프로젝트 관리 연구소의 조사에 따르면 프로젝트의 47%가 실패한다고 합니다. 대부분의 경우 문제는 초기 계획 단계에 있는 것이 아니라 진행 중인 프로젝트 프로세스에서 비롯됩니다.
즉, 프로젝트를 제시간에 예산에 맞게 완수하려면 프로젝트 조정이 필요합니다. 프로젝트 조정은 프로젝트 수행 과정에서 일어날 수 있는 일이며, 이는 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 초기 계획과 현실적인 조건과의 차이, 예상치 못한 문제 또는 상황의 발생, 프로젝트 일정의 지연 등이 그 예시입니다. 이러한 이유로 프로젝트 조정이 필요해지는 경우가 있습니다.
프로젝트 조정은 어려운 일이지만, 이를 통해 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있는 중요한 결정을 내릴 수 있습니다. 따라서, 프로젝트 팀은 프로젝트 조정이 필요해질 때 적극적으로 대처하여 프로젝트를 성공적으로 완수할 수 있도록 노력해야 합니다. 그럼 이번 포스팅에서는 프로젝트 조정의 중요성과 그 정의에 대해 알아보겠습니다.😊
프로젝트 조정이란 무엇인가요?
일하면서 프로젝트 조정이 중요한 이유는 무엇인가요?
프로젝트 조정은 팀의 프로젝트를 관리하고, 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 하며, 모든 것이 제시간에 예산에 맞게 완료되도록 하는 일상적인 작업입니다.
프로젝트 조정은 프로젝트 코디네이터, 프로젝트 매니저 또는 팀 매니저가 담당할 수 있습니다. 프로젝트 조정은 다음과 같이 구성됩니다.
- 프로젝트가 제시간에 제공되도록 보장
- 모든 업무가 일정대로 진행되고 있는지 확인
- 결과물 관리 및 추적
- 모든 팀원에게 진행 상황 및 변경 사항에 대한 최신 정보 제공
- 팀 회의 계획, 예약 및 문서화
- 프로젝트 예산 및 리소스 모니터링
프로젝트 조정과 프로젝트 관리의 차이점은 무엇인가요?
프로젝트 조정을 프로젝트 관리와 혼동하는 경우가 있지만, 실제로 두 프로세스는 상당히 다릅니다.
프로젝트 관리는 프로젝트를 계획하고, 목표와 예산을 설정하고, 작업과 책임을 할당하고, 프로젝트를 처음부터 끝까지 관리하는 프로세스입니다.
프로젝트 조정은 프로젝트 관리 프로세스 중 일부입니다. 프로젝트가 원활하게 진행되고 있는지 확인하고, 작업과 결과물을 확인하며, 일상적인 활동을 감독하는 지속적인 활동을 말합니다.
프로젝트 코디네이터란 무엇인가요?
프로젝트 코디네이터는 프로젝트 계획의 엔드 투 엔드 조정, 감독 및 일상적인 실행을 담당하는 역할입니다. 프로젝트 코디네이터는 프로젝트 매니저가 맡을 수도 있고, 규모가 큰 팀에서는 프로젝트 매니저의 일상적인 감독과 조정을 지원하는 별도의 인물이 될 수도 있습니다.
프로젝트 코디네이터는 다음과 같은 작업을 하기 때문에 반드시 필요합니다.
- 프로젝트 일정을 모니터링하고 결과물이 지연되는 경우 후속 조치를 취합니다.
- 문제 및 장애물 해결
- 결과물 정리 및 추적
- 회의 안건을 생성하고 회의록을 문서화 및 공유
- 프로젝트 예산 주시
- 모든 사람이 프로젝트의 변경 사항과 업데이트를 알 수 있도록 합니다.
- 프로젝트 상태 보고서 작성 및 전달
- 프로젝트 관리자가 프로젝트의 전반적인 성공 여부를 확인할 수 있도록 지원
- 프로젝트 프로세스를 표준화하기 위한 프로세스 문서 작성 및 유지 관리
훌륭한 프로젝트 코디네이터의 조건
전문가들에게 프로젝트 코디네이터의 역할을 훌륭하게 수행하기 위해 필요한 스킬이 무엇인지 물었고, 그 대답은 다음과 같습니다.
