고객이 보낸 이메일에 답장을 보내지 않았다는 사실을 깨닫는 순간만큼 당황스러운 순간은 없습니다.
이처럼 산더미처럼 쌓이는 이메일로 인해 어려움을 겪고 있다면 공유 메일함이 하나의 솔루션이 될 수 있습니다. 공유 메일함을 쓰면 여러분과 팀원들이 이메일을 체계적으로 관리할 수 있으며, 고객 문의를 놓치는 일이 다시는 없을 것입니다.
이 글에서는 공유 메일함의 작동 방식에 대해 자세히 알아보고, 몇 가지 소프트웨어 옵션을 안내하며, 마지막으로 monday CRM을 공유 메일함으로 사용하는 방법 등에 대해 설명합니다.
공유 메일함이란 무엇인가요?
공유 메일함은 두 명 이상의 팀원이 같은 이메일에 액세스하고 응답할 수 있는 협업 이메일 시스템입니다.
예를 들어 customersupport@yourcompany.com 같은 이메일 주소로 고객이 이메일을 보낼 때마다 고객 지원팀의 모든 사람이 이메일을 받아 답변할 수 있습니다.
공유 메일함은 고객 지원, 영업 및 프로젝트 관리 설정에서 자주 사용됩니다. 공유 메일함 사용하면 이메일에 보다 신속하게 응답하고, 실수로 같은 이메일에 답장하여 업무가 중복되는 것을 방지하며, 팀의 내부 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다.
공유 메일함의 작동 방식
- 이메일 메시징 플랫폼, monday CRM과 같은 고객 관계 플랫폼 또는 전용 커뮤니케이션 도구에서 팀을 위한 새 공유 메일함을 설정합니다.
- 필요한 팀원에게 액세스 권한을 부여합니다. 일반적으로 역할과 권한도 정의할 수 있습니다. 예를 들어, 공유 이메일 주소로 이메일을 보낼 수 있는 사람에게는 이메일을 보낼 수 있는 권한을, 이메일을 읽기만 할 수 있는 사람에게는 최신 커뮤니케이션에 대한 최신 정보를 확인할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다.
- 사람들이 연결된 이메일 주소로 이메일을 보내면 공유 메일함에서 자동으로 이메일을 수집하여 팀에 표시합니다. 또한 채팅 소프트웨어나 소셜 미디어 플랫폼과 같은 다양한 채널에서 온 메시지를 확인할 수도 있습니다.
- 팀은 각자의 장치에서 공유 메일함에 액세스하여 메시지를 읽고 응답할 수 있습니다.
- 일반적으로 공유 메일함 플랫폼을 사용하여 다른 팀원에게 메시지를 할당하거나, 댓글을 남기거나, 이메일 상태를 업데이트하여 모든 팀원에게 최신 정보를 제공할 수도 있습니다.
- 또한 대다수의 공유 메일함 플랫폼을 사용하면 응답 시간을 추적하고 보고서를 생성하며 일반적으로 팀이 쿼리에 응답하는 데 얼마나 효율적인지 파악할 수 있습니다.
팀 이메일에 공유 메일함을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?
공유 메일함은 팀의 생활을 더 편리하게 만들어 줍니다. 너무 많은 이메일은 악몽이 될 수 있다는 것은 누구나 알고 있습니다. 따라서 이메일을 더 쉽게 관리할 수 있는 모든 방법은 팀의 생산성을 높이고 업무 부담을 줄이는 데 도움이 됩니다.
다음은 공유 메일함의 몇 가지 이점입니다:
협업에 용이
여러 팀원이 같은 곳에서 메시지를 관리할 수 있으므로 누가 어떤 이메일에 답장하는지, 어떤 메시지에 답장이 필요한지 쉽게 파악할 수 있습니다. 중복 작업을 피하고 고객 커뮤니케이션에 관한 모든 정보를 한 곳에 보관할 수 있습니다.
