[프로젝트 관리]프로젝트 마일스톤 설정하는 방법

2023-11-08
조회수 3571


61%의 프로젝트 관리자는 일반적으로 계획의 일부로 스코핑 문서를 작성하고, 나머지 절반 정도의 관리자는 프로젝트 일정을 기준로 문서를 작성합니다. 이 두 가지의 공통점은 무엇일까요? 바로 프로젝트 마일스톤이 중요하다는 점입니다.

(*프로젝트 스코핑 문서는 프로젝트의 범위와 목표를 정의하고, 필요한 작업과 결과물을 식별하는 데 도움을 줍니다 )


인생에서 마일스톤은 중요한 사건을 의미하지만, 프로젝트 관리에서 마일스톤은 프로젝트 진행 상황을 나타내는 중요한 지표입니다. 마일스톤은 프로젝트 관리자(PM)와 이해관계자에게 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 또는 조정이나 추가 자금이 필요한지 여부를 알려주는 지표입니다.


이번 포스팅에서는 마일스톤의 정의, 마일스톤이 중요한 이유, 마일스톤을 사용하고 시각화하는 방법 등 프로젝트 관리의 마일스톤에 대한 기본적인 정보를 알려드리겠습니다.🎯🚩



프로젝트 관리에서 마일스톤이란 무엇인가요?


프로젝트 관리에서 마일스톤은 프로젝트의 라이프사이클에서 완료를 향한 진행 상황을 나타내는 구체적이고 중요한 요소입니다. 프로젝트에는 하나 이상의 마일스톤이 있을 것입니다.


마일스톤은 간단히 말해 체크포인트와 같은 역할을 합니다. 마일스톤에 도달했다는 것은 중요한 작업 그룹 또는 프로젝트의 중요한 단계가 성공적으로 완료되었음을 의미합니다.


PM과 이해관계자는 마일스톤을 통해 프로젝트의 현재 위치와 단계를 파악할 수 있습니다. 모든 것이 순조롭게 진행되고 있다면 변경은 필요하지 않습니다.


그러나 마일스톤에 도달하는 데 지연이 발생하면 업무 프로세스를 재평가하여 문제를 파악하고 해결해야 합니다. 마감일을 앞당겨야 할 수도 있습니다.


프로젝트 마일스톤은 일반적으로 프로젝트를 단계로 나누고 미리 정의된 순서대로 완료하는 워터폴 프로젝트 관리 방법론에서 가장 일반적으로 사용됩니다. 



프로젝트 계획, 시작일과 종료일 확정, 200번째 고객 확보, 이벤트 또는 앱의 첫 출시 등이 이러한 모든 것이 프로젝트 관리에서 마일스톤의 예입니다.


'프로젝트 시작'과 '프로젝트 종료' 이외의 마일스톤은 소규모 프로젝트에서는 불필요할 수 있지만, 몇 달에 걸쳐 진행되는 대규모 프로젝트에서는 필수적입니다.



프로젝트 마일스톤이 중요한 이유는 무엇인가요?


프로젝트 마일스톤을 식별하고 모니터링하는 것이 중요한 이유는 다음과 같습니다.


#1. 프로젝트 워크플로우 구축

마일스톤은 정확한 프로젝트 일정을 가능하게 하고 견고한 프로젝트 로드맵을 구축하는 데 도움이 됩니다. PM이 달성해야 할 구체적인 목표를 제시합니다. PM은 시작일과 종료일만을 기준으로 프로젝트 일정을 잡는 대신 마일스톤을 기준으로 작업을 예약할 수 있습니다. 특정 날짜까지 마일스톤 'X'에 도달해야 한다는 것을 알기 때문에 모든 작업과 활동을 그에 맞게 구성할 수 있습니다.


#2. 리소스 할당

마일스톤은 프로젝트를 보다 실행 가능한 부분으로 세분화하는 데 도움이 됩니다. 그런 다음 PM은 계획 단계에서 이를 사용하여 필요한 리소스를 추정할 수 있습니다.


