[프로젝트 관리]프로젝트 팀의 효율성을 높이는 비법!

2024-01-24
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프로젝트를 성공적으로 마치려면 보다 뛰어난 프로젝트 팀이 있어야 합니다. 하지만 어떻게 프로젝트 팀을 구성하고 관리해야 할까요? 그리고 성공하는 프로젝트 팀과 어려움을 겪는 프로젝트 팀의 차이점은 무엇일까요?

이번 포스팅에서는 효과적인 프로젝트 팀을 구성하는 요소, 팀원에게 필요한 역할과 책임, 성공을 위한 팀 관리 방법, 그리고 프로젝트 팀의 성공을 위해 먼데이닷컴 Work OS가 어떻게 도움이 될 수 있는지에 대해 자세히 설명드리겠습니다.



프로젝트 팀이란 무엇인가요?


프로젝트 팀은 프로젝트 관리자의 지도 아래 프로젝트 범위에 정의된 작업을 구현할 책임이 있는 사람들로 구성된 그룹입니다. 예를 들어, 소프트웨어 제품을 구축하는 경우 특정 제품에 관련된 모든 사람을 프로젝트 팀으로 구성할 수 있습니다.


훌륭한 프로젝트 팀을 구성하고 효과적으로 관리하는 것은 프로젝트를 제시간에 그리고 예산 범위 내에서 완료하는 가장 좋은 방법입니다. 직원을 팀별로 그룹화하면 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 이해하도록 할 수 있습니다.



훌륭한 프로젝트 팀의 조건은 무엇인가요?


프로젝트 팀은 규모부터 방법론까지 모든 면에서 매우 다양할 수 있지만, 연구에 따르면 최고의 성과를 내는 팀은 몇 가지 공통점을 가지고 있다고 합니다.


1. 지속적으로 개선하기 위해 노력한다

제16차 애자일 현황 보고서에 따르면 애자일 전문가의 과반수(51%)가 지속적 개선 기법이 효과적인 프로젝트 팀을 구성하기 위한 방법이라고 생각하는 것으로 나타났습니다.

지속적 개선 프로세스의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

  • 프로젝트가 끝나면 사후 검토 회의를 실시하여 잘된 점, 미흡한 점, 다음에 더 잘할 수 있는 방법을 확인합니다.
  • 고객의 피드백을 적극적으로 구하여 프로젝트 계획 프로세스를 개선하고 알리는 데 활용합니다.
  • 프로젝트 팀원에게 피드백을 공유하는 설문조사를 완료하도록 요청하고, 그 피드백을 사용하여 다음번에는 더 효과적인 팀이 될 수 있도록 합니다.


2. 커뮤니케이션과 협업에 뛰어나다

하버드 비즈니스 리뷰에 실린 한 연구에 따르면, 정기적으로 프로젝트를 제때 완료하고 스스로를 매우 효과적이라고 평가하는 고성과 프로젝트 팀의 행동을 조사한 결과, 효율적인 회의를 진행하고 정기적으로 연락하며 서로에게 프로젝트의 진행 상황을 최신 상태로 알려줄 가능성이 훨씬 높았습니다.


3. 의사 결정 방법을 알고 있다

프로젝트는 자주 변경될 수 있으므로 신속하게 의사결정을 내려야 합니다. 성공적인 프로젝트 팀은 신속하게 의사 결정을 내리는 방법을 알고 있습니다. 예를 들어, 스크럼 프로젝트 방법론의 본고장인 Scrum Inc.의 연구에 따르면 가장 효과적인 프로젝트 팀은 1시간 이내에 의사 결정에 도달하는 반면, 덜 성공적인 팀은 5시간 이상 걸리는 것으로 나타났습니다.


팁: monday.com Work OS를 사용하면 빠른 의사결정을 더 쉽게 내릴 수 있습니다. 프로젝트 로드맵과 시각적 효과가 뛰어난 프로젝트 보드를 통해 프로젝트 진행 상황을 즉각적으로 파악할 수 있으므로 문제를 발견하고 함께 해결책을 찾아낼 수 있습니다.


특정 프로젝트를 진행하기 위해 프로젝트 팀을 구성하기로 결정했다면 가장 먼저 해야 할 일은 팀원을 선정하고 업무와 책임을 할당하는 것입니다. 이제 그 방법을 살펴보겠습니다.



프로젝트 팀의 역할과 책임


대부분의 프로젝트 팀은 6~10명 정도의 소규모로 구성됩니다.

