[프로젝트 관리]프로젝트 일정 관리: 2024년을 위한 완벽한 가이드

2023-11-20
조회수 2440


여러분들은 이제 2024년의 프로젝트 일정은 어떻게 관리해야 할지 고민하고 있을 것 같은데요, 고객 작업 일정을 관리해야 하는 프리랜서일 수도 있고요. 아니면 다양한 프로젝트 일정 관리에 대한 빠른 알림이 필요한 프로젝트 관리자일 수도 있습니다. 어떤 경우든 저희가 도와드릴 수 있습니다.🤗

이번 포스팅에서는 일정 관리가 무엇인지, 프로젝트 관리자에게 일정 관리가 왜 중요한지, 일정을 관리하는 방법과 효과적인 프로젝트 일정 관리를 위한 다양한 방법을 알려드립니다. 또한 생산성을 극대화하고 오류 위험을 줄이기 위해 소프트웨어를 사용하는 방법도 알려드리겠습니다.



프로젝트 관리에서 일정 관리란 무엇인가요?


프로젝트 관리에서 일정 관리는 프로젝트 타임라인을 계획, 개발, 제어 및 모니터링하여 작업과 활동이 제시간에 완료될 수 있도록 하는 프로세스입니다.


예를 들어 설명해드리겠습니다. 여러분이 프로젝트 관리자로서 유명 음악 페스티벌을 조직하는 팀을 관리하고 있다고 가정해 보세요.


아티스트가 제시간에 도착하여 일정에 맞춰 공연하고, 모든 공급업체가 준비되어 있으며, 필요할 때 보안이 갖추어져 있는지 확인해야 하므로 정확한 타이밍이 핵심입니다. 음향 장비 트럭이 늦게 도착하거나 아티스트가 불참하여 막판에 교체가 필요한 경우 등 몇 가지 문제가 발생할 수도 있습니다.


효과적인 일정 관리를 통해 이러한 장애물을 능숙하게 탐색하고 필요한 조정을 통해 원활한 축제 경험을 유지하여 기억에 남는 성공적인 이벤트를 마무리할 수 있습니다.



프로젝트 일정표란 무엇인가요?


일정 관리를 위한 주요 도구는 프로젝트 일정표입니다. 프로젝트 일정표는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업, 활동 및 마일스톤을 개괄적으로 설명하는 상세한 타임라인입니다. 프로젝트 리소스와 활동을 계획, 추적, 관리하여 프로젝트를 제시간에 완료할 수 있도록 도와줍니다.


프로젝트 일정표는 일반적으로 간트 차트의 형태로 표시되지만, 다른 여러 형식으로도 나타낼 수 있습니다.



프로젝트 일정표 만드는 방법


1. 프로젝트 범위 정의

프로젝트 범위는 모든 결과물, 작업, 기술 요구사항, 고객의 기대치 등 프로젝트에 포함되는 항목과 포함되지 않는 항목에 대한 자세한 목록입니다. 프로젝트에 무엇이 포함되는지 정확히 알아야 프로젝트 일정표를 만들 수 있으며 프로젝트에 소요되는 시간을 계산할 수 있습니다.


2. 작업 목록 만들기

다음으로, 프로젝트를 프로젝트 팀에 할당할 수 있는 작은 작업으로 분류해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 이 과정을 최대한 간단하게 진행할 수 있습니다. 먼데이닷컴 AI 어시스턴트가 이 작업을 자동으로 수행할 수도 있습니다. 전체 목표를 작성하기만 하면 작업 목록에 포함해야 할 작업을 제안해줍니다.


3. 작업 종속성 식별하기

작업 종속성은 작업 간의 논리적 관계입니다. 예를 들어 건설 프로젝트를 계획하고 있다고 가정해 보겠습니다. 기초 타설 작업을 하기 전에 건물을 지으려는 부지를 굴착해야 합니다. 따라서 "기초 타설" 작업은 "부지 굴착" 작업의 완료에 따라 달라집니다. 이것이 바로 작업 종속성이며, 프로젝트 일정을 만들 때 이를 고려해야 합니다.


4. 프로젝트 마일스톤 설정

대부분의 프로젝트에서는 최종 마감일을 향해 가는 도중에 체크포인트(프로젝트 마일스톤이라고 함)를 추가하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 지연을 즉시 발견하고 해결하는 데 도움이 됩니다.


5. 작업 할당

각 팀원의 개별 역량과 능력을 고려해 프로젝트 팀 전체에 작업 목록을 분배하세요. 먼데이 WorkOS기능을 사용하면 워크로드 보기를 통해 팀의 업무량을 파악하여 누구도 과중한 업무에 시달리지 않도록 할 수 있습니다. 


