[마케팅]이벤트 코디네이터의 역할의 중요성

2023-02-23
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이벤트에서 반짝반짝한 조명이나 화려한 레드카펫만이 중요한 게 아닙니다. 이벤트를 구성하는 이벤트 코디네이터의 역할 또한 의미 있고 때로는 위험 부담이 따르는 일도 감수합니다.

특별한 행사에서는 많은 다른 계약 업체와 준비가 필요하며, 이 모든 것이 순서대로 올바르게 진행되어야 합니다. 누군가는 이벤트 현장 뒤에서 케익을 세팅하고 있거나 세부 사항을 관리하고 있으며 이는 행사에 초대된 손님들이 편안히 행사를 즐길 수 있도록 합니다.

이번 포스팅에서는 아래와 같은 내용을 다룰 것입니다.👇👇 

  • 이벤트 코디네이터의 역할
  • 이벤트 코디네이터와 이벤트 플래너의 차이점
  • 2023년에 특히 중요한 이벤트 코디네이터의 역할
  • 온라인 이벤트의 주요 특징과 이벤트 코디네이터에게 미치는 영향
  • monday.com 과 같은 Work OS를 통해 이벤트를 계획하고 원할하게 진행하는 방법




이벤트 코디네이터란?


이벤트 코디네이터는 모든 계획이 올바른 순서로 진행되고 있는지 항상 확인합니다. 이들의 업무는 대부분 행사 당일에 끝납니다. 디자인에 관련된 세부 사항에 대해서는 신경 쓰지 않고, 행사 스태프들의 일정이나 연출에 더 많은 시간을 할애하여 행사가 가능한 한 원할하게 진행되도록 노력합니다.


대규모 전시회나 기업 간 이벤트를 기획하는 코디네이터도 있고 개인과 일하는 경우도 있습니다. 또한 다른 분야의 일자리 평균 성장률이 7%인 것에 비해 이벤트 산업의 성장률은 2024년이 되면 10%까지 성장할 것으로 예상됩니다. 



이벤트 코디네이터와 이벤트 플래너의 차이는?


이벤트 플래너는 이벤트에 대한 모든 개별적인 결정을 내리고 디테일한 사항을 선택합니다. 케이터링을 찾아보고, 화한 배치를 고려하는 등 세부적인 사항들을 다루는 웨딩 플래너를 생각해보세요. 그들은 사전에 모든 계약자들과 협력하여 모든 것을 준비해야 합니다.

그에 반해 이벤트 코디네이터는 이벤트의 흐름, 문제 해결 및 사전에 승인된 모든 세부 정보가 고객의 요구를 충족시키도록 하는 데 더 중점을 둡니다. 또한 이벤트 계획 프로세스와 관련된 특정한 작업을 감독할 책임이 있습니다. 행사장에서 벤더와의 미팅, 물품 및 장식 전시, 직원과의 협력 등의 업무를 합니다.


지금까지 기본적인 개념에 대해 설명했으므로 이제 이벤트 코디네이터로서 어떤 역할이 필요한지, 필요한 사항은 무엇인지에 대해 자세히 살펴보겠습니다.



이벤트 코디네이터로서 필요한 기술을 무엇인가요?


이벤트 코디네이터로서 비즈니스를 시작하기 위한 공식 요구 사항은 없습니다. 어떤 시험에 합격하거나 자격증을 취득할 필요도 없습니다.

그럼 어떻게 본인이 이 업무에 적합한지 알 수 있을까요?


아래에는 성공 가능성을 극대화하고 경험을 쌓는 데 도움이 되는 몇 가지 자격 요건이 나와 있습니다.

  • 이벤트 코디네이터 또는 이벤트 플래너와 2년 이상 근무한 경력
  • 경영학, 미디어커뮤니케이션학, 홍보학, 마케팅학, 호텔경역학과 등 고등교육 이후 과정 이수
  • 프로페셔널한 태도와 압박감 속에서도 침착함을 유지하는 능력
  • 예산 편성 및 유지 보수 경험
  • 고객 서비스 경험

또한 아래의 스킬도 필요합니다.