1. 큰 그림을 보는 안목
프로젝트 관리 교육 센터인 치타 러닝의 설립자이자 CEO인 미셸 라브로스는 훌륭한 프로젝트 코디네이터는 "전체 조직의 비전과 프로젝트 목표, 프로젝트 팀원들의 강점 및 WIIFM(What's In It For Me)의 균형을 맞출 수 있다"고 설명합니다. 이렇게 하면 프로젝트 팀의 개별적인 요구와 차이점을 인정하면서도 프로젝트가 회사의 목표와 궤도를 같이 유지할 수 있습니다.
2. 계획에 충실하면서 자율성도 중시
이와 관련하여 영국의 디지털 마케팅 에이전시 DM Wilbury의 디지털 프로젝트 코디네이터인 샘 쿠퍼는 훌륭한 프로젝트 코디네이터는 사람들에게 "자율성과 창의적 자유"를 허용하는 동시에 "모두가 세부적이고 철저한 계획에 충실하도록" 하는 방법을 찾아낼 것이라고 말했습니다.
3. 뛰어난 커뮤니케이션 기술
미국에 본사를 둔 매트리스 업체 Saatva의 부동산 담당 부사장인 채드 런딘은 "명확한 의사소통은 훌륭한 프로젝트 조정의 기초"라고 말합니다. 런딘에게 프로젝트 코디네이터의 핵심 업무는 "모든 사람이 자신의 역할, 업무, 일정, 기대치를 이해하도록 하는 것입니다. 모든 이해관계자와 정기적으로 체크인하고 회의를 열어 모든 사람에게 진행 상황과 변경 사항에 대한 최신 정보를 제공하는 것이 중요합니다."
4. 디테일에 신경쓰기
런딘은 또한 "훌륭한 프로젝트 조정을 위해서는 세부 사항에 주의를 기울여야 합니다. 프로젝트 코디네이터는 모든 작업이 명확하게 정의되고 일정과 예산이 준수되도록 보장합니다."
핵심에 대한 이러한 집중은 현실감과 민첩성을 적절히 조화시켜야 한다고 그는 설명합니다.
"프로젝트는 역동적이기 때문에 예상치 못한 문제와 변경 사항이 발생할 수 있습니다. 훌륭한 프로젝트 코디네이터는 유연하고 적응력이 뛰어나야 하며, 업데이트에 대응하여 계획을 신속하게 조정하고 영향을 받는 팀에게 변경 사항을 알릴 수 있어야 합니다."
프로젝트를 효율적으로 조정하려면 어떻게 해야 하나요?
프로젝트 코디네이터, PM, 조정 책임이 있는 팀 리더 등 누구에게나 프로젝트 조정 기술을 향상할 수 있는 기회가 있습니다. 프로젝트 조정은 여러 가지 우선순위, 이해관계자의 요구, 끊임없는 변화 사이에서 균형을 잡아야 하기 때문에 꽤 어려운 작업입니다. 프로젝트 조정 능력을 향상시킬 수 있는 세 가지 방법을 소개해드리겠습니다.
1. 계획을 미리 세우세요
라브로스는 "프로젝트 세부 사항과 프로젝트에 대한 각자의 역할 및 기여도에 대해 충분히 합의하기 전에" 새 프로젝트를 너무 성급하게 시작하지 않도록 주의하라고 강조합니다. 그리고 이렇게 설명합니다. "이는 건설 분야의 격언인 '두 번 측정하고 한 번 자른다'와 같습니다. '그냥 해치우기' 모드로 뛰어들기 전에 무엇을 해야 하고 누가 가장 잘할 수 있는지 측정해야 합니다."
이 때, 먼데이닷컴을 사용하면 프로젝트를 처음부터 끝까지 쉽게 시각화할 수 있습니다.
- 먼데이닷컴에서 보드를 만들고 프로젝트의 필요에 맞게 커스터마이징해서 시작하세요.
- 작업, 마감일, 할당된 팀원, 기타 정리에 도움이 되는 관련 정보를 위한 칼럼을 추가하세요.
- 프로젝트를 관리하기 쉬운 작은 작업으로 나누고 보드에 각 작업에 대한 카드를 만드세요. 이렇게 하면 프로젝트를 일련의 달성 가능한 단계로 보는 데 도움이 됩니다.
- 특정 팀원에게 작업을 할당하고 완료 기한을 설정하세요. 이렇게 하면 모두가 같은 정보를 공유하여 제시간에 작업을 완료할 수 있습니다.
- 라벨을 사용해 작업을 분류하고 보드에서 특정 항목을 더 쉽게 찾을 수 있도록 하세요. 예를 들어, 라벨을 사용해 서로 다른 프로젝트 단계나 우선 순위를 구분할 수 있습니다.
