[프로젝트 관리]의사소통이 잘 안되시나요? - 커뮤니케이션 계획 세우기

2024-04-24
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프로젝트 관리자로서 팀과 소통하는 것은 그리 쉬운 일이 아닙니다. 팀원들은 여러 위치에서, 또는 서로 다른 일정에 따라 일합니다. 프로젝트 관리자는 팀이 제시간에 작업을 완료하는 것을 믿어야 하며, 세세하게 관리하거나 지속적으로 업데이트를 요청해서는 안 됩니다. 이것이 바로 프로젝트 커뮤니케이션 계획이 필요한 이유입니다.🤓


프로젝트 커뮤니케이션 계획을 통해 기대치와 기준을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀이 어디에 있든, 어떤 일정에 있든 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 이번 포스팅을 통해 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획이 필요한 이유와 팀에 도움이 되는 방법, 그리고 직접 작성하는 방법에 대해 자세히 알려드리겠습니다!




커뮤니케이션 계획이란 무엇인가요?


프로젝트 관리를 위한 커뮤니케이션 계획은 특정 프로젝트 전반에 걸쳐 이해관계자와 팀원에게 중요한 정보를 전달하는 방법입니다. 또한 이 계획은 누가 어떤 업데이트를 받을 것인지, 특정 업데이트에 대해 누구에게 문의할 것인지, 그리고 그러한 사람들이 어떻게 업데이트를 받을 것인지도 결정합니다.


커뮤니케이션 계획이 중요한 이유는 효과적인 커뮤니케이션이 프로젝트의 성공에 매우 중요하기 때문입니다. 구체적인 작업, 기대치, 마감일 및 이해관계자를 철저히 설명하는 프로젝트 관리 커뮤니케이션 계획을 세우는 것은 프로젝트 관리의 필수적인 부분입니다.


커뮤니케이션 계획은 프로젝트의 기초로 간주해야 합니다. 이 계획에는 작업을 완료하는 방법과 시간을 낭비하지 않고 팀원들과 소통하는 방법이 정확하게 설명되어 있습니다.



커뮤니케이션 계획에는 무엇이 포함되어야 하나요?


프로젝트 커뮤니케이션 계획에는 다음 항목이 포함되어야 합니다.

  • 작업, 회의, 피드백, 일정 등 커뮤니케이션이 필요한 항목에 대한 구체적인 목록
  • 관련된 모든 팀원 및 이해관계자의 연락처(각자의 담당 업무 포함)
  • 마감일, 회의, 목표 날짜, 체크인 등 미리 잡혀 있는 이벤트 일정
  • 커뮤니케이션 빈도, 기본 채널
  • 의사 결정이 일치하도록 하기 위한 커뮤니케이션 목표의 개요
  • 각 이해관계자의 커뮤니케이션 스타일 선호도가 설정된 표준과 다른 경우(예: 외부 프리랜서가 Slack 메시지보다 이메일을 선호할 수 있음)
  • 주간 보고서 또는 일일 상태 확인과 같은 커뮤니케이션 유형 및 예상 빈도



프로젝트 커뮤니케이션 계획의 이점


직장 내 커뮤니케이션 현황에 대한 Axios의 보고서에 따르면, 비효율적인 커뮤니케이션으로 인해 기업들은 직원 1인당 매년 15,000달러, 미국 전체로는 연간 2조 달러의 비용을 지출하고 있습니다. 분명한 것은 기업이 직원의 참여를 높이고, 소통에 집중하며, 시간 낭비를 줄여야 할 필요성이 절실하다는 것입니다.


프로젝트 커뮤니케이션 계획이 이러한 격차를 해소하는 데 어떻게 도움이 되는지 더 잘 이해하기 위해 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 몇 가지 이점을 살펴보겠습니다.


투명성 향상

프로젝트 커뮤니케이션 계획은 조직 내 투명성을 높이는 데 도움이 됩니다. 투명성을 통해 팀원들은 프로젝트 목표를 이해할 수 있고, 커뮤니케이션 계획을 수립함으로써 모든 이해관계자가 어떤 종류의 정보를 어떤 주기로 제공할지 알 수 있습니다.


조정 및 협업 개선

monday.com과 같은 소프트웨어에서 모든 사람에게 단일 문서에 대한 액세스 권한을 부여하면 프로젝트에 관련된 모든 사람이 쉽게 의견을 남기거나 제안을 남기거나 토론을 시작할 수 있습니다. 이러한 방식으로 커뮤니케이션 관리 계획은 팀원 간의 업무 절차를 조율하여 협업을 촉진하는 데 도움이 됩니다. 이는 지속적인 건설적인 피드백을 장려하고 작업이 제시간에 완료될 수 있도록 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다.


