프로젝트 관리(프로그램 관리와 혼동하지 말 것)는 특정 매개 변수 내에서 모든 프로젝트 목표를 달성하기 위해 팀의 작업을 안내하는 프로세스입니다.
이번 포스팅에서는 프로젝트 관리를 효과적으로 하는 방법을 알기 쉽게 분석해 드리겠습니다.💡
프로젝트 관리란?
프로젝트 관리(PM)는 팀을 성공으로 이끄는 데 사용되는 프레임워크로 정의되며, 여기에는 장기 및 일상 업무에 걸친 팀 목표, 툴 및 기술이 포함되어 있습니다.
프로젝트 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
프로젝트 관리는 팀웍 관리, 동기 부여 및 위험요소를 제거해 주기 때문에 중요합니다. 이 요소들은 모두 팀이 새로운 제품이나 서비스를 도입하고 수익을 늘리며 비즈니스 목적을 달성하는 데 도움이 되는 요소들입니다.
효과적인 프로젝트 관리 방법 및 프레임워크를 사용함으로써 조직은 워크플로우를 지속적으로 개선하여 비용을 관리하고 실수를 방지할 수 있습니다. 빠르게 변화하는 시대에 정상에 있는 기업들은 효율성과 생산성을 유지하기 위해 프로젝트 관리에 신경 쓰고 있습니다.
프로젝트 관리가 무엇이며 왜 중요한지는 알았는데, 어디서부터 시작해야 할까요? 🤔
프로젝트 관리에 프로세스가 존재하나요?
프로젝트 관리 연구소(PMI)에서는 프로젝트 관리 프로세스를 총 5단계로 나눕니다.
1. 시작
좋은 프로젝트와 마찬가지로 주어진 시간과 예산 내에서 완료하려면 준비해 둬야 합니다. 시작 단계에서는 다음을 결정하여 프로젝트의 기초를 만듭니다.
프로젝트 범위: 프로젝트의 업무 범위입니다. 본질적으로 프로젝트에서 달성 될 것과 그렇지 않은 것 (예 : 프로젝트 목표)을 다룹니다.
이런 범위를 설정하면 변동사항에 대처할 수 있습니다.
높은 수준의 프로젝트 개요: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 자원, 시간 및 목표를 고려합니다.
개요에는 시간이 지남에 따라 이러한 요구 사항을 모니터링하는 방법이 포함되어 있습니다.
예산 : 성공적인 프로젝트를 달성하려면 얼마가 필요한지 결정합니다.
대규모 프로젝트의 경우 프로젝트 차터 또는 "프로젝트 시작 문서"(PID)를 만들 수도 있습니다.
2. 계획
이 단계에서는 최종 프로젝트 완료 날짜를 포함하여 주요 마일스톤과 데드라인이 설정됩니다.
이 과정에서 팀이 따를 프로젝트 관리 방법론을 설명하는 것이 중요합니다. 애자일, 워터폴, PRINCE2, PMBOK, 스크럼, 린 및 칸반 (더 인기있는 것들 중 몇 가지를 들자면) 중에서 선택할 수 있는 것이 많이 있습니다. 이 가이드의 뒷부분에서 이들 중 일부에 대해 더 자세히 설명드리겠습니다.
계획 단계에는 다음이 포함됩니다.
팀원 선택
결과물 아웃라인 지정
가용 자원 추정
관련 활동 판별
3. 실행
이 시점에서, 모든 건 결국 일을 끝내는 것에 관련되어 있습니다. 실행 단계에서는 프로젝트 계획(또는 프로젝트 결과물)의 세부 정보를 수행하여 특정 이해관계자에게 결과를 제공합니다. 이 단계는 모니터링 및 제어 단계와 동시에 발생하며, 다음을 포함할 수 있습니다.
워크플로우 관리
변경 및 시정 조치 권장
4. 모니터링/제어
이 단계는 프로젝트 관리자가 프로젝트의 특정 시점에 어디에 있는지, 프로젝트 계획에 따라 어디에 있어야 하는지에 대한 질문에 답하는 데 도움이 되므로 모든 프로젝트 수명 주기에서 매우 중요합니다. 효과적인 모니터링에는 아래와 같은 요소가 필요합니다.
정기적이고 일관된 프로젝트 "체크인"
적절한 프로젝트 문서 및 추적 도구 또는 프레임워크(예: 칸반 보드, 간트 차트 및 팀 스탠드업) 사용.
5. 종료
"프로젝트 납품"이라고도 하는 이 마지막 단계는 모든 활동을 마무리하고 최종 제품을 고객(내부 팀 또는 외부 이해관계자)에게 전달하는 단계입니다.
몇 가지 추가 구성 요소는 아래와 같습니다.
공식 계약 또는 계약의 체결
잘 진행된 점, 계획대로 진행되지 않은 점, 미래의 팀과 프로젝트가 이를 통해 배울 수 있는 방법에 대한 전체 검토 또는 감사.
성공적인 프로젝트 관리를 위한 8가지 팁
올바른 프로젝트 관리를 통해 기업은 새로운 제품이나 서비스를 개발하고 내부 비즈니스 프로세스를 혁신하며 고객을 위한 가치를 창출할 수 있습니다. 그러나 적절한 툴이 없으면 시간과 비용이 낭비될 수도 있습니다 :(
성공적인 프로젝트 관리를 위한 8가지 팁입니다.
1. 시작 및 계획 단계에 투자
"프로젝트가 실패하는 이유는 무엇인가요?"라는 질문에 대답할 때, 많은 경우가 잘못된 계획 및 연구로 거슬러 올라갈 수 있습니다. 이는 프로젝트 수명 주기의 시작 및 계획 단계에서 중요한 부분입니다. 조직의 우선 순위, 목표 및 요구사항과 같은 주요 측면을 조기에 설정, 동기화 및 합의함으로써 나중에 혼동할 가능성을 줄일 수 있습니다.🙂
2. 프로젝트에 적합한 프레임워크 또는 방법론 선택
성공적인 프로젝트 관리를 위한 두 번째 단계는 올바른 프레임워크 또는 방법론을 찾는 것입니다. 프로젝트 관리 방법론은 프로젝트를 계획, 관리 및 실행하는 데 사용되는 일련의 지침 원칙과 프로세스를 설명합니다. CPM을 선택하던 워터폴을 선택하던 이러한 프레임워크는 작업의 우선 순위를 지정하고 완료하는 방법과 시각화 방법을 결정합니다.