2. 투명한 커뮤니케이션 채널 만들기
"프로젝트에서 팀이 직면하는 가장 일반적인 문제는 커뮤니케이션이며, 특히 개발 도중에 계획이 변경될 때 더욱 그렇습니다."라고 Cooper는 말합니다. "훌륭한 프로젝트 코디네이터는 여러 팀 간에 어떤 정보를 공유해야 하는지 잘 알고 있습니다. 비효율적인 코디네이터는 사람들에게 정보를 제공하지 않거나, 너무 지나치게 많은 정보를 팀에 전달하여 불필요한 정보로 팀원들을 혼란에 빠뜨릴 것입니다."
먼데이닷컴은 프로젝트 커뮤니케이션을 더욱 투명하게 만드는 데 도움이 되는 몇 가지 기능을 제공합니다.
- 업데이트 섹션 사용: 먼데이닷컴에는 각 작업에 대한 업데이트 섹션이 내장되어 있어 팀원들이 실시간으로 서로 소통할 수 있습니다. 팀원들이 이 기능을 사용하여 질문과 답변을 하고, 업데이트를 제공하고, 프로젝트 관련 문제를 논의하도록 권장하세요. 이렇게 하면 모든 팀원이 변경 사항이나 업데이트에 대한 정보를 얻고 인지할 수 있습니다.
- 진행 상황 업데이트 공유: 먼데이닷컴을 사용하면 개별 작업 또는 전체 프로젝트에 대한 진행률 업데이트를 팀원들과 쉽게 공유할 수 있습니다. 정기적인 업데이트를 공유하면 모두가 같은 정보를 공유할 수 있고, 아무도 모르는 사람이 생기지 않습니다.
- 자동화를 통해 더 빠르게 움직이세요: 먼데이닷컴은 커뮤니케이션을 간소화하고 수작업을 줄이는 데 도움이 되는 다양한 자동화 옵션을 제공합니다. 예를 들어, 작업이 완료되거나 마감일이 다가올 때 팀원에게 알림을 보내도록 자동화를 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 프로젝트 진행 상황을 파악하고 그에 따라 행동할 수 있습니다.
3. 역할과 책임을 알맞게 할당하세요
런딘은 프로젝트 결과는 명확하게 할당된 책임에 달려 있다고 말합니다. "프로젝트의 성공에 대해 아무도 책임지지 않으면 마감일을 놓치거나 미완성 작업이 발생할 수 있습니다. 팀은 모든 프로젝트 작업과 결과물에 대한 명확한 책임을 설정하여 모든 사람이 단독 기여자 및 팀원으로서 자신이 책임져야 할 부분과 기대되는 바를 알 수 있도록 해야 합니다."
리소스 계획과 추적을 더 쉽게 하려면 먼데이닷컴을 사용하세요.
- 할당자 컬럼을 사용하여 작업을 할당하여 누가 어떤 작업을 하는지 모두가 알 수 있도록 합니다.
- 워크로드 관리 보기에서 각 팀원의 워크로드를 확인하여 누구에게도 과중한 업무가 주어지지 않도록 합니다.
- 장비, 소프트웨어 라이선스 및 기타 도구와 같은 리소스의 가용성을 추적할 수 있는 리소스 관리 기능으로 프로젝트 지연과 병목 현상을 방지하세요.
자주 묻는 질문(FAQ)
1. 프로젝트 조정이란 무엇인가요?
프로젝트 조정은 정해진 기간과 예산 내에서 목표를 달성하기 위해 특정 프로젝트의 일상적인 작업을 관리하고 구성하는 프로세스입니다.
2. 프로젝트 조정은 어떤 단계로 이뤄지나요?
일반적인 프로젝트 조정 프로세스에는 다음과 같은 수명 주기 단계가 포함될 수 있습니다.
3. 어떻게 하면 좋은 프로젝트 코디네이터가 될 수 있나요?
훌륭한 프로젝트 코디네이터는 디테일을 파악할 줄 아는 전략적 사고의 소유자입니다. 계획, 커뮤니케이션, 시간 관리 기술을 향상하는 데 집중하세요. 먼데이닷컴과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 다른 프로젝트 팀원들과 명확하고 투명하게 소통하고, 장애물을 발견하고, 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리 자격증을 취득하는 것도 고려해 볼 수 있습니다.