효율적인 리소스 사용 보장

대부분의 팀은 여러 가지 도구와 애플리케이션을 사용하여 업무를 처리합니다. 이는 효과적인 커뮤니케이션에 있어 혼란을 야기할 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획을 수립하면 커뮤니케이션이 하나의 앱 또는 서비스에서 이루어지도록 간소화하여 앱 간 전환으로 인한 중복과 시간 낭비를 없애고 팀이 집중할 수 있습니다.


피드백 공유 장려

프로젝트 커뮤니케이션 계획은 팀 내 커뮤니케이션에 대한 표준을 설정하여 직원들이 정기적으로 피드백을 공유하도록 장려함으로써 생산성을 향상시킬 수 있습니다.


역할과 책임 명확화

커뮤니케이션 계획은 서면 지침을 통해 다양한 이해관계자에게 프로젝트의 각 팀원들의 역할과 책임을 알려줍니다. 또한 의사 결정이 어떻게 이루어지고 피드백과 의견을 주고받는 방식이 명시되어 있습니다.



4단계로 프로젝트 커뮤니케이션 계획 작성하기


나만의 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 작성하는 것이 복잡할 필요는 없습니다. 다음은 프로젝트 커뮤니케이션 계획의 예시이며, 어떤 모습일 수 있는지 살펴보세요.

몇 단계만 거치면 각 프로젝트의 필요에 맞는 나만의 계획을 만들 수 있습니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다.


1. 프로젝트의 필요에 따라 커뮤니케이션 목표 설정

가장 먼저 커뮤니케이션 계획의 목표를 설정해야 하는데, 이를 위해서는 프로젝트의 구체적인 요구 사항을 파악해야 합니다. 프로젝트의 규모, 참여 인원, 요구사항 또는 기타 요인에 따라 요구사항이 달라질 수 있습니다.


이러한 다양한 요소를 기록하여 프로젝트의 요구 사항을 파악한 다음 여기에서 커뮤니케이션 목표를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 커뮤니케이션 계획의 목표는 프로젝트의 속도를 늦추지 않도록 회의와 이메일을 효율적으로 사용하는 것일 수 있습니다.


2. 커뮤니케이션 방법 및 채널 선택

다음으로, 프로젝트 기간 동안 어떤 방식으로 커뮤니케이션할지 정확히 정하세요. 다음과 같은 다양한 도구를 통해 이 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 화상 회의
  • 상태 보고서
  • 커뮤니케이션 앱
  • 프레젠테이션
  • 주간 이메일

프로젝트와 팀에 가장 적합하다고 생각되는 몇 가지 커뮤니케이션 방법으로 목록을 좁혀보세요. 예를 들어, 일상적인 커뮤니케이션은 monday.com과 같은 앱으로 하되 매주 Zoom 통화를 통해 각 팀원으로부터 담당 업무에 대한 업데이트를 받는다고 결정할 수 있습니다.


3. 커뮤니케이션 빈도 결정하기

커뮤니케이션 빈도를 설정하여 팀에 대한 표준을 만드세요. 이렇게 하면 여러 이해관계자의 업데이트를 쫓아다니지 않아도 됩니다. 각 팀원이 매주 월요일 아침에 이메일로 상태 업데이트를 보내야 한다는 것을 알고 있다면, 팀원들은 무엇을 기대해야 하는지 알 수 있고 프로젝트 관리자의 지속적인 확인에 부담을 느끼지 않을 것입니다.


4. 이해관계자 및 팀원 식별

마지막으로 프로젝트에 관련된 모든 사람을 명확하게 파악하고 싶을 것입니다. 각자의 책임과 연락처 정보를 포함한 팀원 및 이해관계자 목록을 만들어 모든 사람과 공유하세요. 이렇게 하면 팀원 전체가 작업에 대해 문의하거나 후속 조치가 필요할 때마다 프로젝트 관리자를 통하지 않고도 서로 소통할 수 있습니다.



커뮤니케이션 계획에 포함하지 말아야 할 항목


계획에 포함되어야 하는 내용을 살펴보았지만, 계획이 체계적이고 순조롭게 진행되도록 하려면 다음과 같은 특정 요소는 추가하지 않도록 하세요.

  • 비밀번호, 신용카드 번호 또는 개인 정보와 같이 기밀이거나 민감한 세부 정보
  • 개별 팀원이나 이해관계자에 대한 개인적인 의견이나 편견
  • 팀원에게 몇 시간마다 작업 상태를 확인하라는 등의 불분명하거나 비현실적인 커뮤니케이션 방식에 대한 기대

프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트 자체에 대해 너무 자세히 다루지 말고, 별도의 프로젝트 계획이나 프로젝트 로드맵에서 프로젝트 관련 사항을 정리하세요.



monday.com으로 팀 커뮤니케이션을 개선하세요.


앱이나 소프트웨어를 사용하면 커뮤니케이션 계획을 직접 작성, 계획, 실행하는 것보다 훨씬 더 효율적으로 진행할 수 있습니다. monday.com과 같은 플랫폼에서는 프로젝트 커뮤니케이션 계획 템플릿과 같이 빠르게 시작하는 데 사용할 수 있는 수백 개의 템플릿이 준비되어 있습니다.