3. 투명성과 소유권의 문화 조성
투명성은 복잡성과 민감성이 발생하는 시점의 프로젝트를 관리할 때 엄청난 차이를 만들 수 있습니다. 강력한 투명성 문화가 구축되면 팀원과 리더는 계획이 얼마나 잘 짜여져 있는지에 관계없이 서로에게 의지하여 업무를 진행할 수 있습니다.
이는 명확한 의사소통에서 시작되므로, 각 담당자는 장기 목표, KPI(핵심 성과 지표) 및 계획을 이해할 수 있어야 합니다. 이를 달성하는 한 가지 방법은 모든 직원을 일정 수준의 계획 프로세스에 참여시키고 monday.com Work OS로 만들 수 있는 견고한 프로젝트 관리 워크플로우를 사용하여 작업 및 결과물에 대한 소유권을 부여하는 것입니다. 이런 문화의 추가적인 장점이 있을까요? 직원들은 스스로 더 효과적으로 일하게 되는 경향이 있으며 책임감이 커지면 최선을 다하려는 동기도 높아집니다.
4. 현실적인 범위 결정
범위 변동은 프로젝트 관리자가 직면한 주요 과제 중의 하나입니다. 52%의 기업이 프로젝트 중 범위 변동 또는 예상치 못한 범위 변경을 경험합니다. 이는 프로젝트 전체에서 제어할 수 없는 요소와 관련될 수 있지만 계획 테이블에 적절한 사람이 있으면 처음부터 프로젝트 범위를 보다 정확하게 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시작 및 계획 단계에 숙련된 이해관계자와 팀 구성원을 포함하면 위험을 줄일 수 있습니다. 또 이전 프로젝트 데이터를 다시 참조하여 범위 단계를 보다 명확하게 설정할 수도 있습니다.
팀의 생산성을 유지하려면 팀의 워크로드와 마감일자를 조절하여 현실적인 작업 일정을 만들어야 합니다. 완벽한 프로젝트 관리 일정을 개발하는 것은 거의 불가능하지만 이 두 요소의 균형을 맞추는 것은 가치 있는 투자에 해당합니다. monday.com 과 같은 Work OS를 사용하면 일정, 타임라인 및 리소스를 관리하는 동일한 작업 영역에서 워크로드 뷰를 사용하여 개인 또는 팀 워크로드를 볼 수 있습니다.
적절하고 명확하게 짜여진 일정은 지연 및 기타 비용이 많이 드는 차질을 완화하는 데 도움이 됩니다. 사용하는 프로젝트 관리 방법론의 유형은 팀이 목표 또는 몇 가지 작은 목표를 달성하기 위해 시간을 사용하는 방식에도 영향을 줄 수 있습니다. 스크럼과 같은 애자일 프레임워크를 사용하는 경우, 단기 및 더 작은 결과물 도출에 중점을 두세요. 프로젝트에서 계획하지 않은 일에 대한 시간을 넣는 것도 중요합니다.
6. 효과적인 자원 관리 실천
자원 관리는 프로젝트 관리의 중요한 원칙이고 효율성을 극대화하기 위해 자원을 미리 계획, 예약 및 할당하는 프로세스를 설명해 줍니다. 물리적 의미에서 자원 관리는 건설 프로젝트를 관리하는 계약자의 예를 통해 설명될 수 있습니다. 동시에 두 사이트에 대한 비용을 지불해야 하는 대신 두 사이트에 콘크리트 타설기를 예약하기로 결정할 수 있는 것입니다.
디지털 프로젝트의 경우 자원은 종종 특정 직원이나 팀과 같은 인적 자원을 뜻합니다. 그래픽 디자이너는 여러 개의 동시 프로젝트를 가질 수 있으므로 작업을 완료하려면 다른 사람들과 함께 계획해야 합니다. 이 목록에는 사람, 자본 및 기타 물질적 재화를 포함한 많은 자원이 포함됩니다.
7. 이해관계자 참여 유도
이해관계자는 프로젝트의 진행에 직접 참여하는 사람입니다. 주요 고객, 내부 제품 사용자, 경영진 또는 제품 관리자가 될 수 있습니다. 프로젝트를 추진하기 위한 재정적 또는 기타 지원을 얻기 위해 팀과 프로젝트 관리자는 프로젝트에 필요한 작업을 간과해서는 안 됩니다.
이 두 당사자 간의 의사 소통과 의견은 프로젝트 전, 도중 및 후에 설정되어야 합니다. 각각은 조직의 목표와 팀의 역량과 관련하여 고유한 인사이트와 관점을 제공하기 때문입니다. 강력한 기능을 갖춘 Work OS는 중요한 데이터와 타임라인을 실시간으로 제시하는 데 도움이 됩니다.
8. 차세대 프로젝트 관리 툴 및 소프트웨어 선택
monday project는 모든 프로젝트에 대한 완벽한 툴킷을 제공하며 사용하기 쉬운 Work OS를 기반으로 구축되었습니다. 이를 통해 원하는 프로젝트 관리 프레임워크에서 자유롭게 작업할 수 있습니다. 사용자 지정 테이블(색상으로 구분된 상태)에서 칸반 보드, 간트 차트, 타임라인 및 캘린더 뷰에 이르기까지 다양한 뷰 기능을 사용하여 워크플로우에 맞게 환경을 커스터마이징할 수 있습니다. 😊
또한 monday.com은 당신이 가지고 있는 기술 스택의 다른 툴과 원활하게 연동되며 보드, 대시보드 및 업데이트를 전체 팀과 실시간으로 공유할 수 있습니다.
프로젝트 관리를 안내하는 4가지 프레임워크
프로젝트 관리를 위한 중요한 결정 중 하나는 프레임워크를 선택하는 것입니다. 여기서 팀을 구성하는 방법과 프로젝트를 계획하고 모니터링하는 방법을 결정하기 때문입니다.