고객 만족도 향상
공유 메일함을 사용하면 팀의 이메일 처리 효율이 향상되므로 고객에게 더 빨리 연락할 수 있습니다. 응답 시간은 고객 만족도 평가와 직결되므로 고객 지원팀에서는 특히 중요합니다.
팀원 간 업무 백업 가능
공유 메일함을 사용하면 누구나 고객에게 답장을 보낼 수 있습니다. 즉, 팀원 중 한 명이 병가를 내더라도 다른 팀원이 고객과의 커뮤니케이션을 중단한 부분을 쉽게 이어받을 수 있습니다.
팀을 위한 최고의 공유 메일함 옵션은 무엇인가요?
리뷰 사이트 G2에서는 공유 메일함을 위한 54개의 훌륭한 옵션을 제공합니다. 다음과 같이 최고의 옵션으로 필터링했습니다.
1. monday CRM
monday CRM이 G2에서 최고 등급의 고객 관계 관리 플랫폼 중 하나라는 것을 알고 계실 겁니다. 하지만 공유 메일함을 제공한다는 사실도 알고 계셨나요?
monday CRM의 사용 목적은 판매 전부터 판매 후까지 전체 영업 주기를 한 곳에서 관리할 수 있도록 하는 것입니다. 여기에는 이메일도 포함됩니다.
공유 메일함을 사용하는 방법은 간단합니다. 연결된 이메일 계정에 대한 액세스 권한을 팀원들과 공유하기만 하면 됩니다. “읽기 및 쓰기"와 ‘보기 전용’ 중에서 선택하여 각 개인별로 공유 설정을 사용자 지정할 수 있습니다.
클릭 몇 번으로 모든 고객 이메일을 한 곳에 보관할 수 있는 공유 메일함을 확보할 수 있으므로 거래를 성사시키고 우수한 사후 지원을 제공하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다.
모든 잠재 고객에게 완벽한 메시지를 보낼 수 있는 편리한 이메일 템플릿 기능도 사용하실 수 있습니다.
2. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook의 공유 사서함 기능을 사용하면 여러 사람이 공용 이메일 별칭으로 이메일을 읽고 쓸 수 있습니다. 그룹에 속한 사람이 공유 사서함으로 보낸 메시지에 답장을 보내면 해당 이메일은 개별 사용자가 보낸 것이 아니라 공유 주소에서 보낸 것으로 표시됩니다.
하지만 몇 가지 제한 사항이 있습니다. 예를 들어 50GB 이상의 공유 사서함 데이터를 저장하려는 경우 회사에 적합한 Microsoft Outlook 라이선스가 있는지 확인해야 합니다.
또한 한 리뷰어는 공유 사서함의 이메일을 암호화할 수 없으며 누군가 이메일을 삭제하면 모든 사용자에게 영향을 미친다고 언급했습니다.
또한 조직 내부의 사람들만 Outlook에서 공유 사서함을 사용할 수 있으므로 외부 컨설턴트나 기타 타사를 초대할 수 없습니다.
3. Google 협업 받은 편지함
팀에서 Google Workspace를 사용하는 경우 추가 비용 없이 Google 협업 받은 편지함을 사용하여 팀의 이메일을 관리할 수 있습니다.
Google의 공유 받은 편지함 솔루션에는 몇 가지 이점이 있습니다. 우선, Google Workspace 구독자라면 무료로 사용할 수 있습니다. 또한 설정이 간편하고 권한 설정이 제공되며 팀원 또는 본인에게 대화를 할당할 수 있습니다.
단, 이메일을 일반 받은 편지함으로 바로 가져오는 기능은 제공되지 않으므로 개인 및 팀 이메일을 처리하려면 여전히 여러 개의 받은 편지함을 사용해야 합니다.
4. 허브스팟 서비스 허브
Hubspot Service Hub는 팀 이메일 관리를 위한 또 다른 확실한 선택입니다. 이 서비스에는 팀이 수신 메시지를 추적할 수 있는 티켓팅 기능이 내장되어 있습니다. 리뷰어들은 사용자 친화적인 인터페이스와 다른 소프트웨어와의 편리한 통합을 언급하는 경향이 있습니다.