6. 일정 모니터링 및 평가

이제 일정표를 모두 작성했으면, 진행 상황을 면밀히 주시하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리에 있어서는 항상 예상치 못한 상황에 대비하는 것이 최선이기 때문입니다. 먼데이닷컴의 로드맵 대시보드는 프로젝트를 한눈에 파악하고 제대로 진행되고 있는지 확인할 수 있는 좋은 방법입니다. 

프로젝트 일정을 만드는 방법에 대한 자세한 가이드가 필요하시면 여기를 확인하세요: 간단한 6단계로 프로젝트 일정을 만드는 방법을 확인하세요.



효과적인 일정 관리의 중요성


프로젝트의 약 40%가 프로젝트 계획을 제대로 완수하지 못하지만, 그럼에도 불구하고 프로젝트를 계획하는 것은 정말 중요한 프로세스 중 하나입니다. 


일정 관리는 프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 진행 상황을 파악하고 잠재적인 문제를 방지하는 데 도움이 됩니다.


또한 작업의 일정을 관리하면 작업 간의 논리적 관계인 종속성을 파악하는 데 도움이 됩니다. 작업 종속성이 없으면 올바른 순서로 활동의 우선순위를 정할 수 없습니다.


예를 들어 파니니 샌드위치를 만들고 싶다고 가정해 봅시다. 이 경우 단계를 다음과 같이 세분화할 수 있습니다.

  • 빵 자르기
  • 빵에 머스터드 바르기
  • 고기와 치즈 쌓기
  • 채소 추가하기
  • 모두 합치기

이 예시에서는 빵을 자르기 전에 머스터드를 바르지 않았죠?


따라서 "머스터드 바르기" 작업은 "빵 자르기" 작업에 종속됩니다. 작업 종속성은 프로젝트에 관련된 모든 활동에 대한 논리적 순서를 구축하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 일정이 없으면 이러한 종속성을 식별하기가 어렵습니다.



프로젝트 일정 관리의 주요 구성 요소


프로젝트마다 다르지만 일정 관리 프로세스에는 다음이 포함될 가능성이 높습니다.


  • 작업과 활동 정의: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 구체적인 작업과 활동을 파악합니다. 먼저 프로젝트의 목표와 범위를 깊이 이해해야 합니다.
  • 작업 순서 지정: 동시에 수행할 수 있는 활동, 특정 순서로 수행해야 하는 활동, 먼저 수행해야 하는 다른 작업에 따라 달라지는 활동을 이해합니다.
  • 작업 시간 추정: 각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 예상합니다. 이전 프로젝트의 데이터가 있다면 좋지만, 그렇지 않다면 전문가의 판단을 사용해야 할 수도 있습니다.
  • 일정표 제작: 수행할 모든 작업, 작업 순서, 각 단계에 소요되는 시간을 포함하는 새 프로젝트 일정표를 만드는 것입니다. 첫 번째 버전을 일정 기준선이라고 부르기도 하는데, 프로젝트 일정을 진행하면서 참조할 수 있는 "공식" 버전을 말합니다. 물론 작업이 예상보다 빨리 완료되거나 느리게 완료되면 변경될 수 있습니다.
  • 일정 모니터링: 일정 기준선과 비교하여 프로젝트의 진행 상황을 추적하고 실제 진행 상황과 예상한 상황을 비교합니다.
  • 변경 관리: 일정에 대한 모든 수정 사항을 검토, 승인하고 팀과 나머지 프로젝트 이해관계자에게 전달합니다. 



프로젝트 일정 관리 계획을 세우는 3가지 방법론


프로젝트 일정 관리 계획을 수립하려면 모든 프로젝트 활동을 순서대로 정리하고 각 활동에 소요되는 시간을 추정해야 합니다. 특히 종속성이 많고 복잡한 프로젝트의 경우, 확실한 프로젝트 일정을 파악하는 것이 까다로울 수 있습니다.


실제로 사용할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 다음은 가장 일반적인 몇 가지 방법입니다.


1. 중요 경로 방법(CPM)

중요 경로 방법은 프로젝트에 가장 효율적인 경로를 결정하는 데 도움이 되는 일정 관리 방법론으로, 작업의 논리를 이해하고 각 작업의 소요 시간을 계산하는 데 강력한 방법입니다.


이 방법을 구현하려면 관련된 모든 프로젝트 활동의 목록을 만들어야 합니다. 그런 다음 프로젝트와 관련된 모든 중요한 종속성을 고려하여 활동 순서를 작성하세요. 이 순서를 바탕으로 프로젝트의 워크플로우를 그래픽으로 표현한 '네트워크 다이어그램'을 그리면 됩니다.


