[프로젝트 관리]프로젝트 계획서의 정의 및 6단계 작성법

2024-07-08
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프로젝트 계획서는 프로젝트를 순조롭게 진행하기 위한 필수 문서입니다. 프로젝트의 목적을 명시하고 범위, 구조, 리소스, 목표, 결과물 및 일정을 명시합니다.


탄탄한 계획이 없으면 프로젝트가 지연되고 예산을 초과하여 실행되기 일쑤입니다.


이번 글에서는 프로젝트 계획서를 6단계로 작성하는 방법을 알려드리고, 빠르게 실행하실 수 있도록 5가지 monday.com 템플릿을 공유해드리겠습니다. 먼저 프로젝트 계획서와 그 다양한 구성 요소에 대해 알아보겠습니다.



프로젝트 계획서란?

monday.com board for a project management plan



프로젝트 계획서는 전체 프로젝트의 목표와 목적, 구체적인 작업, 목표 달성의 모습을 개괄적으로 설명하는 공식 문서입니다.


프로젝트의 목적을 설정하는 것 외에도 다음과 같이 프로젝트와 관련된 기타 자료 및 결과물이 포함되어야 합니다:


  • 주요 마일스톤에 대한 타임라인과 간트 차트 - 시작일과 종료일, 200번째 고객 확보일, 이벤트 또는 앱 출시 일정 등
  • 회의 일정 - 진행 상황, 성과, 잠재적인 장애물을 공유하기 위한 일정
  • Work Breakdown Structure(작업분류구조) - 특히 여러 팀원이 서로 다른 작업을 하거나 동시에 작업하는 경우에는 프로젝트 관리 매니저가 필요할 수도 있습니다.
  • 프로젝트를 완료하는데 필요한 리소스 -  프로젝트 관리 도구, 현금, 프리랜서 등


요약하자면, 프로젝트 계획은 프로젝트의 수명 주기 전반에 걸쳐 업무와 리소스를 정의, 구성, 우선순위 지정, 할당하는 중심 허브 역할을 합니다.


프로젝트 계획이란? 


프로젝트 계획은 프로젝트 계획서를 작성한 후 하게됩니다.

  •  1단계: 프로젝트 시작 - 비즈니스 요구 사항 또는 문제와 잠재적인 해결책을 파악합니다. 
  • 2단계: 프로젝트 계획 - 구체적인 작업을 정의하고 책임을 할당하며 프로젝트 일정을 만듭니다. 
  • 3단계: 프로젝트 실행 - 자원들의 한계를 점검하고 일정과 예산을 모니터링하며 이해관계자에게 다시 보고합니다. 
  • 4단계: 프로젝트 종료 - 프로젝트의 성공 여부를 검토하는 단계입니다. 


프로젝트 계획 단계에서는 시작 단계의 프로젝트 헌장 문서를 확장하여 세부 프로젝트 계획을 작성합니다. 프로젝트 계획 단계의 일반적인 작업에는 다음과 같은 사항이 포함됩니다.


  • 예산 설정
  • 프로젝트 일정 또는 타임라인 정의
  • work breakdown structures(작업분류구조) 만들기
  • 자원 파악 및 가용성 보장
  • 잠재적인 장애물 평가 및 해당 시나리오에 대한 계획
  • 프로젝트 목표, 역할, 마감일, 책임 및 프로젝트 마일스톤 정의 


프로젝트 계획서 요소 

프로젝트 계획과 다른 프로젝트 계획 요소의 차이점은 다음과 같습니다. 


프로젝트 계획서 vs 작업 계획서

비슷하지만 작업 계획서는 프로젝트 계획서만큼 포괄적이지 않습니다. 작업 계획서는 프로젝트 팀이 작은 목표를 달성하도록 돕는 데 중점을 두는 반면, 프로젝트 계획서는 전체 프로젝트의 목표와 목적에 대한 개괄적인 개요를 제공합니다.


프로젝트 계획서 vs 프로젝트 헌장 비교

프로젝트 헌장은 프로젝트에 대한 개요를 제공합니다. 프로젝트의 존재를 명시하고 프로젝트 관리자에게 작업 시작을 승인하는 공식적인 짧은 문서입니다. 헌장에는 프로젝트의 목표, 목적 및 리소스 요구 사항이 설명되어 있습니다. 프로젝트 계획 전에 프로젝트 시작 단계에서 작성하고 주요 이해관계자에게 제시하여 프로젝트의 승인을 받습니다.