1. 워터폴 프로젝트 관리
워터폴 또는 전통적인 프로젝트 관리는 "완벽한 계획"에 중점을 둡니다. 시작하기 전에 전체 프로젝트를 처음부터 끝까지 세분화하고 일정을 예약하는 관리법입니다.
SLA가 완벽함, 일관성 및 정해진 기한을 요구하는 종속성이나 서비스가 많은 실제 제품으로 작업하는 경우 이보다 나은 대안은 없습니다.
2. 칸반 프로젝트 관리
워터폴 프레임워크와 달리 칸반 프로젝트 관리는 지속적인 개선에 중점을 둡니다. 아래와 같은 칸반 보드를 사용하여 팀은 제품, 캠페인 또는 프로세스를 개선하는 방법을 계획할 수 있습니다.
그렇다면 어떤 사람이 칸반을 사용해야 할까요? 칸반을 사용하면 작업을 시각화하여 WIP(진행 중인 작업)를 제한하고 작업을 "작업 중"에서 "완료"로 빠르게 이동할 수 있습니다. 따라서 칸반은 들어오는 요청이 많은 팀에 적합합니다.
3. 스크럼 프로젝트 관리
스크럼 프레임워크는 애자일 프로젝트 관리를 구현하는 가장 보편적인 방법입니다. 큰 프로젝트를 짧은 1-4주의 스프린트로 나눕니다.
또한 팀 규모, 팀 역할, 계획, 회의, 결과물 등에 대한 규칙을 제시해 줍니다. 소프트웨어 개발자들 사이에서 인기가 있지만 프로젝트 중에 작업의 기능적 개선을 제공하려는 팀에게도 좋습니다. 예를 들어 마케팅 캠페인, 제품 디자인 또는 기타 창의적인 프로젝트에 사용할 수 있습니다.
4. 애자일 프로젝트 관리
애자일은 프로젝트 관리 분야의 유행어라고도 볼 수 있으며 종종 비효율적인 회사에 대한 포괄적인 솔루션으로 처방되기도 합니다. 그러나 아래와 같은 고유한 단점이 있습니다.
스크럼과 같은 애자일 프레임워크는 실수, 시행착오, 예상치 못한 변경의 여지를 남기도록 설계되었습니다. 즉, 애자일 접근 방식을 사용하는 경우 완벽한 운영을 기대하지 않는 것이 좋습니다. 또한 더 작은 팀 수준 이상으로는 확장하기 어려울 수 있습니다. 반면에 시간이 지남에 따라 프로젝트 계획을 수정할 수 있는 유연성을 갖는 것이 프로젝트를 완료할 수 있도록 하는 데 필수적입니다.
생산적인 프로젝트 팀은 어떻게 만들 수 있나요?
프로젝트 팀을 구성하는 방법은 프레임워크와 프로젝트 범위에 따라 크게 달라집니다. 다음은 성공적이고 생산적인 팀을 구축하기 위한 몇 가지 입증된 전략입니다.
1. 부서 간 인재 채용
프로젝트 팀은 다양한 전문 지식과 인풋의 혜택을 받으면서도 필요로 하기 때문에 다른 부서에서 올 가능성이 높습니다.
이렇게 하면 새로운 인재를 고용하는 대신 기존 자원을 활용하고 더 큰 조직 목표에 대해 여러 부서를 동기화할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 마케팅 캠페인에는 웹 사이트 디자이너, 카피라이터 및 제품 관리자가 필요할 수 있습니다.
2. 프로젝트 관리자를 현명하게 선택하고 책임을 정확하게 정의 내리기
프로젝트 관리자는 전문 PM 또는 주제 전문가(SME)일 수 있으며, 이는 프로젝트 분야에 대해 매우 잘 알고 있는 사람입니다. 여기에서 일반적으로 프로젝트 관리자라는 감투를 쓰는 사람에 대해 분석한 내용을 볼 수 있습니다.
전문 PM은 초기 계획 중에 더 많은 역할을 할 수 있습니다. 그들은 이해관계자와 중소기업이 실무 경험을 통해 프로젝트 계획을 수립할 수 있도록 도와줍니다. 소규모 회사는 SME 또는 임원을 선택하는 것이 합리적입니다.🧐
프로젝트 매니저는 어떤 일을 하나요?
프로젝트 관리자는 팀마다 다르게 보일 수 있지만 전반적으로 프로젝트와 직원의 일상적인 관리를 담당합니다. 또한 다음 6가지 측면을 관리해야 합니다.
범위
일정
재정 상황
위험
품질
자원
3. 모두 손을 모아 도울 수 있는 기대치를 설정하기
"높은 신뢰"를 가진 회사의 직원은 신뢰가 낮은 회사보다 50% 더 높은 생산성을 보입니다.
너무 세세한 부분까지 관리면는 직원들은 진행 속도가 늦어지고 팀의 사기가 떨어집니다. 담당자에게 권한을 부여하고 프로젝트의 초기 단계에서 예상되는 사항에 대한 완전한 투명성을 제공함으로써 팀 구성원은 자율적으로 일을 추진해 나갈 수 있습니다.
위에서 자세히 설명했듯이 "완벽한" 팀을 목표로 하고 있으시다면, 시간이 지남에 따라 팀이 점점 더 다양해질 가능성이 있음을 이해하는 것이 중요합니다. 이를테면 민족적 배경, 사회 경제적 지위, 심지어 글로벌 팬데믹으로 인해 재택 근무로의 이동이 가속화되었기에 위치에 따라서 다양한 팀이 존재합니다.
