[프로젝트 관리]리소스를 관리해야 하는 이유

2023-11-03
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이미 여러분들은 프로젝트 관리 문서, 관리 방법, 종합 가이드 등 수많은 글을 읽어보셨을 것입니다. 하지만 프로젝트 관리에서 종종 간과되는 것이 바로 리소스 관리의 중요성입니다. 오늘 포스팅을 통해 리소스 관리가 성공적인 프로젝트 포트폴리오를 성장시키는 데 어떻게 도움이 되는지 자세히 살펴보세요.


이번 포스팅에서는 리소스 관리가 무엇인지, 왜 중요한지, 리소스 관리자가 하는 일은 무엇인지 그리고 먼데이닷컴을 사용해 리소스 관리 계획을 세우는 방법을 알려드리겠습니다.🪄


리소스 관리란 무엇인가요?


리소스 관리는 다가오는 프로젝트를 준비하기 위해 사람, 기술, 예산, 도구 등의 리소스를 계획, 예약, 할당하는 작업입니다. 리소스를 적절히 관리하여 비즈니스에 가치를 제공하는 것이 목표입니다.


일반적으로 프로젝트 관리자는 사용 가능한 리소스를 두 가지 범주로 나눕니다.

  • 유형 리소스는 눈에 보이거나 만질 수 있는 모든 것을 말합니다. 여기에는 노동력, 기계, 부동산, 소프트웨어 또는 돈이 포함될 수 있습니다.
  • 무형 리소스은 좀 더 추상적입니다. 무형 자원은 지적 재산(예: 기술 특허), 아이디어 또는 작업을 완료하는 데 필요한 특정 기술일 수 있습니다.



프로젝트 관리에서 리소스 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?


리소스 관리가 중요한 이유는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 것을 정확하게 계획하고 평가할 수 있기 때문입니다. 이러한 낭비 없는 접근 방식은 효율성을 높이고 필요에 따라 리소스를 재사용하고 재활용할 수 있게 해줍니다.


프로젝트 관리에서 리소스 관리를 어떻게 사용하는지에 대한 예를 들기 위해, 고객을 위한 새로운 소프트웨어 애플리케이션을 개발 중이고 3개월 내에 작업을 완료해야 한다고 가정해 보겠습니다. 

프로젝트가 시작될 때 팀의 기술과 가용성을 계획하고 이를 바탕으로 작업을 할당해야 합니다. 또한 작업을 추적하고 병목 현상이 발생하기 전에 잠재적인 병목 현상을 해결해야 합니다.


팀원 한 명이 병가를 내면 다른 동료에게 신속하게 업무를 재배정할 수 있어야 합니다. 노트북이 고장 나더라도 다른 노트북이 준비되어 있다면 지연이 발생하지 않습니다. 정해진 시간과 예산에 맞춰 앱을 제공함으로써 고객에게 깊은 인상을 심어주어 다음 개발 작업을 위해 당신의 회사를 다시 찾을 수 있습니다.


이것이 바로 리소스 관리입니다. 프로젝트 팀의 시간, 비용, 번거로움을 절약할 수 있습니다.



리소스 매니저란 무엇인가요?


리소스 매니저는 프로젝트 관리자와 매우 유사하지만 한 가지 중요한 차이점이 있습니다.

  • 프로젝트 매니저는 작업을 생성하고 할당하여 작업을 완료하는 데 중점을 둡니다.
  • 리소스 매니저는 이러한 작업을 완료하는 데 필요한 리소스를 할당할 책임이 있습니다.

소규모 팀이라면 프로젝트 매니저와 리소스 매니저가 같은 사람일 수도 있습니다. 하지만 이 두 가지 역할은 완전히 다른 사람이라는 점을 명심하세요.



리소스 관리의 다양한 방법


리소스 예측, 리소스 계획, 리소스 할당, 리소스 스케줄링, 리소스 레벨링, 리소스 평준화 등 효과적인 리소스 관리를 위한 6가지 주요 기법이 있습니다.