프로젝트 관리 연구소의 조사에 따르면 프로젝트의 47%가 실패한다고 합니다. 대부분의 경우 문제는 초기 계획 단계에 있는 것이 아니라 진행 중인 프로젝트 프로세스에서 비롯됩니다.
즉, 프로젝트를 제시간에 예산에 맞게 완수하려면 프로젝트 조정이 필요합니다. 프로젝트 조정은 프로젝트 수행 과정에서 일어날 수 있는 일이며, 이는 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 초기 계획과 현실적인 조건과의 차이, 예상치 못한 문제 또는 상황의 발생, 프로젝트 일정의 지연 등이 그 예시입니다. 이러한 이유로 프로젝트 조정이 필요해지는 경우가 있습니다.
프로젝트 조정은 어려운 일이지만, 이를 통해 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있는 중요한 결정을 내릴 수 있습니다. 따라서, 프로젝트 팀은 프로젝트 조정이 필요해질 때 적극적으로 대처하여 프로젝트를 성공적으로 완수할 수 있도록 노력해야 합니다. 그럼 이번 포스팅에서는 프로젝트 조정의 중요성과 그 정의에 대해 알아보겠습니다.😊
프로젝트 조정이란 무엇인가요?
일하면서 프로젝트 조정이 중요한 이유는 무엇인가요?
프로젝트 조정은 프로젝트 코디네이터, 프로젝트 매니저 또는 팀 매니저가 담당할 수 있습니다. 프로젝트 조정은 다음과 같이 구성됩니다.
프로젝트 조정과 프로젝트 관리의 차이점은 무엇인가요?
프로젝트 조정을 프로젝트 관리와 혼동하는 경우가 있지만, 실제로 두 프로세스는 상당히 다릅니다.
프로젝트 관리는 프로젝트를 계획하고, 목표와 예산을 설정하고, 작업과 책임을 할당하고, 프로젝트를 처음부터 끝까지 관리하는 프로세스입니다.
프로젝트 조정은 프로젝트 관리 프로세스 중 일부입니다. 프로젝트가 원활하게 진행되고 있는지 확인하고, 작업과 결과물을 확인하며, 일상적인 활동을 감독하는 지속적인 활동을 말합니다.
프로젝트 코디네이터란 무엇인가요?
프로젝트 코디네이터는 프로젝트 계획의 엔드 투 엔드 조정, 감독 및 일상적인 실행을 담당하는 역할입니다. 프로젝트 코디네이터는 프로젝트 매니저가 맡을 수도 있고, 규모가 큰 팀에서는 프로젝트 매니저의 일상적인 감독과 조정을 지원하는 별도의 인물이 될 수도 있습니다.
프로젝트 코디네이터는 다음과 같은 작업을 하기 때문에 반드시 필요합니다.
훌륭한 프로젝트 코디네이터의 조건
전문가들에게 프로젝트 코디네이터의 역할을 훌륭하게 수행하기 위해 필요한 스킬이 무엇인지 물었고, 그 대답은 다음과 같습니다.
1. 큰 그림을 보는 안목
프로젝트 관리 교육 센터인 치타 러닝의 설립자이자 CEO인 미셸 라브로스는 훌륭한 프로젝트 코디네이터는 "전체 조직의 비전과 프로젝트 목표, 프로젝트 팀원들의 강점 및 WIIFM(What's In It For Me)의 균형을 맞출 수 있다"고 설명합니다. 이렇게 하면 프로젝트 팀의 개별적인 요구와 차이점을 인정하면서도 프로젝트가 회사의 목표와 궤도를 같이 유지할 수 있습니다.
2. 계획에 충실하면서 자율성도 중시
이와 관련하여 영국의 디지털 마케팅 에이전시 DM Wilbury의 디지털 프로젝트 코디네이터인 샘 쿠퍼는 훌륭한 프로젝트 코디네이터는 사람들에게 "자율성과 창의적 자유"를 허용하는 동시에 "모두가 세부적이고 철저한 계획에 충실하도록" 하는 방법을 찾아낼 것이라고 말했습니다.
3. 뛰어난 커뮤니케이션 기술
미국에 본사를 둔 매트리스 업체 Saatva의 부동산 담당 부사장인 채드 런딘은 "명확한 의사소통은 훌륭한 프로젝트 조정의 기초"라고 말합니다. 런딘에게 프로젝트 코디네이터의 핵심 업무는 "모든 사람이 자신의 역할, 업무, 일정, 기대치를 이해하도록 하는 것입니다. 모든 이해관계자와 정기적으로 체크인하고 회의를 열어 모든 사람에게 진행 상황과 변경 사항에 대한 최신 정보를 제공하는 것이 중요합니다."