다양성이 클수록 더 많은 관점과 전문 지식을 갖게 되기에 확실히 프로젝트에 도움이 될 테지만, 이는 다양한 팀과 다양한 프로젝트를 수용할 수 있는 유연한 툴도 필요하다는 것을 의미합니다. 여기에서 바로 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 최대한 활용하기 위한 6단계
스프레드시트, 이메일 및 화이트보드는 매우 단순하고 소규모 프로젝트에게는 충분할 수 있지만, 크고 복잡한 프로젝트가 성공하려면 강력한 프로젝트 관리 플랫폼이 필요합니다.
monday.com은 플랫폼별 템플릿, 보드 및 워크플로우 자동화에서 협업툴 연동에 이르기까지 필요한 모든 기능을 제공합니다.
monday.com Work OS와 같은 디지털 작업 공간 설정을 사용하여 프로젝트 팀의 역량을 강화하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 프로젝트 문서를 사용하여 프레임워크 채택 가속화
프로젝트 문서화는 프로젝트를 성공적으로 구현하는 데 필요한 주요 프로젝트 세부 정보 및 문서를 기록하는 관행입니다. 특정 프로젝트 방법론에서 여러 팀을 하나로 모으는 경우 모든 사람이 문서를 명확하고 이해할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
Work OS를 사용하면 워크플로우 또는 더 큰 작업 공간 내에서 바로 문서를 만들고, 공유하고, 공동 작업할 수 있습니다. 팀 구성원은 monday.com의 Workdocs에서 프로젝트의 흐름과 자신이 담당하는 부분을 실시간으로 찾아보고 이해할 수 있습니다.
2. 로드맵 및 개략적인 프로젝트 계획 만들기
프로젝트 로드맵은 타임라인에 구성된 프로젝트의 목표와 결과물에 대한 시각적이고 높은 수준의 개요를 뜻합니다. 이는 이해관계자의 기대치를 관리하고, 계획을 전달하고, 다른 팀과 리소스를 조정하는 데 매우 유용한 도구입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 사람이 쉽게 열람할 수 있는 문서를 만들 수 있습니다. 더 좋은 점은 monday.com의 프로젝트 로드맵 템플릿을 사용하면 훨씬 더 빠르게 시작할 수 있다는 것입니다. 😊
3. 멋진 워크플로우 구축
로드맵이나 다른 형태의 높은 수준의 프로젝트 계획이 있으면 워크플로우를 보다 세분화해야 합니다. 이는 매우 중요한데, 팀 구성원이 작업을 쉽게 직관적으로 실행하게 해 주고 프로젝트 관리자가 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고 제어할 수 있도록 돕기 때문입니다.
기존 프로젝트 관리 소프트웨어에 비해 Work OS를 사용하여 프로젝트 워크플로우를 설계할 때의 장점은 견고한 템플릿으로 시작하여 다양한 프로젝트 방법론을 수용하고 다양한 보기, 자동화 등을 통합하도록 빠르게 커스터마이징할 수 있다는 것입니다.
예를 들어 워터폴 모델을 선호하는 경우 아래 이미지와 같이 WBS(작업 분할 구조)를 사용할 수 있습니다.
4. 소유권 장려
일부 프로젝트 관리 소프트웨어에서는 개별 소유자만 선택할 수 있지만, 보다 강력한 Work OS에서는 열을 추가하고 작업 및 하위 작업의 소유권을 개별 직원 및 팀에 쉽게 할당할 수 있습니다. 이 칼럼을 통해 프로젝트 관리자와 개인은 작업을 할당하고 처음부터 끝까지 업무 현황을 볼 수 있습니다. 프로젝트의 단계가 완료될 때 작업 소유자에게 알림을 보내는 자동화를 구현할 수도 있습니다.
작업 소유자 지정 외에도 각 팀 구성원에게 상태 회의 중 진행 상황을 보고하고 자신이 맡은 업무의 장애물을 식별하는 것과 같이 간단한 책임을 부여하는 것도 좋은 생각입니다. 이는 투명성 문화를 유지하고 추진력을 제고하는 데 도움이 됩니다.
5. 데이터 기반 의사 결정에 전념
실행 가능한 인사이트를 통해 프로젝트를 한 단계 업그레이드해 보세요. 어떤 솔루션을 선택하느냐에 따라 데이터를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 기능이 포함되어 있을 수 있습니다.
시간 추적 – 이를 통해 팀은 작업에 걸리는 시간을 확인할 수 있습니다.
커스텀 상태 – 모든 이해 관계자는 프로젝트가 가장 많이 지연되는 위치를 볼 수 있습니다.
마감일 – 모든 팀원이 프로젝트 성공에 대한 책임을 지도록 합니다.
다양한 워크플로우를 만든 후에는 자원으로 사용하고 보고서와 대시보드를 쉽게 만들 수 있습니다. KPI를 기준으로 프로젝트 성공 평가 - 이 데이터를 사용하여 의사 결정 또는 새 프로젝트를 안내할 수 있습니다.
6. 반복적인 작업을 자동화하여 프로젝트 관리 가속화
자동화를 통해 워크플로우의 속도를 높여 프로젝트를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 마감일이 지나면 관리자에게 자동으로 알리고 매주 새 작업 항목을 만드는 것과 같은 자동화를 수행할 수 있습니다.
프로젝트 관리의 미래는 어떤 모습일까요?
프로젝트 관리 트렌드는 우리가 일하는 방식을 형성하고 있습니다. 이 중에서도 인공 지능(AI)은 가장 크고 지속적인 효과를 가진 힘일 수 있습니다. 실제로 PMI의 Pulse of the Profession 설문 조사에서 응답자의 81%는 조직이 이미 AI 기술의 영향을 받고 있다고 보고했습니다.
기술 작가 피터 기펜 (Peter Giffen)은 아래와 같이 믿습니다.
"AI는 데이터 분석을 통합하고 프로젝트 팀 데이터를 자동으로 분석하여 성과를 개선하는 방법에 대한 명확한 지표를 제공할 수 있을 것입니다."
이 포브스 기사에 설명된 대로 AI 외에도 가까운 장래에 기대할 수 있는 세 가지 다른 프로젝트 관리 추세가 있습니다.
프로젝트 관리자는 AI와 EI 기술이 모두 필요합니다: EI(감성 지능)는 PM 분야에서의 필수 기술이 되고 있습니다. 다른 인간을 이해하는 능력은 매우 중요합니다.