프로젝트 계획서 vs 프로젝트 범위

프로젝트 계획서의 일부에는 프로젝트의 규모와 경계를 명확하게 정의하는 프로젝트 범위가 포함됩니다. 프로젝트 범위는 범위 명세서, 작업 분류 구조(WBS), WBS 디렉토리, 세 곳에 문서화합니다. 이는 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고, 실제 결과와 계획된 결과를 비교하며, 범위 확대를 방지하는 기준점 역할을 합니다.


프로젝트 계획서 vs Work breakdown structure(작업분류구조)

작업 분류 구조(WBS)는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업의 계층적 개요입니다. 크고 복잡한 목표를 보다 관리하기 쉬운 작업으로 세분화하여 프로젝트 계획을 실행할 수 있도록 도와줍니다. WBS는 프로젝트 범위를 단계, 하위 프로젝트, 결과물 및 최종 결과물로 이어지는 작업 패키지로 세분화합니다.


프로젝트 계획 vs 애자일 프로젝트

애자일 프로젝트는 전통적인 프로젝트 계획과는 반대입니다. 애자일 프로젝트는 점진적이고 반복적인 접근 방식을 사용하여 프로젝트를 제공하는 반면, 전통적인 프로젝트(폭포수 접근 방식이라고도 함)는 계단식, 단계별 계획 프로세스를 사용합니다. 애자일 프로젝트는 주로 소프트웨어 개발팀에서 사용하지만 모든 분야에서 사용할 수 있습니다.




프로젝트 계획이 중요한 이유


모든 프로젝트의 3분의 1 이상이 스코프 크리프라는 현상을 경험합니다. 이는 팀이 원래 계획했던 것보다 더 많은 작업을 수행하게 되는 경우를 말합니다. 프로젝트 계획 시 예기치 않은 지연이나 상황 변화를 고려하면 이러한 상황을 대부분 피할 수 있습니다. 또한 프로젝트 계획서가 있으면 문제가 발생한 시점을 쉽게 파악할 수 있으므로 향후 프로젝트에 더 잘 대비할 수 있습니다.


프로젝트 관리와 관련된 수치를 보면 프로젝트 관리 계획이 얼마나 긍정적인 영향을 미칠 수 있는지 쉽게 이해할 수 있습니다. 프로젝트의 45%가 제때 완료되지 않고, 38%가 예산을 초과한다는 사실을 알 수 있습니다.

Project outcomes from the PMI Pulse 2021



프로젝트 계획은 이러한 문제를 조기에 파악하여 초과 지출과 마감이 지연되는 것을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트의 워크플로와 진행에 혼란이나 지연이 생길 여지가 없습니다.


프로젝트 계획을 만드는 6단계 방법

프로젝트 계획에 대한 정해진 규칙은 없습니다. 하지만 다음 6단계를 발판으로 삼아 계획서를 작성하는 것이 좋습니다.


1. 개요 작성


개요는 프로젝트 계획의 첫머리에 작성하며, 프로젝트 계획의 핵심 사항을 요약해야 합니다. 프로젝트 계획의 목적을 다시 말하고, 계획의 주요 요점을 강조하며, 프로젝트의 결과, 결론 또는 권장 사항을 설명해야 합니다.


프로젝트 계획의 시작 부분에 있지만 나머지 부분에서 요점을 뽑아낼 것이므로 가장 마지막에 작성하는 항목입니다.


개요는 다음의 사항들에 대해 언급하며 한 페이지를 넘지 않아야 합니다:

  • 프로젝트 목적 및 목표 
  • 선택한 프로젝트 방법론/프레임워크 
  • 최종 결과물 및 승인 기준 
  • 주요 범위 위험 및 대응책 
  • 마일스톤 요약 
  • 프로젝트 타임라인 개요 및 일정 기반 위험 요소 
  • 리소스 및 지출 추정치


프로젝트에 대한 이 스냅샷은 프로젝트의 메커니즘에 적극적으로 참여하지 않는 주요 이해관계자들도 쉽게 이해할 수 있도록 도와줍니다. 프로젝트 관리자에게는 요약본이 주요 프로젝트 목표, 범위, 기대치 및 한계를 빠르게 상기시켜 주는 역할을 합니다. 프로젝트의 거의 3분의 1이 원래 목표를 달성하지 못하기 때문에 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획을 정기적으로 검토하여 계획대로 진행되도록 하는 것이 중요합니다.


2. 프로젝트 범위 지정 문서 작성


프로젝트를 시작하고 나서 프로젝트 범위가 늘어나는 것보다 더 나쁜 일은 거의 없습니다. 프로젝트의 범위를 정의하면 프로젝트의 시작일과 종료일, 결과물에 대한 기대치, 프로젝트 전반에 걸쳐 요청을 승인하는 사람 및 승인할 가치가 있는 항목에 대한 경계를 설정할 수 있습니다.