1. 리소스 예측

리소스 예측은 미래의 리소스 요구 사항을 예측합니다. 정확한 예측은 낭비를 줄이고 더 빠르고 저렴하게 실행할 수 있음을 의미합니다.


이러한 예측을 모두 수행하려면 프로젝트 라이프사이클에 대해 잘 알고 있어야 하며 조직 내 리소스 가용성을 확실히 파악하고 있어야 합니다. 작업 관리 솔루션은 이러한 수준의 가시성을 제공할 뿐만 아니라 프로젝트와 리소스에 모두 한 곳에서 쉽게 액세스할 수 있습니다.


2. 리소스 계획

리소스 계획은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스(예: 인력, 시간, 비용)를 파악하고 적시에 적재적소에 적절한 리소스를 배치하는 것입니다. 적절한 리소스 계획을 통해 팀은 조직적이고 효율적인 상태를 유지하며 어떤 도전이 닥쳐와도 대처할 준비를 갖출 수 있습니다.


3. 리소스 할당

리소스 할당은 사용 가능한 리소스를 최대한 활용하는 것입니다. 즉, 사용 가능한 모든 리소스를 평가하고 효율적으로 사용할 수 있는 방법을 분석한 다음 팀이 업무에 집중할 수 있도록 리소스를 배포해야 합니다.


4. 리소스 스케줄링

리소스 스케줄링은 직원, 장비, 시설과 같은 리소스를 언제 어디서 사용할 것인지에 대해 잘 짜여진 계획을 세우는 프로세스입니다. 작업과 프로젝트가 제시간에 충돌 없이 완료될 수 있도록 모든 리소스를 타임라인 내에 배치하는 데 중점을 둡니다. 리소스 스케줄링에 사용하는 도구는 리소스 캘린더로, 프로젝트 마일스톤과 마감일을 맞출 수 있도록 모든 프로젝트 리소스를 예약, 관리 및 할당할 수 있는 캘린더입니다. 


5. 리소스 레벨링

리소스 레벨링은 관리자가 사용량이 적거나 잘못 할당된 리소스를 발견하면, 효율성을 최적화하기 위해 리소스를 재배치하는 데 사용하는 방법입니다. 재고 측면에서 보면, 이는 재고가 부족하거나 초과되지 않도록 하는 것을 의미합니다. 마찬가지로, 예를 들어 비용 효율적인 재료를 구할 때까지 기다려야 하는 경우 프로젝트의 타임라인을 연장하여 전체 비용을 평준화할 수 있습니다.


6. 리소스 평준화

리소스 평준화는 시간이 지남에 따라 리소스가 최대한 균등하게 분산되도록 하는 것을 목표로 합니다. 이 작업을 잘 수행하면 프로젝트 매니저는 리소스 과부하 또는 활용도 저하로 인한 변동을 최소화하면서 프로젝트 마감일과 목표를 달성할 수 있습니다. 이 기법에는 프로젝트 내 활동의 시작일과 종료일을 수정하여 피크와 밸런스를 피하는 것이 포함됩니다.


먼데이닷컴을 사용하면 코드가 필요 없는 사용자 친화적인 시각적 인터페이스를 통해 리소스를 예측, 할당, 스케줄링 및 평준화하는 프로세스를 훨씬 쉽게 수행할 수 있습니다. 지금 무료로 체험해보고 직접 확인해 보세요! 



프로젝트 관리의 5가지 일반적인 리소스 유형은 무엇인가요?


일반적으로 프로젝트 매니저(또는 리소스 매니저)의 시간을 차지할 5가지 유형의 프로젝트 관리 리소스가 있습니다.


1. 사람

프로젝트 작업을 수행하는 팀원들을 인적 자원이라고도 합니다. 인적 자원에는 채용 및 시간 관리부터 작업자의 성과와 작업량을 KPI와 비교하여 측정하는 것까지 매우 광범위한 관리 작업이 포함될 수 있습니다. 아시다시피 이러한 업무를 수행하려면 리소스 관리가 필수적입니다.