네트워크 다이어그램은 다음과 같습니다

이 다이어그램을 완성한 후에는 개별 활동 기간을 추정해야 합니다. 마지막으로 프로젝트를 완료하는 데 가장 좋은 경로인 중요 경로를 찾아야 합니다.


 

2. PERT

PERT는 프로그램 평가 및 검토 기법의 약자입니다. PERT와 CPM의 주요 차이점은 시간 추정 방식에 있습니다. CPM은 일회성 견적에 중점을 두는 반면, PERT는 모든 기간에 대해 3점식 견적을 사용합니다.

  • 가장 가능성이 높은 기간: 다른 모든 사항이 동일할 경우, 작업 또는 프로젝트에 가장 적합한 추정치입니다.
  • 비관적 추정: 작업에 소요될 것으로 예상되는 가장 긴 시간입니다.
  • 낙관적 예상: 특정 작업 또는 프로젝트의 가장 빠른 소요 시간입니다.

이러한 추정치를 바탕으로 전체 프로젝트의 평균 소요 시간을 예측할 수 있습니다.

 

3. 간트 차트

간트 차트는 프로젝트 스케줄링에 가장 많이 사용되는 도구 중 하나입니다. 일반적인 간트 차트의 모습은 다음과 같습니다. 

막대의 길이는 각 작업의 범위를 나타내고 차트에서 막대의 위치는 작업의 스케줄링 방식을 나타내므로 작업 간의 종속성을 한 눈에 쉽게 확인할 수 있습니다. 이와 같이 여러 워크플로우를 병렬로 실행할 수도 있습니다.


프로젝트 기간을 추정하는 기법


이전 섹션에서 살펴본 PERT 접근 방식 외에도 각 작업에 소요되는 시간을 계산할 수 있는 몇 가지 다른 방법이 있습니다.


  • 전문가의 판단을 활용하기: 예상 소요 시간을 알아내는 가장 일반적인 방법 중 하나는 전문가에게 물어보는 것입니다. 예를 들어, 소프트웨어 애플리케이션을 구축하는 경우 선임 소프트웨어 개발자는 일반적으로 팀이 프로젝트를 완료하는 데 얼마나 걸릴지 꽤 잘 알고 있을 것입니다.
  • 유사 추정: 이전에 수행한 프로젝트의 과거 데이터를 참조로 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 건설 프로젝트를 진행 중인 경우 이전에 각 작업에 소요된 시간을 기준으로 추정할 수 있습니다.
  • 파라메트릭 추정: 수학적 모델을 사용하여 특정 프로젝트 매개변수를 기반으로 소요 시간을 추정할 수 있습니다. 예를 들어 팀이 코드 한 줄을 작성하는 데 걸리는 시간을 알고 있다면 이 숫자를 매개변수로 사용하여 새 기능에 대한 코드를 작성하는 데 걸리는 시간을 계산할 수 있습니다.
  • 상향식 추정: 큰 작업을 작은 구성 요소 작업으로 나눈 다음 시간을 합산하여 전체 소요 시간을 계산하면 정확한 추정치를 내기가 더 쉬워지는 경우가 많습니다. 예를 들어 벽 4개를 만드는 데 걸리는 시간을 추정하는 것보다 벽 하나를 만드는 데 걸리는 시간을 추정하는 것이 더 간단합니다. 
  • 예약 분석: 일반적으로 예기치 않은 지연이 발생할 경우 완충 역할을 할 수 있도록 얼마나 많은 시간이 필요한지 파악하는 것이 좋습니다. 이러한 기법을 예비 시간 분석이라고 합니다. 예를 들어, 공급업체가 제공한 견적에 의존하지 않고 구성 요소 부품을 배송받는 데 일반적으로 걸리는 시간을 분석한 다음 이 분석을 사용하여 프로젝트 일정 관리 계획에서 허용해야 하는 예비 시간을 계산할 수 있습니다.
  • 델파이 기법: 한 전문가의 견적에 의존하는 대신 정말 정확한 결과를 얻고 싶다면 델파이 기법을 사용하는 것이 좋습니다. 델파이 기법은 익명으로 여러 전문가로부터 독립적인 견적을 수집한 다음 합의에 도달할 때까지 각자의 답변을 토론하는 프로세스입니다. 한 가지 예로 팀과 이해관계자에게 프로젝트가 얼마나 걸릴 것으로 생각하는지 물어본 다음 평균 결과를 예상 기간으로 사용할 수 있습니다. 