프로젝트가 시작되면 마일스톤을 달성하기 위한 중요한 작업을 완료하기 위해 최적의 작업자를 배정할 수 있습니다.


마일스톤은 프로젝트 진행 중 체크포인트 역할도 합니다. 더 많은 인력을 고용해야 할까요? 다른 소프트웨어가 필요한가요? 특정 팀원의 업무량을 늘리고 싶으신가요? 이러한 모든 질문을 종합적으로 평가하고 해결할 수 있습니다.


#3. 프로젝트 진행 상황 모니터링

마일스톤은 진행 상황을 보다 효율적으로 추적하는 데 도움이 됩니다.


PM과 팀은 프로젝트 마감일이나 종료일이 가까워지면 아직 해야 할 일이 많이 남았다는 사실을 깨닫는 경우가 많습니다. 막막한 상황에서 허둥대며 당황하게 되죠. 마일스톤을 사용하면 이러한 상황을 방지할 수 있습니다.


PM이 마일스톤을 적절하게 배치하면 해당 마일스톤에 도달했을 때 팀의 진행 상황을 철저하게 평가할 수 있습니다. 팀이 일정에 맞춰 또는 일정보다 앞서 마일스톤에 도달하고 작업이 만족스럽다면 PM은 앞으로 변경할 필요가 없을 가능성이 높습니다.


#4. 잠재적인 문제 식별 및 해결

팀이 마일스톤에 도달하지 못했거나 마일스톤에 도달했지만 작업이 만족스럽지 않은 경우에 변경이 필요합니다.


마일스톤을 놓치거나 마일스톤에 도달한 후 당초 계획보다 해야 할 일이 훨씬 더 많다는 것을 알게 되면 PM은 중요한 요소를 재평가해야 한다는 것을 알 수 있습니다. 여기에는 비효율적인 작업자, 잘못된 계획, 결함이 있는 작업 프로세스, 부적절한 자금, 잘못된 도구 사용 등이 포함될 수 있습니다.


PM은 이러한 영역을 추가로 분석하여 문제를 해결하고 팀이 다음 마일스톤에 도달할 수 있도록 지원할 수 있습니다.


#5. 프로젝트 기간 조정

마일스톤은 프로젝트 기간을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 마일스톤을 계획하고 일정을 더 잘 파악한 후에는 프로젝트 기간을 단축하거나 연장할 수 있습니다.


마일스톤을 예정보다 앞당겨 달성하고 있는 팀은 프로젝트 기한을 앞당길 수 있고, 체크포인트에 도달하는 데 어려움을 겪고 있는 팀은 기한을 연장해야 할 수도 있습니다.


PM은 마감일 훨씬 전에 잠재적인 프로젝트 연장 가능성을 파악하여 고객과 이해관계자에게 즉시 알릴 수 있는 선견지명을 갖게 됩니다.


프로젝트 완료 예정일을 불과 일주일 앞두고 프로젝트가 지연될 것이라고 통보 받은 후 고객으로부터 전화를 받고 싶어하는 사람은 아무도 없을 것입니다.


#6. 원활한 프로젝트 업데이트

PM과 팀 리더는 이해관계자와 고객에게 프로젝트 진행 상황을 업데이트하기 위해 회의를 열거나 여러 차례 전화 통화를 하거나 끝없이 이메일을 주고받을 필요가 없습니다.


프로젝트 관리 소프트웨어에 게스트로 추가하기만 하면 마일스톤이 표시된 프로젝트 보드를 볼 수 있습니다.


먼데이닷컴과 같은 PMO 작업 관리 소프트웨어에서 프로젝트 보드를 만들고, 마일스톤을 표시하고, 시각화하여 모든 사람이 얼마나 달성했는지, 얼마나 남았는지 정확히 파악할 수 있습니다.


아래와 같은 마일스톤이 있는 프로젝트 타임라인의 스크린샷도 도움이 될 수 있습니다. 


#7. 팀원들의 동기 부여 유지

프로젝트 타임라인에서 마일스톤을 강조 표시하고 표시하면 팀원들은 자신이 무엇을 위해 노력하고 있는지 알 수 있습니다.