먼데이닷컴은 종합적인 리소스 관리 소프트웨어로 사용할 수 있으며, 입사 지원서를 캡처할 수 있는 워크폼, 팀의 업무량을 파악할 수 있는 시간 추적 위젯, 빠르고 체계적으로 시작할 수 있도록 도와주는 다양한 HR 관련 템플릿을 갖추고 있습니다.

2. 재료 리소스

프로젝트 재료는 팀이 작업을 완료하는 데 필요한 유형의 리소스로, 예를 들어 건설 프로젝트에 들어가는 구성 부품과 같은 소모성 재료입니다. 꽤 큰 규모의 프로젝트를 진행 중이라면 스프레드시트에서 수십 개의 항목을 추적하는 것이 어려울 수 있습니다. 이럴 때 먼데이닷컴이 유용합니다.


지도 보기를 사용하면 모든 사람이 정확한 자료 위치를 확인하고 워크플로우 템플릿에서 다양한 자료 유형에 대한 라벨을 공유할 수 있습니다. 또한 간트, 칸반, 작업 일정, 대시보드 보기 중에서 선택하여 특정 시점의 리소스 상태를 즉시 확인할 수 있습니다.

3. 장비

프로젝트 관리자로서 추적해야 하는 장비와 재료는 어느 정도 겹치는 부분이 있습니다. 이 둘의 차이점은 재료는 프로젝트가 진행되면서 소진되는 반면, 장비는 프로젝트가 끝났을 때에도 여전히 남아 있어야 한다는 점입니다. 예를 들어, 벽을 만드는 경우 프로젝트가 끝날 때까지 벽돌은 모두 사용하지만 흙 묻은 손과 삽은 여전히 가지고 있을 것입니다.


4. 예산

프로젝트 예산 관리는 제대로 관리하기 가장 어려운 부분 중 하나입니다. 프로젝트 관리자는 비용을 추적하고, 비용을 예측하고, 때때로 예산 범위 내에 머물 수 있도록 전략적인 결정을 내려야 합니다.


5. 시간

프로젝트 관리자로서 시간을 관리한다는 것은 프로젝트와 팀을 위한 일정과 타임라인을 만든 다음, 마감일을 지키기 위해 작업을 추적하는 것입니다. 비결은 작업의 우선순위를 정하고 진행 상황을 면밀히 주시하여 지연을 방지하는 것입니다.



리소스 관리의 이점은 무엇인가요?


리소스 관리는 이미 긴 프로젝트 프로세스에서 또 추가해야 하는 하나의 단계처럼 들릴 수 있지만, 자산을 최적화하고 최대한 활용하려면 절대적으로 중요합니다.


리소스 관리에 미리 투자하면 얻을 수 있는 3가지 이점은 다음과 같습니다:


1. 리소스 관리를 통해 예기치 않은 문제 방지

전문 서비스 기업의 59%는 '프로젝트 리소스 수요를 예측할 수 없음'을 가장 큰 비즈니스 과제로 꼽았습니다. 하지만 시간을 들여 보유하고 있는 리소스와 이를 활용하는 방법을 확실히 이해하면 잠재적인 문제가 발생하기 전에 예측할 수 있습니다. 그 과정에서 자신과 팀의 골칫거리를 크게 줄일 수 있을 것으로 기대합니다.


2. 리소스 관리로 팀의 번아웃 최소화

효과적인 리소스 관리는 팀의 생산성을 저해하는 과도한 리소스 할당을 피할 수 있다는 의미입니다.


리소스 관리를 통해 팀원 모두가 필요할 때 필요한 것을 정확하게 얻을 수 있습니다. 이는 특히 팀원들이 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 경우 직장 만족도를 높이는 데 매우 중요합니다.


3. 리소스 관리로 팀의 효율성 향상

리소스 할당을 최적화하면 팀이 제시간에 작업을 완료하기가 더 쉬워지고 리소스 낭비가 줄어들어 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 완료할 가능성이 높아집니다.