맞춤형 또는 하이브리드 PM 접근 방식 채택: 단일 PM 방법론으로 충분한 시대는 지났습니다. 모델은 다양한 팀과 다양한 프로젝트를 수용할 수 있도록 유연해야 할 수 있습니다.
보다 다양한 팀 구조: 위에서 언급했듯이 팀은 더욱 다양해질 것입니다. 점점 더 다양해지는 팀은 팀이 효과적이고 효율적으로 협업함에 따라 광범위한 문제를 야기할 것입니다.
프로젝트 관리에 monday.com을 사용해야 하는 이유
monday.com의 Work OS는 팀이 모든 프로젝트와 작업을 한 곳에서 관리할 수 있기 때문에 단순한 프로젝트 관리 소프트웨어를 뛰어넘습니다.
우리의 솔루션은 팀이 다음을 수행할 수 있음을 의미합니다.
프로젝트 진행 상황을 한 눈에 보기(시각적으로)
일정과 마감일을 파악하기
보다 효율적이고 효과적인 협업 시행하기
이상적인 워크플로우 구축하기
monday.com을 2주간 무료로 사용해 보세요. 바로 시작하시려면 프로젝트 관리 템플릿을 확인하세요.
프로젝트 관리(프로그램 관리와 혼동하지 말 것)는 특정 매개 변수 내에서 모든 프로젝트 목표를 달성하기 위해 팀의 작업을 안내하는 프로세스입니다.
이번 포스팅에서는 프로젝트 관리를 효과적으로 하는 방법을 알기 쉽게 분석해 드리겠습니다.💡
프로젝트 관리란?
프로젝트 관리(PM)는 팀을 성공으로 이끄는 데 사용되는 프레임워크로 정의되며, 여기에는 장기 및 일상 업무에 걸친 팀 목표, 툴 및 기술이 포함되어 있습니다.
프로젝트 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
프로젝트 관리는 팀웍 관리, 동기 부여 및 위험요소를 제거해 주기 때문에 중요합니다. 이 요소들은 모두 팀이 새로운 제품이나 서비스를 도입하고 수익을 늘리며 비즈니스 목적을 달성하는 데 도움이 되는 요소들입니다.
효과적인 프로젝트 관리 방법 및 프레임워크를 사용함으로써 조직은 워크플로우를 지속적으로 개선하여 비용을 관리하고 실수를 방지할 수 있습니다. 빠르게 변화하는 시대에 정상에 있는 기업들은 효율성과 생산성을 유지하기 위해 프로젝트 관리에 신경 쓰고 있습니다.
프로젝트 관리가 무엇이며 왜 중요한지는 알았는데, 어디서부터 시작해야 할까요? 🤔
프로젝트 관리에 프로세스가 존재하나요?
프로젝트 관리 연구소(PMI)에서는 프로젝트 관리 프로세스를 총 5단계로 나눕니다.
1. 시작
좋은 프로젝트와 마찬가지로 주어진 시간과 예산 내에서 완료하려면 준비해 둬야 합니다. 시작 단계에서는 다음을 결정하여 프로젝트의 기초를 만듭니다.
프로젝트 범위: 프로젝트의 업무 범위입니다. 본질적으로 프로젝트에서 달성 될 것과 그렇지 않은 것 (예 : 프로젝트 목표)을 다룹니다.
이런 범위를 설정하면 변동사항에 대처할 수 있습니다.
높은 수준의 프로젝트 개요: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 자원, 시간 및 목표를 고려합니다.
개요에는 시간이 지남에 따라 이러한 요구 사항을 모니터링하는 방법이 포함되어 있습니다.
예산 : 성공적인 프로젝트를 달성하려면 얼마가 필요한지 결정합니다.
대규모 프로젝트의 경우 프로젝트 차터 또는 "프로젝트 시작 문서"(PID)를 만들 수도 있습니다.
2. 계획
이 단계에서는 최종 프로젝트 완료 날짜를 포함하여 주요 마일스톤과 데드라인이 설정됩니다.
이 과정에서 팀이 따를 프로젝트 관리 방법론을 설명하는 것이 중요합니다. 애자일, 워터폴, PRINCE2, PMBOK, 스크럼, 린 및 칸반 (더 인기있는 것들 중 몇 가지를 들자면) 중에서 선택할 수 있는 것이 많이 있습니다. 이 가이드의 뒷부분에서 이들 중 일부에 대해 더 자세히 설명드리겠습니다.
계획 단계에는 다음이 포함됩니다.
팀원 선택
결과물 아웃라인 지정
가용 자원 추정
관련 활동 판별
3. 실행
이 시점에서, 모든 건 결국 일을 끝내는 것에 관련되어 있습니다. 실행 단계에서는 프로젝트 계획(또는 프로젝트 결과물)의 세부 정보를 수행하여 특정 이해관계자에게 결과를 제공합니다. 이 단계는 모니터링 및 제어 단계와 동시에 발생하며, 다음을 포함할 수 있습니다.
워크플로우 관리
변경 및 시정 조치 권장
4. 모니터링/제어
이 단계는 프로젝트 관리자가 프로젝트의 특정 시점에 어디에 있는지, 프로젝트 계획에 따라 어디에 있어야 하는지에 대한 질문에 답하는 데 도움이 되므로 모든 프로젝트 수명 주기에서 매우 중요합니다. 효과적인 모니터링에는 아래와 같은 요소가 필요합니다.
정기적이고 일관된 프로젝트 "체크인"
적절한 프로젝트 문서 및 추적 도구 또는 프레임워크(예: 칸반 보드, 간트 차트 및 팀 스탠드업) 사용.
5. 종료
"프로젝트 납품"이라고도 하는 이 마지막 단계는 모든 활동을 마무리하고 최종 제품을 고객(내부 팀 또는 외부 이해관계자)에게 전달하는 단계입니다.
몇 가지 추가 구성 요소는 아래와 같습니다.
공식 계약 또는 계약의 체결
잘 진행된 점, 계획대로 진행되지 않은 점, 미래의 팀과 프로젝트가 이를 통해 배울 수 있는 방법에 대한 전체 검토 또는 감사.