프로젝트 마일스톤 및 마감일 설정하기


대부분의 프로젝트에는 최종 마감일이 두 번 이상 필요합니다. 일정 기준선에서 크게 벗어나지 않고 순조롭게 진행되고 있는지 확인하기 위해 여러 개의 마일스톤과 마감일을 설정하는 것이 좋습니다.


마일스톤은 프로젝트에서 중요한 순간, 예를 들어 팀이 일련의 결과물을 완료한 시점을 말합니다. 마일스톤을 설정하면 복잡한 프로젝트를 관리 가능한 세그먼트로 세분화할 수 있습니다.


반면에 마감일은 특정 작업이나 마일스톤을 달성해야 하는 특정 날짜입니다. 마감일은 긴박감과 책임감을 조성하는 좋은 방법입니다.


프로젝트 일정에 이러한 마일스톤과 마감일을 기록해 두면 최종 마감일을 맞추기 위해 적절한 속도를 유지하고 있는지 쉽게 모니터링할 수 있습니다.


프로젝트 일정 모니터링 및 제어


일정 관리는 한 번으로 끝나는 것이 아닙니다. 팀이 일정대로 진행되도록 하려면 기준선과 비교하여 프로젝트의 실제 진행 상황을 지속적으로 추적하고 편차를 파악해야 합니다.


정기적인 업데이트와 상태 보고서를 통해 팀 전체가 프로젝트의 상태를 파악하고, 잠재적인 위험이나 지연을 발견하고, 정보에 입각한 의사 결정을 내려 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다.


일정을 면밀히 주시하면 프로젝트를 제때 완료하는 데만 도움이 되는 것은 아닙니다. 또한 리소스 할당을 최적화할 수 있는 기회도 제공합니다. 예를 들어, 한 팀원이 뒤처지고 있는 것을 발견했다면 다른 동료에게 일부 작업을 재배정하여 따라잡을 수 있도록 하는 것이 좋습니다.


먼데이닷컴에서 프로젝트, 마일스톤, 마감일을 쉽게 추적할 수 있습니다. 프로젝트가 뒤처지지 않도록 지금 바로 확인해 보세요! 



일정 지연 및 변경에 대처하기


프로젝트의 63%만이 제시간에 납품됩니다(프로젝트 관리 기능이 성숙도가 낮은 조직의 경우 이 수치는 39%로 떨어집니다).


프로젝트 관리자로서 일정을 제대로 관리하려면 문제가 발생했을 때 효과적으로 대응하는 것이 중요합니다. 일정 기준선에서 벗어난 것을 발견했다면 어떻게 해야 할까요?

  • 근본 원인을 파악하세요: 지연의 원인을 파악하는 것부터 시작하세요. 이렇게 하면 나중에 같은 문제가 다시 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.
  • 영향력을 평가하세요: 지연이 어느 정도 영향을 미칠까요? 어떤 지연은 마일스톤과 마감일을 맞추는 데 큰 영향을 미칠 수 있고, 어떤 지연은 그다지 중요하지 않을 수도 있습니다.
  • 투명성을 유지하세요: 변화는 당연한 일이며, 우리 모두는 문제가 발생한다는 것을 알고 있습니다. 지연을 숨기면 상황이 더 악화될 수 있습니다. 대신 모든 이해관계자에게 지연에 대한 정보를 제공하여 그에 따라 계획을 조정할 수 있도록 하세요.
  • 일정을 업데이트하세요: 프로젝트 팀과 상의하여 새로운 정보를 바탕으로 업데이트된 새 일정을 만드세요. 특정 작업을 건너뛰어야 하나요? 리소스가 더 필요하신가요? 지금이 일을 정상 궤도로 되돌릴 수 있는 기회입니다.
  • 변경 사항과 결정을 문서화하세요: 무슨 일이 있었는지, 왜 그런 일이 발생했는지, 어떻게 대응했는지 기록하세요. 이는 향후 프로젝트에 도움이 될 뿐만 아니라 모든 사람이 책임을 지는 데에도 도움이 됩니다.
  • 실수로부터 배우세요: 지연에 대응한 후에는 다음번에는 더 잘할 수 있도록 프로젝트 팀과 충분히 이야기하세요. 



먼데이 WorkOS로 프로젝트 일정 맞추는 방법


필요한 주요 프로젝트 일정 관리 도구는 프로젝트 일정 관리 계획을 생성, 공유, 호스팅할 수 있는 플랫폼입니다.


몇 년 전만 해도 프로젝트 관리자는 프로젝트 일정을 관리하기 위해 Excel 시트나 간트 차트와 같은 도구에 의존했습니다. 하지만 이제 이러한 도구는 구식처럼 보입니다.