하지만 리뷰 사이트인 Software Advice에서 monday CRM이 Hubspot보다 높은 순위를 차지한 데에는 이유가 있습니다. 한 리뷰어는 “위협적이고 무섭다”고 표현할 정도로 사용법이 복잡할 수 있습니다.
monday CRM이 팀의 공유 메일함을 위한 최고의 옵션인 이유
팀을 위한 공유 메일함을 찾고 있다면 monday CRM이 적합합니다. 저희 CRM 플랫폼은 첫 번째 접점에서 구매에 이르기까지 엔드투엔드 고객 여정을 우선시합니다.
팀의 이메일 관리와 관련하여 공유 메일함 기능은 시작에 불과합니다. 다음과 같은 기능도 제공합니다:
- 사용자 지정 매개변수가 포함된 이메일 템플릿 - 완전히 커스터마이징 가능한 이메일 템플릿으로 시간을 절약하세요.
- 대량 이메일 - 연락처 보기에서 바로 대량 이메일을 전송하여 효율성을 높입니다.
- 이메일 추적 및 자동화 - 자동화된 규칙과 알림을 설정하여 올바른 이메일을 신속하게 보낼 수 있습니다.
- Gmail 및 Outlook과의 양방향 이메일 통합 - 간소화된 이메일 교환을 위해 Gmail 또는 Outlook 계정을 연결하여 고객과의 커뮤니케이션을 간소화합니다.
- 사용자 지정 가능한 이메일 서명 - 커뮤니케이션에 개인화된 느낌을 더할 수 있습니다(세련된 외관을 위해 HTML 이메일 사용).
- 더 나은 이메일을 더 빠르게 작성할 수 있도록 도와주는 AI 어시스턴트 및 AI 이메일 생성기
monday CRM에서 공유 메일함을 설정하는 방법
시작할 준비가 되셨나요? 간단한 3단계만 거치면 monday CRM에서 공유 메일함을 설정할 수 있습니다:
1단계. 이 기능에 액세스하려면 monday CRM 계정에서 이메일 및 활동 설정을 클릭하고 '이메일 계정 설정 및 개인정보 보호' 섹션을 엽니다.
2단계. 연결된 이메일 오른쪽에 있는 점 3개 메뉴를 클릭하고 “공유 옵션”을 선택합니다. 공유 메일함을 만드는 옵션이 표시됩니다.
3단계. 연결된 이메일 계정에 액세스할 수 있어야 하는 사람 또는 팀을 추가합니다.
이제 관련 사람들을 추가했으면 이름 오른쪽에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭하고 두 가지 공유 옵션 중 하나를 선택하여 각 사람에게 부여되는 공유 설정을 사용자 지정할 수 있습니다:
보기 전용. 모든 사용자는 보기로 제한됩니다.
읽기 및 쓰기. '읽기 및 쓰기'를 선택하면 이 권한은 monday CRM에 액세스할 수 있는 사용자에게만 적용됩니다. 계정의 다른 모든 사용자는 보기로만 제한됩니다. (이 권한 설정은 Pro 및 Enterprise monday CRM 계정에서만 사용할 수 있습니다.)
여기까지입니다! monday CRM의 공유 메일함으로 우리 팀의 이메일 관리를 시작해볼까요?
고객이 보낸 이메일에 답장을 보내지 않았다는 사실을 깨닫는 순간만큼 당황스러운 순간은 없습니다.
이처럼 산더미처럼 쌓이는 이메일로 인해 어려움을 겪고 있다면 공유 메일함이 하나의 솔루션이 될 수 있습니다. 공유 메일함을 쓰면 여러분과 팀원들이 이메일을 체계적으로 관리할 수 있으며, 고객 문의를 놓치는 일이 다시는 없을 것입니다.
이 글에서는 공유 메일함의 작동 방식에 대해 자세히 알아보고, 몇 가지 소프트웨어 옵션을 안내하며, 마지막으로 monday CRM을 공유 메일함으로 사용하는 방법 등에 대해 설명합니다.