또한 프로젝트의 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있어 팀 커뮤니케이션을 간소화하고 협업을 개선할 수 있습니다.


팀원들은 마일스톤 달성을 지연시킬 수 있는 잠재적인 문제를 미리 PM에게 알리거나 제안할 수 있습니다. 투명한 프로젝트 타임라인은 모두가 참여하고 목표 달성을 위해 동기를 부여하는 협업 작업 공간을 만듭니다.


#8. 추가 자금 지원 속도 향상

PM은 계획 단계에서 마일스톤을 사용하여 프로젝트의 예산 규모를 정할 수 있습니다. 일부 프로젝트는 자금이 단계적으로 공개되기도 합니다.


마일스톤은 프로젝트 진행 상황을 나타내는 지표 역할을 하며 다음 단계의 추가 자금이 잘 쓰일 수 있도록 이해 관계자를 만족시킬 수 있습니다. 마일스톤은 이미 시작된 프로젝트의 금전적 문제를 파악하는 데도 도움이 될 수 있습니다.


팀이 4개의 마일스톤 중 2번째 마일스톤에 도달했는데 리소스가 부족하다는 사실을 알게 되었다고 가정해 봅시다. 이 정보를 사용하여 자금이 모두 소진되기 훨씬 전에 추가 자금 지원을 승인받을 수 있습니다.


프로젝트 마감 2주 전에 추가 펀딩을 요청하는 것은 이해관계자가 매우 불만을 품고 있는 경우를 제외하고는 불가능합니다. 



프로젝트 관리에서 마일스톤을 설정하는 방법은 무엇인가요?


마일스톤은 프로젝트마다 다르며 PM마다 고유하게 설정할 수 있지만, 시작하기 위한 몇 가지 일반적인 마일스톤을 소개합니다.


  • 중요한 날짜: 프로젝트의 시작일과 종료일과 같은 모든 주요 날짜가 마일스톤이 될 수 있습니다.

         다른 예로는 이벤트 날짜, 특정 프로젝트 단계의 시작일과 종료일, 특정 툴을 사용하거나 교육을 완료한 날짜 등이 있습니다.

  • 중요한 작업 완료: 프로젝트 결과에 직접적인 영향을 미치는 모든 작업은 중요합니다. 예를 들어, 팀이 앱을 출시하기 전의 최종 작업이나 다른 작업을 시작하기 전에 완료해야 하는 중요한 종속 작업이 여기에 해당합니다.
  • 주요 결과물: 웹사이트의 목업, 앱의 첫 번째 버전 또는 고객에게 보낸 제품 X개와 같은 결과물은 팀과 이해관계자 및 고객 모두에게 진행 상황을 명확하게 보여주기 때문에 좋은 마일스톤입니다. 
  • 주요 성과: 마일스톤은 프로젝트 진행 중 달성한 성과일 수도 있습니다. 최종 목표는 아니지만 목표를 향한 중요한 단계입니다. 예를 들어 첫 번째 광고 캠페인 시작 또는 200명의 리드 확보 등이 있습니다.
  • 이해관계자 승인: 이해관계자 또는 고위 경영진의 승인을 받아야만 프로젝트를 시작할 수 있기 때문에 이해관계자 승인은 중요한 마일스톤입니다. 주요 결과물, 프로젝트 계획, 예산 등에 대한 이해관계자의 승인을 받기 위한 마일스톤을 추가할 수도 있습니다.
  • 검토: 프로젝트에 검토가 필요하다고 생각될 때마다 마일스톤을 추가할 수 있습니다. 프로젝트의 중간, 한 달에 한 번, 또는 X일마다 검토할 수 있습니다.

         이러한 마일스톤을 사용하여 프로젝트가 예산 범위 내에 있는지 확인하고 다른 리소스를 검토할 수 있습니다.

  • 회의 및 이벤트: 고객 또는 이해관계자와의 특정 프로젝트 관련 회의는 추가하기에 좋은 마일스톤입니다. 예를 들어, 3개월에 한 번씩 고객 미팅을 하거나 출시 전에 제품을 소개하는 프레젠테이션을 할 수 있습니다. 