4. 리소스 관리는 일이 잘못되었을 때 안전망 제공

리소스 부족으로 프로젝트가 목표에 도달하지 못했다고 가정해 봅시다. 그럴 수도 있습니다. 하지만 리소스를 적절하게 계획하고 관리했음을 입증할 수 있다면 이해관계자는 사용 가능한 자산으로 최선을 다했다는 사실을 알게 되고, 여러분에 대한 신뢰를 재확인하게 될 것입니다.


5. 리소스 관리로 운영 효율성 향상

리소스를 관리하고 할당 현황을 파악하면 팀의 리소스 소비 방식을 더 잘 이해할 수 있습니다. 이 데이터를 통해 다음 프로젝트를 정확하게 계획할 수 있습니다. 



리소스 관리를 위한 주요 팁

리소스 관리 프로세스를 이제 막 시작하려는 분을 위해 세 가지 주요 팁을 소개합니다.


1. 미리 계획하세요

모든 프로젝트를 제시간에 완료하는 기업은 2.5%에 불과합니다. 그 중 하나가 되고 싶다면 프로젝트 초기에 리소스 요구 사항을 최대한 빨리 파악하여 마지막 순간에 허둥대는 일이 없도록 하세요.


2. 팀의 워크로드 균형을 맞추세요

팀에 과부하가 걸리면 실수가 발생하기 쉽습니다. 실제로 직원의 절반 이상이 번아웃의 징후를 느끼기 시작했습니다. 팀에 너무 많은 부담을 주지 않으려면 큰 작업을 작은 작업으로 나누고 여러 팀원에게 공평하게 분배하는 것을 목표로 하세요.


3. 유연성을 발휘하세요

훌륭한 리소스 관리는 변화가 일어날 수 있다는 인식을 바탕으로 합니다. KPMG의 조사에 따르면 프로젝트 관리자의 3분의 2가 이를 인식하고 있으며 공식적인 프로젝트 변경 관리 프로세스를 갖추고 있다고 합니다. 따라서 프로젝트를 위한 리소스를 계획하고 할당할 때는 예상치 못한 상황도 예상하세요. 프로젝트가 진행됨에 따라 리소스 할당을 조정해야 할 수도 있다는 점에 대비하세요. 



먼데이닷컴으로 리소스를 효율적으로 관리하세요.


먼데이닷를 사용하면 리소스 관리라는 까다로운 균형을 맞추기가 더 쉬워집니다. 모든 리소스를 전면에 배치하여 사용 대상, 사용 기간, 책임자를 실시간으로 확인할 수 있도록 도와드립니다.


사용자 친화적인 노코드 업무 관리 플랫폼을 통해 가능합니다.

  • 리소스의 정확한 상태를 스냅샷으로 보여주는 리소스 중심 대시보드를 통해 변화하는 우선순위에 맞게 리소스를 계획, 예약, 할당할 수 있습니다. 


  • 워크로드 보기를 사용하면 각 팀원이 각 프로젝트 작업을 수행하는 데 걸리는 시간을 쉽게 시각화하고 추적할 수 있습니다. 이렇게 하면 활용도가 높거나 낮은 리소스를 빠르게 파악하고 팀의 시간을 능동적으로 관리할 수 있습니다. 이 보기를 사용하여 리소스와 장비를 추적할 수도 있습니다. 


  • 재무 개요 대시보드를 통해 프로젝트 예산을 주시하고 지출을 추적하세요. 



먼데이닷컴으로 리소스 관리 계획 시작하기


리소스 관리는 프로젝트 관리의 핵심 요소입니다. 리소스를 미리 계획하고, 예약하고, 할당하면 예상치 못한 모든 종류의 문제를 피할 수 있습니다.


먼데이닷컴을 통해 팀은 작업, 프로젝트, 프로세스를 효율적으로 실행하는 데 집중하고 대규모로 공유 목표를 달성할 수 있습니다.