성공적인 프로젝트 관리를 위한 8가지 팁
올바른 프로젝트 관리를 통해 기업은 새로운 제품이나 서비스를 개발하고 내부 비즈니스 프로세스를 혁신하며 고객을 위한 가치를 창출할 수 있습니다. 그러나 적절한 툴이 없으면 시간과 비용이 낭비될 수도 있습니다 :(
성공적인 프로젝트 관리를 위한 8가지 팁입니다.
1. 시작 및 계획 단계에 투자
"프로젝트가 실패하는 이유는 무엇인가요?"라는 질문에 대답할 때, 많은 경우가 잘못된 계획 및 연구로 거슬러 올라갈 수 있습니다. 이는 프로젝트 수명 주기의 시작 및 계획 단계에서 중요한 부분입니다. 조직의 우선 순위, 목표 및 요구사항과 같은 주요 측면을 조기에 설정, 동기화 및 합의함으로써 나중에 혼동할 가능성을 줄일 수 있습니다.🙂
2. 프로젝트에 적합한 프레임워크 또는 방법론 선택
성공적인 프로젝트 관리를 위한 두 번째 단계는 올바른 프레임워크 또는 방법론을 찾는 것입니다. 프로젝트 관리 방법론은 프로젝트를 계획, 관리 및 실행하는 데 사용되는 일련의 지침 원칙과 프로세스를 설명합니다. CPM을 선택하던 워터폴을 선택하던 이러한 프레임워크는 작업의 우선 순위를 지정하고 완료하는 방법과 시각화 방법을 결정합니다.
3. 투명성과 소유권의 문화 조성
투명성은 복잡성과 민감성이 발생하는 시점의 프로젝트를 관리할 때 엄청난 차이를 만들 수 있습니다. 강력한 투명성 문화가 구축되면 팀원과 리더는 계획이 얼마나 잘 짜여져 있는지에 관계없이 서로에게 의지하여 업무를 진행할 수 있습니다.
이는 명확한 의사소통에서 시작되므로, 각 담당자는 장기 목표, KPI(핵심 성과 지표) 및 계획을 이해할 수 있어야 합니다. 이를 달성하는 한 가지 방법은 모든 직원을 일정 수준의 계획 프로세스에 참여시키고 monday.com Work OS로 만들 수 있는 견고한 프로젝트 관리 워크플로우를 사용하여 작업 및 결과물에 대한 소유권을 부여하는 것입니다. 이런 문화의 추가적인 장점이 있을까요? 직원들은 스스로 더 효과적으로 일하게 되는 경향이 있으며 책임감이 커지면 최선을 다하려는 동기도 높아집니다.
4. 현실적인 범위 결정
범위 변동은 프로젝트 관리자가 직면한 주요 과제 중의 하나입니다. 52%의 기업이 프로젝트 중 범위 변동 또는 예상치 못한 범위 변경을 경험합니다. 이는 프로젝트 전체에서 제어할 수 없는 요소와 관련될 수 있지만 계획 테이블에 적절한 사람이 있으면 처음부터 프로젝트 범위를 보다 정확하게 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 시작 및 계획 단계에 숙련된 이해관계자와 팀 구성원을 포함하면 위험을 줄일 수 있습니다. 또 이전 프로젝트 데이터를 다시 참조하여 범위 단계를 보다 명확하게 설정할 수도 있습니다.
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5. 일정에 대해 현명하게 생각하기
팀의 생산성을 유지하려면 팀의 워크로드와 마감일자를 조절하여 현실적인 작업 일정을 만들어야 합니다. 완벽한 프로젝트 관리 일정을 개발하는 것은 거의 불가능하지만 이 두 요소의 균형을 맞추는 것은 가치 있는 투자에 해당합니다. monday.com 과 같은 Work OS를 사용하면 일정, 타임라인 및 리소스를 관리하는 동일한 작업 영역에서 워크로드 뷰를 사용하여 개인 또는 팀 워크로드를 볼 수 있습니다.
적절하고 명확하게 짜여진 일정은 지연 및 기타 비용이 많이 드는 차질을 완화하는 데 도움이 됩니다. 사용하는 프로젝트 관리 방법론의 유형은 팀이 목표 또는 몇 가지 작은 목표를 달성하기 위해 시간을 사용하는 방식에도 영향을 줄 수 있습니다. 스크럼과 같은 애자일 프레임워크를 사용하는 경우, 단기 및 더 작은 결과물 도출에 중점을 두세요. 프로젝트에서 계획하지 않은 일에 대한 시간을 넣는 것도 중요합니다.
6. 효과적인 자원 관리 실천
자원 관리는 프로젝트 관리의 중요한 원칙이고 효율성을 극대화하기 위해 자원을 미리 계획, 예약 및 할당하는 프로세스를 설명해 줍니다. 물리적 의미에서 자원 관리는 건설 프로젝트를 관리하는 계약자의 예를 통해 설명될 수 있습니다. 동시에 두 사이트에 대한 비용을 지불해야 하는 대신 두 사이트에 콘크리트 타설기를 예약하기로 결정할 수 있는 것입니다.
디지털 프로젝트의 경우 자원은 종종 특정 직원이나 팀과 같은 인적 자원을 뜻합니다. 그래픽 디자이너는 여러 개의 동시 프로젝트를 가질 수 있으므로 작업을 완료하려면 다른 사람들과 함께 계획해야 합니다. 이 목록에는 사람, 자본 및 기타 물질적 재화를 포함한 많은 자원이 포함됩니다.
7. 이해관계자 참여 유도
이해관계자는 프로젝트의 진행에 직접 참여하는 사람입니다. 주요 고객, 내부 제품 사용자, 경영진 또는 제품 관리자가 될 수 있습니다. 프로젝트를 추진하기 위한 재정적 또는 기타 지원을 얻기 위해 팀과 프로젝트 관리자는 프로젝트에 필요한 작업을 간과해서는 안 됩니다.
이 두 당사자 간의 의사 소통과 의견은 프로젝트 전, 도중 및 후에 설정되어야 합니다. 각각은 조직의 목표와 팀의 역량과 관련하여 고유한 인사이트와 관점을 제공하기 때문입니다. 강력한 기능을 갖춘 Work OS는 중요한 데이터와 타임라인을 실시간으로 제시하는 데 도움이 됩니다.
