바뀌어 항상 결과물을 알 수 있습니다.


타임라인 필터로 정확한 데이터 찾기

타임라인은 프로젝트를 체계적으로 관리할 수 있는 수단이지만, 작업과 이해관계자가 많을 때는 때때로 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 이러한 일반적인 문제점을 해결하기 위해 monday WorkOS에서는 사용자가 보고 싶은 정보에 따라 타임라인을 필터링할 수 있습니다.

필터를 임시로 보거나 저장하여 빠르게 액세스할 수 있습니다. 퍼널 필터 버튼을 클릭하면 타임라인에서 정보를 볼 때 사용할 필터를 선택할 수 있습니다.


이것은 시작에 불과합니다. monday WorkOS는 다음과 같은 더 많은 유용한 기능으로 가득 차 있습니다.

  • 36개 이상의 사용자 지정 가능한 컬럼 유형으로 복잡한 작업을 단순화하고 완벽한 워크플로우 실현 가능
  • 타임라인과 간트 차트 뷰를 포함한 27가지 이상의 데이터 시각화
  • 인적 오류를 방지하고, 시간을 절약하며, 팀이 가장 중요한 일에 집중할 수 있게 해주는 자동화 레시피
  • 72개 이상의 통합 기능으로 시스템이 완벽하게 연계되어 수동 데이터 입력에 소요되는 시간 절약
  • 팀과 이해관계자에게 전체 프로젝트에 걸쳐 실시간 업데이트를 제공하는 광범위한 커뮤니케이션 도구

monday WorkOS 기능으로 모든 업무가 더 쉬워집니다. 사용자 친화적인 하나의 인터페이스를 통해 여러 프로젝트를 추적하고 모든 중요한 마일스톤을 놓치지 않을 수 있습니다.



몇 분 안에 프로젝트 타임라인을 만들 수 있어요


어떤 유형의 프로젝트 타임라인을 선택하든, 가장 중요한 것은 모든 프로젝트 이해관계자가 프로젝트 타임라인 소프트웨어를 사용할 준비가 되어 있는지 확인하는 것입니다. 즉, 사용자 지정이 가능할 뿐만 아니라 타임라인을 시각화할 수 있는 다양한 방법을 제공하여 더 많은 사람들이 유용하게 사용할 수 있는 플랫폼을 사용해야 합니다.


프로젝트 관리자, 팀원, 기타 프로젝트 이해관계자 등, monday WorkOS는 모두를 위한 기능을 제공합니다. 가파른 학습 곡선 없이도 타임라인을 효율적으로 정리하여 프로젝트를 더 빨리 시작할 수 있습니다.


monday WorkOS를 사용해 볼 준비가 되셨나요? 14일 무료 체험판으로 먼저 사용해보세요!