  • 멀티태스킹 능력
  • 문제 해결력
  • 마감 기한을 지키는 태도
  • 효율적인 시간 관리
  • 세심함
  • 공감, 경청 등 의사소통 스킬
  • 협상 능력


여러분은 아마도 위의 이벤트 코디네이터 스킬과 자격을 사용하여 역할에 대한 몇가지 책임을 가지게 될 것입니다.


이벤트 코디네이터의 책임은 무엇입니까?


하나부터 열가지의 모든 목록은 아니지만, 주요한 이벤트 코디네이터 역할에 대해 간단히 살펴보겠습니다.

  • 고객과의 미팅을 통해 고객이 원하는 것에 대해 논의
  • 고객의 요구 사항에 맞는 제안서 작성
  • 고객과 함께 책정된 예산 준수
  • 케이터링 서비스, 장소, 장식품 예약
  • 행사 일정 설정 및 식당 또는 주점 직원, 행사장 직원, DJ 등과 함께 협력
  • 고객들과의 지속적인 커뮤니케이션을 통해 진행 상황 업데이트
  • 게스트들의 우려 사항과 피드백을 바탕으로 이벤트 조정
  • 행사에서 발생하는 모든 문제에 대한 주요 연락 담당
  • 행사에서 네트워킹 및 향후 판매 기회 창출
  • 인보이스 발행 및 대금 징수 등의 관리 업무
  • 여러 이벤트를 동시에 조정


사건을 조정하고 해야 할 모든 작은 일들을 기억하려면 매우 조직적인 사람이 필요합니다. 다행히도, 우리는 이러한 모든 목록을 외우거나 이리저리 뛰어다닐 필요가 없습니다. 보다 쉽고 편리하게 세부 정보를 추적할 수 있는 도구가 있습니다.

다음은 이벤트 코디네이터의 업무가 계획적으로 보이는 방법입니다.이벤트 플래너는 항상 해야 할 일을 반복하고, 메모를 추가하고, 다른 벤더에 태그를 지정하거나, 아이템에 직원을 할당할 수 있습니다. 게다가 필요할 때 언제든지 해당 아이템을 끌어올리는 것이 가장 좋습니다. 


event coordinator-monday event board


기본적인 책임 목록은 다루었지만, 어떤 이벤트인지에 따라 작업이 달라집니다. 이벤트 코디네이터로서의 스킬과 역할을 알아볼 수 있는 이벤트의 예를 몇 가지 소개합니다.



이벤트 코디네이터로서 어떤 이벤트를 진행하시겠습니까?


아래의 그림은 제품 출시부터 음악 축제까지 이벤트 코디네이터가 도울 수 있는 이벤트를 보여줍니다.


코로나19가 유행하면서 지난 몇 년간 이벤트의 유형은 상당히 달라졌습니다. 많은 축하 행사들이 온라인으로 전환했습니다. 하지만, 이벤트 코디네이터들은 여전히 수요가 있었다. 실제로 온라인에서는 73%의 이벤트 플래너가 가상 이벤트를 성공적으로 운영했습니다.


많은 이벤트가 가상화되었기 때문에 몇 가지 유의해야 할 사항이 있습니다.



온라인 이벤트를 할 때 주의해야 할 점은 무엇입니까?


가상 이벤트를 성공적으로 실행하기 위해서는 기술을 활용하는 것이 중요합니다.현장 이벤트에서는 직접 얼굴을 맞대고 대화할 수 있어 해피타임, 네트워크 조식, Q&A 등의 컨텐츠가 권장되지만 가상 이벤트에서는 어떻게 하면 사람들이 서로 대화할 수 있는지에 대해 더 많은 생각을 해야 합니다.

예를 들어 온라인 회의 중에 이벤트 코디네이터는 라이브 송출 기능을 감독하거나 Q&A를 진행할 사람을 고용할 수 있습니다. 출장자를 예약하는 대신, 참석자들이 더 친밀한 대화를 나누기 위해 매끄럽게 그룹으로 나눌 수 있는 호스팅 플랫폼을 선택할 수도 있습니다. 이벤트 코디네이터가 온라인 퀴즈 게임을 감독하여 게스트를 참여시킬 수도 있습니다.