프로젝트 관리 마일스톤을 달성하기 위한 5가지 팁


여러분과 팀이 프로젝트 관리 마일스톤을 달성하는 방법에 대한 5가지 전문가 팁을 소개합니다.


#1. 마일스톤을 너무 많이 추가하지 마세요

합리적인 범위 내에서 필요한 만큼 마일스톤을 추가하는 것이 좋습니다. 3주짜리 프로젝트에 5개의 마일스톤을 따로 설정할 필요는 없습니다. 마일스톤이 너무 많으면 프로젝트가 불필요하게 복잡해질 수 있습니다.


마일스톤을 너무 적게 추가하는 것도 마찬가지입니다. 마일스톤은 가장 중요한 이벤트로 설정하는 것이 이상적입니다. 다른 항목은 우선순위가 높은 작업으로 표시할 수 있습니다.


#2. 구체적이어야 합니다

마일스톤은 '기능 1 완료', '마일스톤 1' 등과 같이 모호해서는 안 됩니다. 구체적인 성과를 명시해야 합니다.


"스타일 가이드 제공", "이해관계자 승인 완료", "웹사이트 목업 제공", "채용 완료" 등이 마일스톤 레이블의 좋은 예입니다.


#3. 기간 설정

구체적으로 말하자면, 마일스톤에는 반드시 기한이 정해져 있어야 합니다. 팀에는 끝없는 작업 타임라인이 아니라 노력해야 할 목표가 있어야 합니다.


기한이 없으면 마일스톤을 추적하는 것이 거의 불가능해집니다.


#4. 점진적인 마일스톤 설정

설정한 마일스톤은 향후 마일스톤과 일치해야 합니다. 기본적으로 하나의 마일스톤을 달성하면 팀이 다음 마일스톤을 달성할 수 있는 궤도에 오르게 됩니다.


#5. 팀의 참여 유도

마일스톤이 표시된 시각적 타임라인을 공유하여 팀원들에게 동기를 부여하세요. 이 개요는 투명성을 높이고 신뢰를 구축하며 협업을 촉진합니다.



먼데이 PMO로 마일스톤을 시각화하는 방법


마일스톤을 시각적으로 제시하면 이해도를 높이고, 일정에 대한 개요를 제공하며, 투명성을 높일 수 있습니다. 이러한 모든 요소가 결합되면 팀원들에게 프로젝트를 제시간에 완료하려는 동기를 부여하고 참여도를 높일 수 있습니다. 

먼데이닷컴은 프로젝트 관리자가 꿈에 그리던 프로젝트 관리 애플리케이션을 손쉽게 구축할 수 있는 Work OS입니다. 여기서 중요한 부분은 마일스톤을 포함한 워크플로우를 시각화하는 것입니다.

다음 단계에 따라 프로젝트 보드를 쉽게 설정하고 마일스톤을 시각화할 수 있습니다:


#1. 템플릿 선택

먼데이닷컴에 있는 200개 이상의 템플릿 중 하나를 사용해 몇 분 안에 프로젝트를 시작하세요.


프로젝트의 규모가 크든 작든, IT 또는 마케팅이든, 10명이든 100명이든, 요구 사항이 무엇이든 그에 맞는 템플릿이 준비되어 있습니다.


템플릿이 마음에 들지 않는다면 언제든지 처음부터 시작하여 직관적인 인터페이스를 최대한 활용할 수 있습니다.


#2. 프로젝트 마일스톤 정의

이전 섹션의 모든 정보를 사용하여 마일스톤을 설정하세요.


프로토타입 승인 회의, 10번째 기사 전달 등 구체적인 마일스톤을 설정하고 완료해야 하는 시기를 결정하는 것을 잊지 마세요. 다시 말하지만, 특정 날짜를 선택하는 것이 가장 좋습니다.


이렇게 하면 프로젝트 타임라인에 대한 아이디어를 얻고 작업과 역할을 정의하는 데 도움이 됩니다.