8. 차세대 프로젝트 관리 툴 및 소프트웨어 선택
monday project는 모든 프로젝트에 대한 완벽한 툴킷을 제공하며 사용하기 쉬운 Work OS를 기반으로 구축되었습니다. 이를 통해 원하는 프로젝트 관리 프레임워크에서 자유롭게 작업할 수 있습니다. 사용자 지정 테이블(색상으로 구분된 상태)에서 칸반 보드, 간트 차트, 타임라인 및 캘린더 뷰에 이르기까지 다양한 뷰 기능을 사용하여 워크플로우에 맞게 환경을 커스터마이징할 수 있습니다. 😊
또한 monday.com은 당신이 가지고 있는 기술 스택의 다른 툴과 원활하게 연동되며 보드, 대시보드 및 업데이트를 전체 팀과 실시간으로 공유할 수 있습니다.
프로젝트 관리를 안내하는 4가지 프레임워크
프로젝트 관리를 위한 중요한 결정 중 하나는 프레임워크를 선택하는 것입니다. 여기서 팀을 구성하는 방법과 프로젝트를 계획하고 모니터링하는 방법을 결정하기 때문입니다.
1. 워터폴 프로젝트 관리
워터폴 또는 전통적인 프로젝트 관리는 "완벽한 계획"에 중점을 둡니다. 시작하기 전에 전체 프로젝트를 처음부터 끝까지 세분화하고 일정을 예약하는 관리법입니다.
SLA가 완벽함, 일관성 및 정해진 기한을 요구하는 종속성이나 서비스가 많은 실제 제품으로 작업하는 경우 이보다 나은 대안은 없습니다.
2. 칸반 프로젝트 관리
워터폴 프레임워크와 달리 칸반 프로젝트 관리는 지속적인 개선에 중점을 둡니다. 아래와 같은 칸반 보드를 사용하여 팀은 제품, 캠페인 또는 프로세스를 개선하는 방법을 계획할 수 있습니다.
그렇다면 어떤 사람이 칸반을 사용해야 할까요? 칸반을 사용하면 작업을 시각화하여 WIP(진행 중인 작업)를 제한하고 작업을 "작업 중"에서 "완료"로 빠르게 이동할 수 있습니다. 따라서 칸반은 들어오는 요청이 많은 팀에 적합합니다.
3. 스크럼 프로젝트 관리
스크럼 프레임워크는 애자일 프로젝트 관리를 구현하는 가장 보편적인 방법입니다. 큰 프로젝트를 짧은 1-4주의 스프린트로 나눕니다.
또한 팀 규모, 팀 역할, 계획, 회의, 결과물 등에 대한 규칙을 제시해 줍니다. 소프트웨어 개발자들 사이에서 인기가 있지만 프로젝트 중에 작업의 기능적 개선을 제공하려는 팀에게도 좋습니다. 예를 들어 마케팅 캠페인, 제품 디자인 또는 기타 창의적인 프로젝트에 사용할 수 있습니다.
4. 애자일 프로젝트 관리
애자일은 프로젝트 관리 분야의 유행어라고도 볼 수 있으며 종종 비효율적인 회사에 대한 포괄적인 솔루션으로 처방되기도 합니다. 그러나 아래와 같은 고유한 단점이 있습니다.
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스크럼과 같은 애자일 프레임워크는 실수, 시행착오, 예상치 못한 변경의 여지를 남기도록 설계되었습니다. 즉, 애자일 접근 방식을 사용하는 경우 완벽한 운영을 기대하지 않는 것이 좋습니다. 또한 더 작은 팀 수준 이상으로는 확장하기 어려울 수 있습니다. 반면에 시간이 지남에 따라 프로젝트 계획을 수정할 수 있는 유연성을 갖는 것이 프로젝트를 완료할 수 있도록 하는 데 필수적입니다.
생산적인 프로젝트 팀은 어떻게 만들 수 있나요?
프로젝트 팀을 구성하는 방법은 프레임워크와 프로젝트 범위에 따라 크게 달라집니다. 다음은 성공적이고 생산적인 팀을 구축하기 위한 몇 가지 입증된 전략입니다.
1. 부서 간 인재 채용
프로젝트 팀은 다양한 전문 지식과 인풋의 혜택을 받으면서도 필요로 하기 때문에 다른 부서에서 올 가능성이 높습니다.
이렇게 하면 새로운 인재를 고용하는 대신 기존 자원을 활용하고 더 큰 조직 목표에 대해 여러 부서를 동기화할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 마케팅 캠페인에는 웹 사이트 디자이너, 카피라이터 및 제품 관리자가 필요할 수 있습니다.
2. 프로젝트 관리자를 현명하게 선택하고 책임을 정확하게 정의 내리기
프로젝트 관리자는 전문 PM 또는 주제 전문가(SME)일 수 있으며, 이는 프로젝트 분야에 대해 매우 잘 알고 있는 사람입니다. 여기에서 일반적으로 프로젝트 관리자라는 감투를 쓰는 사람에 대해 분석한 내용을 볼 수 있습니다.
전문 PM은 초기 계획 중에 더 많은 역할을 할 수 있습니다. 그들은 이해관계자와 중소기업이 실무 경험을 통해 프로젝트 계획을 수립할 수 있도록 도와줍니다. 소규모 회사는 SME 또는 임원을 선택하는 것이 합리적입니다.🧐
프로젝트 매니저는 어떤 일을 하나요?
프로젝트 관리자는 팀마다 다르게 보일 수 있지만 전반적으로 프로젝트와 직원의 일상적인 관리를 담당합니다. 또한 다음 6가지 측면을 관리해야 합니다.
범위
일정
재정 상황
위험
자원
3. 모두 손을 모아 도울 수 있는 기대치를 설정하기
너무 세세한 부분까지 관리면는 직원들은 진행 속도가 늦어지고 팀의 사기가 떨어집니다. 담당자에게 권한을 부여하고 프로젝트의 초기 단계에서 예상되는 사항에 대한 완전한 투명성을 제공함으로써 팀 구성원은 자율적으로 일을 추진해 나갈 수 있습니다.