공유 메일함이란 무엇인가요?
공유 메일함은 두 명 이상의 팀원이 같은 이메일에 액세스하고 응답할 수 있는 협업 이메일 시스템입니다.
예를 들어 customersupport@yourcompany.com 같은 이메일 주소로 고객이 이메일을 보낼 때마다 고객 지원팀의 모든 사람이 이메일을 받아 답변할 수 있습니다.
공유 메일함은 고객 지원, 영업 및 프로젝트 관리 설정에서 자주 사용됩니다. 공유 메일함 사용하면 이메일에 보다 신속하게 응답하고, 실수로 같은 이메일에 답장하여 업무가 중복되는 것을 방지하며, 팀의 내부 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다.
공유 메일함의 작동 방식
팀 이메일에 공유 메일함을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?
공유 메일함은 팀의 생활을 더 편리하게 만들어 줍니다. 너무 많은 이메일은 악몽이 될 수 있다는 것은 누구나 알고 있습니다. 따라서 이메일을 더 쉽게 관리할 수 있는 모든 방법은 팀의 생산성을 높이고 업무 부담을 줄이는 데 도움이 됩니다.
다음은 공유 메일함의 몇 가지 이점입니다:
협업에 용이
여러 팀원이 같은 곳에서 메시지를 관리할 수 있으므로 누가 어떤 이메일에 답장하는지, 어떤 메시지에 답장이 필요한지 쉽게 파악할 수 있습니다. 중복 작업을 피하고 고객 커뮤니케이션에 관한 모든 정보를 한 곳에 보관할 수 있습니다.
고객 만족도 향상
공유 메일함을 사용하면 팀의 이메일 처리 효율이 향상되므로 고객에게 더 빨리 연락할 수 있습니다. 응답 시간은 고객 만족도 평가와 직결되므로 고객 지원팀에서는 특히 중요합니다.
팀원 간 업무 백업 가능
공유 메일함을 사용하면 누구나 고객에게 답장을 보낼 수 있습니다. 즉, 팀원 중 한 명이 병가를 내더라도 다른 팀원이 고객과의 커뮤니케이션을 중단한 부분을 쉽게 이어받을 수 있습니다.
팀을 위한 최고의 공유 메일함 옵션은 무엇인가요?
리뷰 사이트 G2에서는 공유 메일함을 위한 54개의 훌륭한 옵션을 제공합니다. 다음과 같이 최고의 옵션으로 필터링했습니다.
1. monday CRM
monday CRM이 G2에서 최고 등급의 고객 관계 관리 플랫폼 중 하나라는 것을 알고 계실 겁니다. 하지만 공유 메일함을 제공한다는 사실도 알고 계셨나요?
monday CRM의 사용 목적은 판매 전부터 판매 후까지 전체 영업 주기를 한 곳에서 관리할 수 있도록 하는 것입니다. 여기에는 이메일도 포함됩니다.
공유 메일함을 사용하는 방법은 간단합니다. 연결된 이메일 계정에 대한 액세스 권한을 팀원들과 공유하기만 하면 됩니다. “읽기 및 쓰기"와 ‘보기 전용’ 중에서 선택하여 각 개인별로 공유 설정을 사용자 지정할 수 있습니다.
클릭 몇 번으로 모든 고객 이메일을 한 곳에 보관할 수 있는 공유 메일함을 확보할 수 있으므로 거래를 성사시키고 우수한 사후 지원을 제공하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다.
모든 잠재 고객에게 완벽한 메시지를 보낼 수 있는 편리한 이메일 템플릿 기능도 사용하실 수 있습니다.
2. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook의 공유 사서함 기능을 사용하면 여러 사람이 공용 이메일 별칭으로 이메일을 읽고 쓸 수 있습니다. 그룹에 속한 사람이 공유 사서함으로 보낸 메시지에 답장을 보내면 해당 이메일은 개별 사용자가 보낸 것이 아니라 공유 주소에서 보낸 것으로 표시됩니다.