우선, 이러한 도구는 프로젝트 팀과의 커뮤니케이션에 적합하지 않습니다. 일정이 지연되는 경우(또는 언제!) 관련된 모든 사람에게 수동으로 알려야 합니다.


요즘에는 더 스마트하고 좋은 방법이 있습니다. AI, 협업 기능, 검증된 프로세스가 결합된 먼데이 WorkOS를 사용하면 프로젝트 일정을 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 


임계 경로(Critical Path)를 수동으로 계산하거나 Excel에서 간트 차트를 설계하는 대신 올바른 소프트웨어를 사용하면 이러한 작업을 자동화할 수 있으므로 정말 중요한 일에 집중할 수 있습니다.


프로젝트 일정 관리를 위해 먼데이 WorkOS를 사용할 수 있는 몇 가지 방법을 소개합니다.


보드 뷰

보드 뷰를 사용하면 몇 번의 클릭만으로 다양한 관점과 각도에서 프로젝트를 시각화할 수 있습니다. 이렇게 하면 가장 관련성이 높은 데이터를 분석할 수 있습니다.


몇 가지를 자세히 살펴보겠습니다.

  • 간트 차트: 프로젝트 작업의 타임라인과 종속성을 시각적으로 표시하여 작업 진행 상황을 모니터링하고 병목 현상을 파악하며 프로젝트 일정을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
  • 워크로드: 프로젝트의 모든 단계에서 누가 무엇을 하고 있는지 감독하고 작업 분포를 시각화할 수 있습니다.
  • 타임라인: 날짜 및 전체 프로젝트 타임라인을 시각적으로 보여줍니다.
  • 캘린더: 모든 작업, 활동, 마감일을 달력 형태로 시각화할 수 있습니다.

먼데이닷컴의 모든 에 대한 자세한 설명을 보시려면 이 가이드를 읽어보시기 바랍니다. 


실시간 대시보드

대시보드를 사용하면 작업 진행 상황을 즉시 파악하고, 프로젝트 완료를 추적하고, 리소스를 관리할 수 있습니다. 이를 통해 편차, 지연 또는 리소스 부족을 신속하게 파악하여 즉각적으로 대응할 수 있습니다. 또한 대시보드는 팀원 간의 투명성, 협업 및 조율을 촉진하여 프로젝트 일정 관리에 대한 사전 예방적 접근 방식을 촉진합니다.

자동 업데이트

자동 업데이트를 통해 모든 팀원에게 프로젝트 일정 관리 계획의 변경 사항을 알리고 모든 팀원이 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 조직 전체는 물론 외부 이해관계자 및 고객과도 쉽게 협업할 수 있습니다.



성공적인 일정 관리를 위한 3가지 방법

프로젝트 일정 관리 계획을 보다 효과적으로 관리하기 위한 세 가지 전문가 팁을 소개합니다.


1. 명확하고 측정 가능한 마일스톤 정의하기

프로젝트 관리 연구소(PMI)에 따르면 프로젝트의 37%가 프로젝트 목표와 마일스톤이 정의되지 않아 실패한다고 합니다. 프로젝트를 일정대로 진행하려면 팀이 작업할 수 있는 명확하고 이해하기 쉬운 목표를 설정하세요.


2. 정기적으로 진행 상황을 추적하고 소통하세요.

모든 프로젝트의 절반 이상이 "커뮤니케이션의 단절"로 인해 실패합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 팀과 이해관계자에게 쉽게 업데이트하고, 지연 및 병목현상에 대해 사람들에게 미리 알려주는 사전 예방적 접근 방식을 취하세요.


3. 프로젝트 관리를 진지하게 받아들이세요

프로젝트 관리를 전략에 통합하지 않는 조직은 전체 프로젝트 실패율이 2/3로 증가합니다. 즉흥적으로 프로젝트 일정을 잡는 대신, 프로젝트 관리에 대한 체계적인 접근 방식과 사용하기 쉬운 프로젝트 관리 솔루션인 먼데이닷컴을 함께 사용하면 일정 관리에 큰 차이를 만들 수 있습니다.



하나의 플랫폼으로 팀워크를 향상하고 간소화된 프로젝트 일정을 만들어보세요.


개인 프로젝트 일정을 관리하든, 프로젝트 팀을 위한 대규모의 복잡한 이니셔티브를 관리하든, 이제 탄탄한 기반에서 시작할 수 있는 정보를 얻었습니다.


노력을 극대화하고, 시간을 절약하고, 불필요한 골칫거리에서 벗어나고 싶다면 먼데이 WorkOS를 사용해보세요. 업무가 훨씬 쉬워질 것입니다.