또한 목표를 달성하는 것과 관련된 잠재적 위험을 파악하고 이러한 위험을 완화하기 위한 대책을 마련하는 것도 포함됩니다. 이러한 위험을 추적할 책임이 있는 사람을 정확히 파악하는 것은 필수적입니다.


이 단계는 프로젝트 수명 주기 동안 프로젝트의 요구사항이 증가하는 경향을 방지하는 데 도움이 됩니다. 조직에서는 전체 프로젝트의 34%가 스코프 크리프를 경험한다고 불평하지만, 매번 프로젝트 범위 지정 문서를 작성하는 조직은 52%에 불과합니다.


3. 프로젝트 구조화


프로젝트를 계획하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 프레임워크가 있으며, 이는 워크플로우의 조직과 결과물의 생산 및 할당 방식에 영향을 미칩니다.


예를 들어 워터폴 프레임워크를 사용하는 경우 모든 것을 미리 계획하고, 각 개발 단계를 순차적으로 진행하며, 전문 작업 담당자가 정해진 시간에 작업을 실행하게 됩니다.


프로젝트 구조 내에서 너무 많은 종속성을 만들면 성공에 부정적인 영향을 미칠 수 있으므로 팀이 자율적으로 작업하여 적시에 결과물을 달성할 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 또한 질서를 유지하고 병목 현상을 방지하기 위해 필요한 승인자 수를 고려하는 것도 좋습니다.



4. 사용 가능한 프로젝트 리소스 확인


이 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스를 정의합니다:


  • 시간
  • 예산
  • 기술
  • 물리적 자원


예를 들어, 팀에 적절한 고도로 숙련된 인력이 있으면 프로젝트의 성공 가능성이 30% 더 높아집니다. 하지만 1/3의 사람들은 자신의 팀이 프로젝트에 적합한 기술을 모두 갖추고 있다고 생각하지 않으며, 이는 실패의 지름길입니다.


팀원의 수 또한 중요한데, 가용 인력 대비 업무 비율이 맞지 않으면 효율성과 품질이 저하됩니다. 기대치를 충족하기 위해 리소스를 효과적으로 할당하려면 리소스 제한에 대해 현실적으로 생각해야 합니다.


예를 들어 인력이 부족하다면 작업 일정을 조정하고, 전문 장비가 더 필요하다면 예산을 늘려야 할 수도 있습니다.


5. 프로젝트 타임라인 계획하기


프로젝트 계획에 타임라인을 포함하는 조직은 목표를 달성할 확률이 더 높습니다. 그럼에도 불구하고 52%의 프로젝트는 항상 기본 일정을 설정하지 않습니다. 그래서 45%의 조직은 프로젝트를 제때 완료하는 경우가 거의 없거나 전혀 없다고 답했습니다.


이런 의미에서 프로젝트 계획에 프로젝트 일정 섹션을 추가하는 것이 현명합니다. 계획의 이 부분에는 언제 완료할 것인지, 어떻게 프로젝트 일정을 준수할 것인지에 대한 기대치를 설정해야 합니다.



Use a Gantt timeline to plan project activities and timings


어떤 프레임워크를 선택하느냐에 따라 프로젝트 일정이 조금씩 달라집니다.


'진행 중인 작업'(WIP)이 있는 작업은 팀의 역량에 따라 달라집니다. 이 섹션에서는 각 열에 한 번에 보유할 수 있는 최대 WIP 수를 설정해야 합니다.


6. 프로젝트 변경사항 관리


조직은 변경사항 관리를 3대 프로젝트 과제에 포함시킵니다. 변경사항 관리 계획을 만들지 않으면 계획에 없던 일이 발생했을 때 팀원들이 어떻게 해야 할지 막막할 것입니다. 동적 변경 관리 계획은 예상치 못한 변경사항이 발생했을 때 따라야 할 단계와 담당자를 개략적으로 설명합니다.


이 계획의 핵심은 변경 관리 도구를 마련하는 것입니다. 먼데이닷컴 업무 관리는 계획 및 모니터링부터 보고 및 리소스 관리에 이르기까지 프로젝트 라이프사이클의 모든 부분을 관리할 수 있을 만큼 유연합니다. 시작하는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 템플릿을 소개해드리겠습니다.