4. 디테일에 신경쓰기
런딘은 또한 "훌륭한 프로젝트 조정을 위해서는 세부 사항에 주의를 기울여야 합니다. 프로젝트 코디네이터는 모든 작업이 명확하게 정의되고 일정과 예산이 준수되도록 보장합니다."
핵심에 대한 이러한 집중은 현실감과 민첩성을 적절히 조화시켜야 한다고 그는 설명합니다.
프로젝트를 효율적으로 조정하려면 어떻게 해야 하나요?
프로젝트 코디네이터, PM, 조정 책임이 있는 팀 리더 등 누구에게나 프로젝트 조정 기술을 향상할 수 있는 기회가 있습니다. 프로젝트 조정은 여러 가지 우선순위, 이해관계자의 요구, 끊임없는 변화 사이에서 균형을 잡아야 하기 때문에 꽤 어려운 작업입니다. 프로젝트 조정 능력을 향상시킬 수 있는 세 가지 방법을 소개해드리겠습니다.
1. 계획을 미리 세우세요
라브로스는 "프로젝트 세부 사항과 프로젝트에 대한 각자의 역할 및 기여도에 대해 충분히 합의하기 전에" 새 프로젝트를 너무 성급하게 시작하지 않도록 주의하라고 강조합니다. 그리고 이렇게 설명합니다. "이는 건설 분야의 격언인 '두 번 측정하고 한 번 자른다'와 같습니다. '그냥 해치우기' 모드로 뛰어들기 전에 무엇을 해야 하고 누가 가장 잘할 수 있는지 측정해야 합니다."
이 때, 먼데이닷컴을 사용하면 프로젝트를 처음부터 끝까지 쉽게 시각화할 수 있습니다.
2. 투명한 커뮤니케이션 채널 만들기
"프로젝트에서 팀이 직면하는 가장 일반적인 문제는 커뮤니케이션이며, 특히 개발 도중에 계획이 변경될 때 더욱 그렇습니다."라고 Cooper는 말합니다. "훌륭한 프로젝트 코디네이터는 여러 팀 간에 어떤 정보를 공유해야 하는지 잘 알고 있습니다. 비효율적인 코디네이터는 사람들에게 정보를 제공하지 않거나, 너무 지나치게 많은 정보를 팀에 전달하여 불필요한 정보로 팀원들을 혼란에 빠뜨릴 것입니다."
먼데이닷컴은 프로젝트 커뮤니케이션을 더욱 투명하게 만드는 데 도움이 되는 몇 가지 기능을 제공합니다.
3. 역할과 책임을 알맞게 할당하세요
런딘은 프로젝트 결과는 명확하게 할당된 책임에 달려 있다고 말합니다. "프로젝트의 성공에 대해 아무도 책임지지 않으면 마감일을 놓치거나 미완성 작업이 발생할 수 있습니다. 팀은 모든 프로젝트 작업과 결과물에 대한 명확한 책임을 설정하여 모든 사람이 단독 기여자 및 팀원으로서 자신이 책임져야 할 부분과 기대되는 바를 알 수 있도록 해야 합니다."
리소스 계획과 추적을 더 쉽게 하려면 먼데이닷컴을 사용하세요.
자주 묻는 질문(FAQ)
1. 프로젝트 조정이란 무엇인가요?
프로젝트 조정은 정해진 기간과 예산 내에서 목표를 달성하기 위해 특정 프로젝트의 일상적인 작업을 관리하고 구성하는 프로세스입니다.
2. 프로젝트 조정은 어떤 단계로 이뤄지나요?
일반적인 프로젝트 조정 프로세스에는 다음과 같은 수명 주기 단계가 포함될 수 있습니다.
3. 어떻게 하면 좋은 프로젝트 코디네이터가 될 수 있나요?
훌륭한 프로젝트 코디네이터는 디테일을 파악할 줄 아는 전략적 사고의 소유자입니다. 계획, 커뮤니케이션, 시간 관리 기술을 향상하는 데 집중하세요. 먼데이닷컴과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 다른 프로젝트 팀원들과 명확하고 투명하게 소통하고, 장애물을 발견하고, 지연을 방지하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리 자격증을 취득하는 것도 고려해 볼 수 있습니다.