#3. 프로젝트 보드 만들기

모든 관련 세부 정보와 함께 프로젝트 보드에 작업을 추가하세요. 먼데이 PMO를 사용하면 모든 작업에 제목, 마감일, 설명, 체크리스트, 이미지 및 파일을 추가할 수 있습니다. PM은 한 명 이상의 팀원에게 작업을 할당할 수 있습니다.


필요한 만큼 컬럼을 추가해 종합적인 프로젝트 보드를 만들 수 있습니다. 다양한 유형의 컬럼을 사용해 작업 상태, 종속성, 우선순위, 예상 시간, 가격이나 견적과 같은 숫자 등을 표시할 수 있습니다.


이제 마일스톤을 표시할 수 있습니다.


#4. 보드에 마일스톤 설정

프로젝트 보드에 마일스톤을 설정하려면 마일스톤을 추가하세요. 날짜와 세부 사항을 포함하세요. 이제 타임라인 컬럼을 클릭하고 하단의 '마일스톤으로 설정'을 선택하기만 하면 됩니다.


마일스톤은 위 그림에서 볼 수 있듯이 다이아몬드를 사용해 표시됩니다. 타임라인 컬럼에서 '마감일 모드'를 사용하도록 선택하면 다이아몬드가 항목의 상태와 같은 색으로 표시됩니다.


진행 중인 마일스톤은 녹색 다이아몬드가 표시되고 기한이 지난 마일스톤은 빨간색으로 표시됩니다. PM은 이를 통해 마일스톤을 한 눈에 모니터링할 수 있습니다.


워터폴 방법론을 사용하는 대부분의 프로젝트에는 종속 작업이 있기 때문에 작업 종속성 열을 사용하여 종속 작업을 설정하고 관련 마일스톤에 연결할 수 있습니다. 또한 자동화를 사용하면 지연이 발생하더라도 종속 작업이 항상 올바른 날짜를 갖도록 할 수 있습니다.


#5. 타임라인


마일스톤을 시각화하는 첫 번째 방법은 타임라인 보기를 사용하는 것입니다. 이 보기는 타임라인 컬럼의 셀을 클릭하고 오른쪽 상단 모서리에서 '타임라인으로 보기'를 선택하면 사용할 수 있습니다.


그러면 프로젝트 보드가 여러 정렬 옵션이 있는 움직일 수 있는 타임라인 형태로 자동으로 표시되어 프로젝트를 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 타임라인에서 아무 작업이나 선택하고 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 마일스톤으로 표시할 수 있습니다. 타임라인에서 항목을 편집할 수도 있으며, 업데이트는 프로젝트 보드나 다른 보기에 자동으로 반영됩니다.


#6. 간트 차트 사용


간트 차트는 보다 동적인 버전의 타임라인입니다. 프로젝트 보드에 간트 차트 보기를 추가하여 작업, 마일스톤, 종속성을 한 번에 확인하세요.


작업의 단계, 할당된 사람 등을 기준으로 작업을 정렬할 수 있습니다. 마일스톤 추적을 위한 핵심 기능은 "그룹 요약"입니다. 그룹 요약은 위 그림과 같이 차트의 그룹 위에 진행률 표시줄을 보여줍니다. 이 막대에는 정확한 시작 날짜와 종료 날짜와 함께 단계가 얼마나 오래 지속될지 표시됩니다. 그룹 요약을 보려면 단계별로 작업을 그룹화하고 '그룹 요약 표시' 옵션을 체크하기만 하면 됩니다.



프로젝트 참여도를 높이는 마일스톤


마일스톤은 프로젝트 관리자에게 중요한 도구입니다. 진행 상황을 모니터링하고, 팀과 고위 경영진/고객 간의 커뮤니케이션을 개선하며, 직원들이 공동의 목표를 향해 일하도록 동기를 부여하는 데 도움이 됩니다.


PM은 먼데이 PMO를 사용하여 몇 분 안에 프로젝트를 설정하고 마일스톤을 표시한 다음 손쉽게 시각화할 수 있습니다. 프로젝트 마일스톤 템플릿을 사용해 보고 프로젝트 관리가 얼마나 쉬운지 알아보세요.