각 팀 내에서 각 개인은 서로 다른 역할과 책임을 맡게 됩니다. 팀의 정확한 구성은 선호하는 프로젝트 관리 방식에 따라 달라집니다. 예를 들어, 폭포수 스타일의 프로젝트는 애자일 팀과 다른 프로젝트 팀을 구성하게 됩니다. 하지만 프로젝트 팀의 일반적인 구성은 다음과 같습니다.


프로젝트 관리자(PM): 이 사람은 프로젝트를 소유하고, 범위를 정의하며, 나머지 프로젝트 팀을 감독합니다.

역할은 다음과 같습니다.

  • 프로젝트 계획 및 범위 설정
  • 나머지 프로젝트 팀 감독
  • 예산 모니터링
  • 프로젝트 결과물의 진행 상황 추적
  • 이해관계자에게 프로젝트 상태 보고

애자일 팀에서는 이를 팀 리더 또는 스크럼 마스터라고 하며, 전통적인 프로젝트 관리 방식에 비해 하향식 관리가 덜합니다. 그러나 팀 리더의 핵심 책임은 기존 PM의 책임과 동일하며, 프로젝트를 성공적으로 적시에 완료할 수 있도록 계속 진행해야 합니다.


인티그레이터: 여러 팀이 프로젝트 작업에 참여하는 경우 원활한 진행을 돕기 위해 통합 관리자가 필요할 수도 있습니다.

역할

  • 팀 간 협업 관리
  • 여러 팀의 운영 효율성 극대화
  • 사일로, 병목 현상, 중복 작업 파악 및 해결


프로젝트 기획자/관리자: 장기 또는 대규모 프로젝트의 경우, PM은 기획자나 관리자의 지원을 받을 수 있습니다.

역할

  • 일일 작업 모니터링
  • 작업 상태 감독
  • 문제 및 병목 현상 해결
  • 프로젝트 문서와 같은 관리 업무 처리
  • 프로젝트 관리자 지원


프로젝트 팀원: 프로젝트 완료를 담당하는 사람들입니다. 주로 디자이너, 엔지니어, 프로그래머, 크리에이티브 등 기술적 전문성을 갖춘 사람들입니다.

역할

  • 프로젝트 결과물 구축 및 최적화
  • 프로젝트 반복 및 개선을 통해 고객 피드백에 대응하기


제품 소유자: 애자일 및 스크럼 팀에는 제품 소유자라는 추가 팀원이 있습니다. 제품 소유자는 대개 조직 내 제품 관리 또는 제품 마케팅 부서에 소속된 사람으로, 최종 사용자와 그들의 고충 및 선호도에 대한 전문 지식을 갖추고 있습니다.

  • 팀 회의에서 '고객의 목소리'를 대변합니다.
  • 고객의 요구와 선호도에 대한 조언과 컨설팅을 제공합니다.
  • 프로젝트가 고객의 주요 우선순위에 집중할 수 있도록 유지합니다.


테스터: 소프트웨어 개발에서 가장 일반적인 역할이지만 제품 개발과 같은 다른 유형의 프로젝트에도 존재할 수 있습니다.

역할

  • 프로젝트 결과물을 테스트하여 버그 파악
  • 품질 문제를 발견하여 프로젝트 팀에 알리기
  • 고객 만족도를 극대화하기 위한 최종 사용자의 역할 수행


프로젝트 스폰서: 프로젝트 스폰서는 일반적으로 회사 경영진의 일원입니다. 프로젝트 스폰서의 역할은 PM보다 한 단계 높은 수준에서 전체 프로젝트를 감독하고 임원급에서 프로젝트에 대한 동의를 확보하는 것입니다.

프로젝트 팀을 구성한 후에는 올바른 방법으로 팀을 관리하여 성과를 최적화하는 데 초점을 맞춰야 합니다.



프로젝트 팀 관리를 위한 효과적인 팁

Kim Landau는 먼데이닷컴의 프로젝트 관리자 팀 리더입니다. 그녀는 더 나은 결과를 위해 프로젝트 팀을 관리하기 위한 몇 가지 팁을 공유했습니다.


1. 프로젝트 목표 명확히 하기

Landau에게 프로젝트 관리자의 가장 중요한 역할 중 하나는 프로젝트가 변화하고 발전함에 따라 최종 목표를 염두에 두는 것입니다. 그녀는 프로젝트 팀이 주도권을 갖고 창의력을 발휘하도록 격려하고 싶지만, "저는 아이디어를 시작하거나 제안하는 사람들이 달성하고자 하는 목표가 무엇인지 완전히 명확하게 알고 있는지 확인하고 싶습니다."라고 주의를 환기시킵니다.  그래야 프로젝트 팀이 최종 고객에게 최대의 가치를 제공할 수 있는 공유된 결과를 향해 원활하게 나아갈 수 있습니다.