위에서 자세히 설명했듯이 "완벽한" 팀을 목표로 하고 있으시다면, 시간이 지남에 따라 팀이 점점 더 다양해질 가능성이 있음을 이해하는 것이 중요합니다. 이를테면 민족적 배경, 사회 경제적 지위, 심지어 글로벌 팬데믹으로 인해 재택 근무로의 이동이 가속화되었기에 위치에 따라서 다양한 팀이 존재합니다.
다양성이 클수록 더 많은 관점과 전문 지식을 갖게 되기에 확실히 프로젝트에 도움이 될 테지만, 이는 다양한 팀과 다양한 프로젝트를 수용할 수 있는 유연한 툴도 필요하다는 것을 의미합니다. 여기에서 바로 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 최대한 활용하기 위한 6단계
스프레드시트, 이메일 및 화이트보드는 매우 단순하고 소규모 프로젝트에게는 충분할 수 있지만, 크고 복잡한 프로젝트가 성공하려면 강력한 프로젝트 관리 플랫폼이 필요합니다.
monday.com Work OS와 같은 디지털 작업 공간 설정을 사용하여 프로젝트 팀의 역량을 강화하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 프로젝트 문서를 사용하여 프레임워크 채택 가속화
프로젝트 문서화는 프로젝트를 성공적으로 구현하는 데 필요한 주요 프로젝트 세부 정보 및 문서를 기록하는 관행입니다. 특정 프로젝트 방법론에서 여러 팀을 하나로 모으는 경우 모든 사람이 문서를 명확하고 이해할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
Work OS를 사용하면 워크플로우 또는 더 큰 작업 공간 내에서 바로 문서를 만들고, 공유하고, 공동 작업할 수 있습니다. 팀 구성원은 monday.com의 Workdocs에서 프로젝트의 흐름과 자신이 담당하는 부분을 실시간으로 찾아보고 이해할 수 있습니다.
2. 로드맵 및 개략적인 프로젝트 계획 만들기
프로젝트 로드맵은 타임라인에 구성된 프로젝트의 목표와 결과물에 대한 시각적이고 높은 수준의 개요를 뜻합니다. 이는 이해관계자의 기대치를 관리하고, 계획을 전달하고, 다른 팀과 리소스를 조정하는 데 매우 유용한 도구입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 사람이 쉽게 열람할 수 있는 문서를 만들 수 있습니다. 더 좋은 점은 monday.com의 프로젝트 로드맵 템플릿을 사용하면 훨씬 더 빠르게 시작할 수 있다는 것입니다. 😊
3. 멋진 워크플로우 구축
로드맵이나 다른 형태의 높은 수준의 프로젝트 계획이 있으면 워크플로우를 보다 세분화해야 합니다. 이는 매우 중요한데, 팀 구성원이 작업을 쉽게 직관적으로 실행하게 해 주고 프로젝트 관리자가 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고 제어할 수 있도록 돕기 때문입니다.
예를 들어 워터폴 모델을 선호하는 경우 아래 이미지와 같이 WBS(작업 분할 구조)를 사용할 수 있습니다.
4. 소유권 장려
일부 프로젝트 관리 소프트웨어에서는 개별 소유자만 선택할 수 있지만, 보다 강력한 Work OS에서는 열을 추가하고 작업 및 하위 작업의 소유권을 개별 직원 및 팀에 쉽게 할당할 수 있습니다. 이 칼럼을 통해 프로젝트 관리자와 개인은 작업을 할당하고 처음부터 끝까지 업무 현황을 볼 수 있습니다. 프로젝트의 단계가 완료될 때 작업 소유자에게 알림을 보내는 자동화를 구현할 수도 있습니다.
작업 소유자 지정 외에도 각 팀 구성원에게 상태 회의 중 진행 상황을 보고하고 자신이 맡은 업무의 장애물을 식별하는 것과 같이 간단한 책임을 부여하는 것도 좋은 생각입니다. 이는 투명성 문화를 유지하고 추진력을 제고하는 데 도움이 됩니다.
5. 데이터 기반 의사 결정에 전념
실행 가능한 인사이트를 통해 프로젝트를 한 단계 업그레이드해 보세요. 어떤 솔루션을 선택하느냐에 따라 데이터를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 기능이 포함되어 있을 수 있습니다.
다양한 워크플로우를 만든 후에는 자원으로 사용하고 보고서와 대시보드를 쉽게 만들 수 있습니다. KPI를 기준으로 프로젝트 성공 평가 - 이 데이터를 사용하여 의사 결정 또는 새 프로젝트를 안내할 수 있습니다.
6. 반복적인 작업을 자동화하여 프로젝트 관리 가속화
자동화를 통해 워크플로우의 속도를 높여 프로젝트를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어 마감일이 지나면 관리자에게 자동으로 알리고 매주 새 작업 항목을 만드는 것과 같은 자동화를 수행할 수 있습니다.
프로젝트 관리의 미래는 어떤 모습일까요?
프로젝트 관리 트렌드는 우리가 일하는 방식을 형성하고 있습니다. 이 중에서도 인공 지능(AI)은 가장 크고 지속적인 효과를 가진 힘일 수 있습니다. 실제로 PMI의 Pulse of the Profession 설문 조사에서 응답자의 81%는 조직이 이미 AI 기술의 영향을 받고 있다고 보고했습니다.
이 포브스 기사에 설명된 대로 AI 외에도 가까운 장래에 기대할 수 있는 세 가지 다른 프로젝트 관리 추세가 있습니다.
프로젝트 관리에 monday.com을 사용해야 하는 이유
monday.com의 Work OS는 팀이 모든 프로젝트와 작업을 한 곳에서 관리할 수 있기 때문에 단순한 프로젝트 관리 소프트웨어를 뛰어넘습니다.
우리의 솔루션은 팀이 다음을 수행할 수 있음을 의미합니다.
monday.com을 2주간 무료로 사용해 보세요. 바로 시작하시려면 프로젝트 관리 템플릿을 확인하세요.