하지만 몇 가지 제한 사항이 있습니다. 예를 들어 50GB 이상의 공유 사서함 데이터를 저장하려는 경우 회사에 적합한 Microsoft Outlook 라이선스가 있는지 확인해야 합니다.
또한 한 리뷰어는 공유 사서함의 이메일을 암호화할 수 없으며 누군가 이메일을 삭제하면 모든 사용자에게 영향을 미친다고 언급했습니다.
또한 조직 내부의 사람들만 Outlook에서 공유 사서함을 사용할 수 있으므로 외부 컨설턴트나 기타 타사를 초대할 수 없습니다.
3. Google 협업 받은 편지함
팀에서 Google Workspace를 사용하는 경우 추가 비용 없이 Google 협업 받은 편지함을 사용하여 팀의 이메일을 관리할 수 있습니다.
Google의 공유 받은 편지함 솔루션에는 몇 가지 이점이 있습니다. 우선, Google Workspace 구독자라면 무료로 사용할 수 있습니다. 또한 설정이 간편하고 권한 설정이 제공되며 팀원 또는 본인에게 대화를 할당할 수 있습니다.
단, 이메일을 일반 받은 편지함으로 바로 가져오는 기능은 제공되지 않으므로 개인 및 팀 이메일을 처리하려면 여전히 여러 개의 받은 편지함을 사용해야 합니다.
4. 허브스팟 서비스 허브
Hubspot Service Hub는 팀 이메일 관리를 위한 또 다른 확실한 선택입니다. 이 서비스에는 팀이 수신 메시지를 추적할 수 있는 티켓팅 기능이 내장되어 있습니다. 리뷰어들은 사용자 친화적인 인터페이스와 다른 소프트웨어와의 편리한 통합을 언급하는 경향이 있습니다.
하지만 리뷰 사이트인 Software Advice에서 monday CRM이 Hubspot보다 높은 순위를 차지한 데에는 이유가 있습니다. 한 리뷰어는 “위협적이고 무섭다”고 표현할 정도로 사용법이 복잡할 수 있습니다.
monday CRM이 팀의 공유 메일함을 위한 최고의 옵션인 이유
팀을 위한 공유 메일함을 찾고 있다면 monday CRM이 적합합니다. 저희 CRM 플랫폼은 첫 번째 접점에서 구매에 이르기까지 엔드투엔드 고객 여정을 우선시합니다.
팀의 이메일 관리와 관련하여 공유 메일함 기능은 시작에 불과합니다. 다음과 같은 기능도 제공합니다:
monday CRM에서 공유 메일함을 설정하는 방법
시작할 준비가 되셨나요? 간단한 3단계만 거치면 monday CRM에서 공유 메일함을 설정할 수 있습니다:
1단계. 이 기능에 액세스하려면 monday CRM 계정에서 이메일 및 활동 설정을 클릭하고 '이메일 계정 설정 및 개인정보 보호' 섹션을 엽니다.
2단계. 연결된 이메일 오른쪽에 있는 점 3개 메뉴를 클릭하고 “공유 옵션”을 선택합니다. 공유 메일함을 만드는 옵션이 표시됩니다.
3단계. 연결된 이메일 계정에 액세스할 수 있어야 하는 사람 또는 팀을 추가합니다.
이제 관련 사람들을 추가했으면 이름 오른쪽에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭하고 두 가지 공유 옵션 중 하나를 선택하여 각 사람에게 부여되는 공유 설정을 사용자 지정할 수 있습니다:
보기 전용. 모든 사용자는 보기로 제한됩니다.
읽기 및 쓰기. '읽기 및 쓰기'를 선택하면 이 권한은 monday CRM에 액세스할 수 있는 사용자에게만 적용됩니다. 계정의 다른 모든 사용자는 보기로만 제한됩니다. (이 권한 설정은 Pro 및 Enterprise monday CRM 계정에서만 사용할 수 있습니다.)
여기까지입니다! monday CRM의 공유 메일함으로 우리 팀의 이메일 관리를 시작해볼까요?