2. 전략적으로 사고하기

PM으로서 Landau의 역할 중 핵심적인 부분은 프로젝트의 전략 수준을 살펴보고 다른 프로젝트 팀과 협업하여 더 큰 장기적 가치를 지닌 결과물을 만들 수 있는 기회가 어디에 있는지 파악하는 것입니다.

"저는 항상 미래를 생각하려고 노력하는 것을 선호합니다."라고 그녀는 말합니다. 그녀는 현재에 초점을 맞추는 대신 프로젝트 목표가 "회사가 성장하거나 상황이 변했을 때에도 관련성이 있는지" 고려하는 것을 목표로 합니다.


3. 적극적인 커뮤니케이션

Landau는 무엇보다도 "항상 상황을 파악하는 것"이 자신의 역할이라고 말합니다. 프로젝트 팀을 지원하기 위해 그녀는 필요한 정보가 있는지, 모든 사람이 무엇을 해야 하는지, 명확한 타임라인이 있는지 확인하려고 노력합니다.


이러한 수준의 투명성과 협업은 팀의 성공을 보장하는 데 도움이 됩니다. 먼데이닷컴은 이러한 우선순위를 구체적으로 다룹니다. 시각적이고 직관적인 프로젝트 보드를 통해 팀의 진행 상황을 쉽게 확인하고, 작업과 결과물에 대해 소통하며, 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다.



먼데이닷컴으로 프로젝트 팀을 관리하는 방법


먼데이닷컴은 프로젝트 팀이 함께 작업하고, 효율적으로 계획하고, 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있도록 돕기 위해 만들어졌습니다. 다음은 프로젝트 팀의 성공을 돕기 위해 먼데이닷컴을 사용하는 몇 가지 방법입니다.


1. 프로젝트 로드맵으로 정보 공유

먼데이닷컴의 시각적 프로젝트 로드맵 도구를 사용하면 전체 프로젝트 팀이 같은 정보를 공유하고, 이해관계자의 기대치를 관리하며, 다른 팀 및 팀원들과 쉽게 소통할 수 있습니다.

2. 반복적인 작업 자동화

자동화를 통해 워크플로우를 가속화하여 프로젝트 팀의 효율성을 높이세요. 예를 들어, 프로젝트가 변경될 때마다 팀원에게 자동으로 알림을 보내거나 마감일이 다가오면 팀원에게 알림을 보낼 수 있습니다.

3. 역할과 책임을 명확히 하기

사람 열을 통해 누가 어떤 일을 해야 하는지 모두가 알 수 있도록 하세요. 작업 소유자에게 작업과 하위 작업을 빠르게 할당할 수 있으므로 모든 사람이 자신이 어떤 작업을 해야 하는지 알 수 있습니다. 이렇게 하면 진행 상황을 쉽게 추적하고 프로젝트를 방해할 수 있는 장애물을 발견할 수 있습니다.



프로젝트 팀에 관한 자주 묻는 질문(FAQ)


1. 프로젝트 팀이란 무엇인가요?

프로젝트 팀은 프로젝트를 수행하기 위해 함께 모인 사람들의 그룹입니다. 팀원 각자가 맡은 책임과 업무는 다르지만 모두 하나의 목표를 향해 일하고 있습니다.


2. 프로젝트 팀은 어떻게 소통해야 하나요?

자주 해야 합니다! 효과적인 프로젝트 팀의 핵심은 정기적인 커뮤니케이션입니다. 매일 회의, 전화 통화, 인스턴트 메시징 앱 채팅 등 다양한 방법으로 소통할 수 있지만, 중요한 것은 자주, 관련성 있게, 지속적으로 소통하는 것입니다.

먼데이닷컴 Work OS에서는 프로젝트 팀의 커뮤니케이션을 쉽게 만들었습니다. 시각적으로 매력적인 게시판을 통해 전체 프로젝트 또는 개별 결과물의 상태를 빠르게 확인하고, 서로에게 메시지를 보내고, 마감일이나 작업의 변경 사항을 자동으로 전달할 수 있습니다.


3. 프로젝트 팀을 어떻게 관리하나요?

프로젝트 팀을 잘 관리하려면 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 자신이 해야 할 일과 우선순위와 목표가 무엇인지 정확히 알고 있는지 확인하는 것부터 시작하세요. 훌륭한 프로젝트 관리자는 전략적으로 사고하고, 적극적으로 소통하며, 협업 도구를 사용해 프로젝트가 진행되는 동안 모든 사람이 같은 정보를 공유할 수 있도록 합니다.