물론 가상 이벤트에는 특정 기술을 필요로 하는 다른 과제가 있습니다. 이벤트 코디네이터는 이벤트의 기술적 측면을 이해하고 필요할 때 문제를 해결할 수 있어야 합니다. 예를 들어 퀴즈 중 지연이 발생하거나 발표자가 온라인에 접속하는 데 문제가 있는 경우 이벤트 코디네이터가 백업 계획이 필요합니다. 이것은 다른 연사를 도청하거나 참석자들에게 무슨 일이 일어나고 있는지 계속 알려주는 것을 의미할 수 있습니다.

전체적으로 가상 이벤트는 적절한 테크놀로지에 의존하여 전체적인 그림과 세세한 부분까지 정리할 뿐만 아니라 게스트의 참여를 유지하고 원활한 이벤트 운영을 지원해야 합니다. 오프라인이나 혹은 온라인으로 monday.com으로 어떻게 성공적인 이벤트를 계획할 수 있었는지 설명드리겠습니다.



monday.com Work OS를 통해 이벤트를 쉽게 관리해보세요


지금까지 살펴본 바와 같이, 이벤트를 조정하려면 많은 움직이는 부품을 처리해야 합니다. monday.com에서는 모든 세부 사항에 대해 잘 알고 정리하는 것이 얼마나 중요한지 알고 있습니다. 그래서 이벤트를 완벽하게 실행할 수 있도록 여러 개의 보드를 만들었습니다.

예를 들어, 아래 보드를 사용하여 이벤트 카테고리에 따라 계획을 중앙 집중화할 수 있습니다.

monday elevated events board


또는 아래 보드와 같이 타임라인 뷰에서 이벤트를 볼 수도 있습니다.

event coordinator- super bowl


대부분의 사람들이 보드를 처음부터 만들고 싶어하지 않기 때문에, 모든 이벤트를 한 공간에서 관리하고 계획하는 데 도움이 되는 이벤트 관리 템플릿이 있습니다. 이 템플릿을 사용하면 작업을 할당하고 상태를 추적하며 마감일을 감독하여 이벤트를 원활하게 조정할 수도 있습니다.


효율성을 극대화하기 위해 monday.com의 자동화 기능을 통해 반복 작업을 수행할 수 있습니다. 즉, 이벤트 당일에 발송물이 도착하면 작업을 처리할 사람을 자동으로 할당하고 작업이 완료되면 실시간 알림을 받는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 이렇게 한다면 가장 주의를 요하는 일에 집중할 수 있습니다.

또한 Eventbrite, Google Calendar, OneDrive 또는 Google Drive, Outlook, Excel 등 이미 사용하고 있는 많은 서비스와 원활하게 통합됩니다.

또한 monday.com은 iOS와 Android 모두에서 사용할 수 있기 때문에 어디에서나 쉽게 사용할 수 있습니다.

이 템플릿은 바로 사용할 수 있을 뿐만 아니라 이벤트 코디네이터에게 추가적인 가치를 제공합니다. 다음은 이 템플릿을 통해 작업을 쉽게 수행할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

  • 계획 프로세스 전체를 시각화: 상태 칼럼을 통해 계획 프로세스의 모든 단계를 시각적으로 추적할 수 있습니다. 또한 모든 작업을 한 눈에 파악할 수 있습니다.
  • RSVP 프로세스의 합리화: 폼을 통해 모든 RSVP를 빠르게 수집할 수 있습니다. 투숙객 명단을 추적하거나, 아직 답이 없는 사람들을 추적하거나, 예상보다 많은 사람들이 올 경우 조정을 할 수 있습니다.
  • 성공률 측정: 개요 대시보드와 보고서를 통해 가장 중요한 통계를 알 수 있습니다. 이벤트가 예상한 대로 진행되었는지의 여부를 알 수 있습니다.



monday.com를 통해 이벤트 코디네이터의 업무를 효과적으로 수행할 수 있습니다.

이벤트 코디네이터는 이벤트를 일정대로 유지하고 이벤트가 계획대로 실행되도록 합니다.대부분의 작업이 행사 당일이기 때문에 멀티태스커와 문제 해결사가 되어야 합니다.

기존 이벤트 코디네이터든 처음 시작하든 monday.com을 이용하시면 이벤트 계획 및 운영 템플릿이 얼마나 쉽게 업무를 수행할 수 있는지 확인하실 수 있습니다.