 

5가지 프로젝트 계획 템플릿

monday.com 템플릿은 프로젝트 계획의 각 섹션을 시각화할 때 유용하며, 쉽게 시작할 수 있도록 도와줍니다. 다음 5가지 프로젝트 계획 템플릿을 사용해 프로젝트 계획 프로세스를 시작하세요.


1. 프로젝트 계획 템플릿


일반적인 프로젝트 계획 템플릿을 찾고 계신가요? 프로젝트 계획 템플릿 중 하나를 사용해 보세요.


monday.com Project timeline template


위의 템플릿은 시각화가 잘 되어 있어 설정된 기간별로 하위 프로젝트를 구성하고 각 단계에 담당 인력을 할당할 수 있습니다.


각 프로젝트의 우선순위를 정하고 타임라인을 추가하여 결과물의 예상 시기를 표시할 수도 있습니다.


2. 리소스 활용 템플릿


리소스 관리를 통해 팀은 작업, 프로젝트, 프로세스를 효율적으로 실행하는 데 집중하고 공유된 목표를 달성할 수 있습니다.



monday.com resource management


리소스를 개인에게 할당하고 일정을 지정하여 직원들이 어느 단계에서 어떤 리소스를 담당해야 하는지 알 수 있도록 할 수 있습니다. 


업무량 보기를 사용하여 팀의 시간을 능동적으로 관리하고 팀원 각자의 업무량과 역량을 한눈에 파악할 수 있습니다.

Use the Workload view to manage your team’s time proactively and get an overview of the workload and capacity of each person on the team.

3. 프로젝트 비용 관리 템플릿


모든 비용을 한 곳에서 볼 수 있으면 예산 계획을 세우기가 훨씬 쉬워집니다.


그렇기 때문에 아래의 프로젝트 비용 관리 템플릿은 매우 편리합니다.


monday.com Project Cost Management Template 

각 하위 프로젝트를 추가하고 예상 비용을 계획하여 각 부서에 총액을 할당합니다. 이 템플릿을 사용하여 필요한 예산을 추정하고 승인된 프로젝트 예산을 기록할 수 있습니다. 그런 다음 대시보드를 사용하여 한 눈에 정보를 확인할 수 있습니다.



4. 프로젝트 타임라인 템플릿


이 프로젝트 타임라인 템플릿으로 일정을 계획하세요.

monday.com Project Timeline Template




이 템플릿은 칸반 프레임워크로 작업하는 경우에는 적합하지 않지만, 워터폴 또는 스크럼 프레임워크로 작업하는 경우에는 이상적입니다.


워터폴 프로젝트의 경우, 마일스톤을 추가하고 타임라인을 첨부한 다음 각 마일스톤의 작업을 완료하기 위해 정해진 작업일 수를 할당하세요.


각 단계마다 팀 리더에게 태그를 지정하여 프로젝트 관리자가 어떤 마일스톤을 담당하고 있는지 알 수 있도록 하세요.


프로젝트 실행 중에 팀은 상태 표시줄을 사용하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 또한 각 항목을 클릭하여 각 마일스톤에 업데이트를 추가할 수 있어 팀 간 협업을 장려할 수 있습니다.


스크럼 프로젝트의 경우 스프린트별로 대시보드를 구성하여 결정되는 대로 특정 작업을 추가할 수 있습니다.


5. 프로젝트 위험 요소 등록 템플릿


이 프로젝트 위험 요소 등록 템플릿에서 모든 프로젝트 범위와 일정 위험을 시각화할 수 있습니다.


monday.com Program Risk Register Template



색상으로 구분된 상태 표시줄을 사용하여 프로젝트 범위와 일정에 대한 위험 상태, 위험 확률, 위험 영향을 표시할 수 있습니다.


위험을 분류하고, 위험 소유자를 추가하고, 완화 전략을 제안할 수도 있습니다. 이렇게 하면 다른 프로젝트 팀원들이 이러한 위험이 실제 결함으로 발전할 경우 어떻게 해야 할지 알 수 있습니다.


프로젝트 관리 계획 최적화하기

프로젝트 계획은 팀의 성공에 필수적인 부분입니다.


세부 사항이 많고 복잡하지만, 계획서를 작성하고 관리하는 것이 어렵지 않아야 합니다. monday.com의 사전 구축된 계획 템플릿을 사용하면 계획의 각 섹션을 세분화하고 모든 것을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다.


monday.com 으로 업무 관리를 하면 모든 프로젝트 계획 자료를 한곳에 통합가능하며 다음 프로젝트가 얼마나 더 원활하게 진행될 수 있는지 직접 확인할 수 있습니다.