이 템플릿을 사용하면 커뮤니케이션 계획을 정의하고, 빈도, 마감일, 상태를 설정하고, 팀원 디렉토리를 만들 수도 있습니다. 템플릿 외에도 monday.com에는 커뮤니케이션 계획을 계획대로 진행하는 데 도움이 되는 다른 훌륭한 기능도 가득합니다.


monday WorkDocs로 실시간 문서 공동 작업

monday WorkDocs를 사용하면 팀원들이 보드가 아닌 라이브 문서에서 실시간으로 쉽게 협업할 수 있습니다. 목록, 위젯과 같은 다양한 요소를 추가하고 보드에 링크를 걸어 모든 것을 한곳에 보관할 수 있습니다. 브레인스토밍, 회의 중 노트 필기, 제품 아이디어 구상 및 출시 등 모든 작업에 도움이 될 수 있습니다. monday WorkDocs의 메모를 실행할 준비가 되면 원하는 monday.com 보드에서 작업으로 전환할 수 있습니다.


통합 기능을 통해 모든 커뮤니케이션을 한 곳에서 관리

70개 이상의 앱과 200개 이상의 통합이 가능하므로 기존에 사용하던 커뮤니케이션 도구를 계속 사용하면서 monday.com에서 체계적인 커뮤니케이션 플랜의 강력한 기능을 활용할 수 있습니다. Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google 캘린더, Gmail 등의 도구를 통합하여 모든 커뮤니케이션을 한곳에서 관리하세요.


다양한 보기 유형으로 계획과 리소스 시각화

27가지 이상의 다양한 보기 유형으로 커뮤니케이션 계획을 실행 중인 상태로 확인할 수 있습니다. 캘린더 보기를 통해 예정된 모든 회의, 이벤트, 다음 업데이트 예상 시기를 확인하여 모든 것이 순조롭게 진행되고 있는지 확인하세요. 타임라인 보기를 사용해 커뮤니케이션 계획이 프로젝트 전달 계획과 일치하는지 확인하여 그에 맞게 조정할 수 있습니다. 카드 보기는 이해관계자 디렉터리를 명확하고 빠르게 확인하고 싶을 때 유용합니다.


내부 커뮤니케이션 도구로 간편하게 소통

모든 사람을 monday.com에 온보딩하여 팀과 쉽게 소통하세요. 작업 소유자를 설정하여 각 항목에 대한 책임자를 명확히 하고, 상태 열을 업데이트하거나, 업데이트 섹션에서 특정인에게 댓글을 보낼 수 있습니다. 또한 내부 커뮤니케이션과 가이드라인 및 리소스 전용 보드를 만들어 모든 팀원이 필요에 따라 참조할 수 있도록 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 저장할 수 있는 이상적인 공간으로 활용할 수도 있습니다.



자주 묻는 질문(FAQ)


커뮤니케이션 계획에 포함하면 안 되는 항목은 무엇인가요?

프로젝트 커뮤니케이션 계획에는 비밀번호나 신용카드 번호와 같은 개인 정보나 기밀 정보가 포함되지 않아야 합니다. 또한 팀원보다 개인적인 의견이나 편견을 포함하거나 프로젝트 자체에 대한 너무 많은 세부 사항은 별도의 프로젝트 계획이나 프로젝트 로드맵에 남겨 두어야 하므로 피하는 것이 좋습니다.


좋은 커뮤니케이션 계획의 요건은 무엇인가요?

좋은 프로젝트 커뮤니케이션 계획은 커뮤니케이션 목표를 설정하고, 이해관계자를 파악하며, 역할과 기대치를 명확히 하고, 커뮤니케이션 빈도에 대한 기준을 설정하는 데 도움이 됩니다.


커뮤니케이션 계획은 어떻게 작성하나요?

커뮤니케이션 계획을 작성하려면 프로젝트의 필요성, 목표, 커뮤니케이션 방법과 채널, 빈도 및 모든 관련 이해관계자를 파악하세요. 여기에서 계획을 차트에 작성하거나 monday.com과 같은 플랫폼에 작성하여 모든 내용을 체계적으로 정리하고 쉽게 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.



monday.com으로 더욱 명확한 커뮤니케이션을 할 수 있어요.


프로젝트 커뮤니케이션 계획은 프로젝트를 관리하고 기대치를 설정하며 최종 결과물이 제시간에 제공될 수 있도록 도와주는 또 하나의 도구입니다. monday.com과 같은 플랫폼을 사용하면 그 과정이 훨씬 더 쉬워집니다. 미리 만들어진 템플릿과 커뮤니케이션과 협업을 장려하는 수많은 기능 덕분에 여러분과 팀이 항상 해야 할 일을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.